Расчетно-платежная ведомость по форме Т-49

Расчетно-платежная ведомость по форме Т-49, предназначение документа и как правильно заполнить

Выплата работникам заработной платы может осуществляться в двух формах:

• безналичной – переводом на счет (карту) сотрудника;
• наличной – выплата через кассу организации, для такой формы выплат и составляется данная бумага.

Формировать кассовую документацию необходимо согласно особым требованиям и четким алгоритмам. Расчетная ведомость Т-49 относится к первичной документации, это унифицированный бланк, оформление которого необходимо при начислении и выплате заработной платы работникам через кассу организации наличными денежными средствами. Позволяет заменить сразу две операции и отказаться от других документов по начислению и выплате: форм Т-51 и Т-53. Совместно с ней на фактически выданную сумму формируется расходно-кассовый ордер.

В документе можно увидеть всю информацию о начислении и удержании заработной платы по каждому из работников с итоговой суммой к выдаче. Использовать ее удобно преимущественно в небольших организациях – в компаниях покрупнее лучше заполнять документацию раздельно.

Как оформить выплату заработной платы из кассы, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Форма Т-49 — кто заполняет и подписывает

Данные вносит сотрудник бухгалтерии на основании кадровых документов, так как основная информация берется из табеля рабочего времени сотрудников. Выдачу заработной платы контролирует кассир организации и фиксирует необходимые сведения.

Подписывает ведомость:

• главный бухгалтер;
• руководитель;
• сотрудники, получающие выплату;
• кассир;
• бухгалтер, ответственный за составление ведомости.

Этапы формирования ведомости

Работник кадрового отдела проверяет правильность информации, внесенной в табель рабочего времени. После этого табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление заработной платы, для оформления расчетно-платежной ведомости. Бухгалтер заполняет шапку, расчетную часть таблицы и передает на резолюцию руководителю и главному бухгалтеру. Затем документ попадает к кассиру организации, который после выдачи заработной платы сотрудникам подводит итоги, ставит подпись и передает обратно ответственному работнику бухгалтерии.

Заполнение формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость) по пунктам

1. Заполняем шапку ведомости: наименование организации с кодом по ОКПО и структурное подразделение (если имеется) с соответствующим кодом.

2. Справа. Дата составления ведомости, номер документа, отчетный период, за который производятся расчеты и выплаты (как правило – месяц).

3. Слева. В разделе «В кассу для оплаты в срок…» указывается период, в течение которого должна произойти выплата заработной платы. Средства сверх лимита в кассе на выдачу зарплаты допускаются к хранению на срок до 3 дней. Ниже указывается общая сумма к выплате (цифрами и прописью). Далее следуют подписи с расшифровкой руководителя организации и главного бухгалтера. Дата.

4. Расчетная таблица «Ведомость Т-49 – бланк». Заполняется соответственно по графам:

a) Номер по порядку (1). Сотрудников можно записывать в алфавитном порядке или соответственно занимаемой должности.

b) Табельный номер сотрудника (2). Индивидуальный номер работника можно узнать из кадровой документации по учету труда работников – личной карточки.

c) Должность (3). Указывается занимаемая должность согласно кадровым документам.

d) Тарифная ставка (4). Вносится оклад сотрудника, дневная или почасовая ставка в рублях.

e) Отработано дней/часов (5–7). Информация из табеля учета рабочего времени. Указывается, сколько отработал в рамках рабочего времени. Отдельно в праздничные и выходные дни.

f) Блок «Начислено» (8–14). Вносится соответственно столбцам: оклад, премия, отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, прочие выплаты, всего начислено. Включает все выплаты из фонда заработной платы и доходы в виде прочих социальных и материальных благ с итоговой суммой (включает подоходный налог).

g) Блок «Удержано и зачтено» (15–18). В составе: налог на доходы, аванс и прочие удержания (если есть, необходимо указать в пустых столбцах).

h) Блок «Сумма» (19–21). Графы: задолженность за работником (в пользу организации), задолженность за организацией (в пользу работника), сумма к выплате (производится расчет к выплате на руки по каждому работнику за минусом всех удержаний).

i) Блок «Деньги получил» (22–23). Фамилия, инициалы и подпись. Подпись сотрудника свидетельствует о том, что выплата получена. Если зарплата по каким-то причинам не получена в указанный срок, то напротив фамилии этого получателя ставится пометка «депонировано». Если действие проводилось по доверенности, сюда же заносится запись указанных в доверенности реквизитов.

j) После последнего отмеченного работника в следующей строке делается запись «Итого» и подсчитываются итоги столбцов по начислению и удержанию.

5. По завершении всех выплат заполняется часть под таблицей. Указывается общая выплаченная и общая депонированная сумма по данной ведомости отдельными строками (цифрами и прописью).

6. Кассир, осуществивший выдачу денежных средств, подписывает ведомость Т-49 с расшифровкой и указанием должности. На сумму, фактически выданную, оформляется расходный кассовый ордер по форме КО-2, реквизиты которого (номер и дата) вписываются в расчетно-платежную ведомость после подписи кассира.

7. Бумага возвращается в бухгалтерию, где заверяется ответственным бухгалтером, проверившим правильность оформления.

Где и как долго хранить ведомость

Хранится платежная ведомость Т-49 в бухгалтерии с подшитым расходно-кассовым ордером совместно с другими кассовыми документами. Скрепляются в отдельную папку при соблюдении строгой последовательности.

Если в организации не ведутся лицевые счета для персонала, то срок хранения – 75 лет, и не менее 5 лет – в остальных случаях. Отсчет ведется с момента окончания отчетного года.

Реквизиты, обязательные для заполнения

Ведомость допускается составить как в печатном виде, так и от руки. Главное условие – это сохранение всех необходимых обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дата его составления;
• организация;
• указание хозяйственной операции;
• величина измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
• подписи ответственных лиц с расшифровкой и дата.

Печать не является обязательным атрибутом в оформлении данного документа.

Итоги

Мы видим, что составить данную ведомость не так уж сложно. Достаточно придерживаться общих правил оформления первичных документов и порядка заполнения формы Т-49. Особое внимание к обязательным реквизитам, присутствие их строго необходимо для принятия документа к учету и наполнения его юридическим смыслом. Не стоит забывать, что ошибки в оформлении, выявленные при налоговой проверке, могут повлечь за собой неприятные последствия.