Приказ на представительские расходы

Можно ли использовать приказ по представительским расходам для их подтверждения

Приказ руководителя можно и нужно использовать для совершения, подтверждения данных трат, но в составе других документов. Это следует из положений НК, разъяснений разных лет от Минфина и ФНС, о которых пойдет далее речь.

Согласно п. 1 ст. 252 НК, чтобы учесть расходы при налогообложении прибыли, нужно их обосновать и документально подтвердить. По п. 2 ст. 264 НК за счет обоснованных и подтвержденных представительских (денежных!) трат можно уменьшить налогооблагаемую базу в размере 4 % от затрат на оплату труда. На данные нормы указывает Минфин, разъясняя попутно, что именно следует относить к представительским расходам (письмо ведомства № 03-03-07/82582 от 21.09.2020).

Минфин и ФНС в своих разъяснениях также сообщают, что в качестве подтверждающих документов можно использовать любые правильно оформленные первичные документы. Например, данная позиция обозначена в письме ФНС № ГД-4-3/8852@ от 08.05.2014, а также в письме Минфина № 03-03-РЗ/16288 от 10.04.2014. В числе этих документов может быть и приказ на представительские расходы.

Организация имеет право самостоятельно выбирать, какие документы ей использовать для целей обоснования, подтверждения представительских расходов, разрабатывать свои формы для них!

Это объясняется тем, что НК не содержит перечня обязательных документов (форм) для оформления представительских расходов. Он также не устанавливает требований к их оформлению и заполнению. Сам факт отсутствия данных установок, по сути, снимает ограничения по документальному подтверждению трат при налогообложении.

Как оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Особенности использования приказа на представительские траты

Для целей оформления (подтверждения) подобных трат можно использовать приказ руководителя организации, смету и отчет по ним, иные документы. На возможность их использования указывает Минфин в более ранних разъяснениях (от 2010 г.).

Обычно такой приказ издается при каждом нечасто проводимом официальном мероприятии. Если деловые мероприятия практикуются постоянно, приказ на каждое из них могут не издавать. Тогда в организации утверждается специальное Положение по представительским расходам. В этом локальном документе оговаривается порядок проведения мероприятий, расходования денежных средств и его подтверждения, проч. вопросы.

Изданный приказ на проведение мероприятия и представительские расходы следует дополнять иными сопутствующими документами, которые есть. Это может быть, к примеру, программа мероприятия, договор, различные первичные документы. То есть одного приказа для подтверждения недостаточно. При его отсутствии (если он не издавался) расходы следует подтверждать в налоговом учете другими имеющимися документами.

Как составить приказ: форма, структура, содержание документа

Типовой (обязательной) формы для такого приказа нет. Его можно составить самостоятельно, в свободной форме. Как вариант, можно разработать и утвердить свою форму для такого документа, после чего при необходимости попросту ее заполнять.

Стандартный приказ на представительские траты, как и любой другой приказ, должен включать:

1. Наименование организации.

2. Реквизиты обычного документа (название, номер, дату, место составления).

3. Вступительную часть, где указывается, с какой целью он издается.

4. Распоряжения руководителя организации, в числе которых может быть:

• проведение конкретного официального мероприятия в конкретные сроки с определенными целями (деловая встреча, прием, иное);
• назначение лиц, ответственных за организацию, проведение данного мероприятия;
• подготовка программы мероприятия и представление ее на рассмотрение, утверждение к конкретному числу;
• разработка и представление на утверждение сметы предстоящих расходов, связанных с обслуживанием мероприятия;

Обращаем внимание:

Приказ об осуществлении представительских расходов может составляться, по сути, по разным случаям. Например, чтобы дать соответствующие распоряжения по организации мероприятия и попутно просчитать все траты. Как вариант, чтобы выделить средства на представительские расходы, предусмотренные уже согласованной сметой!

• выделение средств под конкретные расходы;
• подготовка проектов договоров (допсоглашений, проч.);
• назначение лица, ответственного за составление, сдачу отчета по совершенным расходам к конкретному числу.

5. Подпись руководителя организации с расшифровкой (Ф. И. О., должность).

6. Подписи лиц, ознакомившихся с изданным приказом.

Образец составленного приказа на примере условной ситуации 2024 г.

ООО «Гармония» собирается перезаключить на 2025 год контракты с ООО «Прайд». В связи с этим руководитель компании издает приказ, где приказывает:

1. Провести деловую встречу с представителями ООО «Прайд».

2. Назначить коммерческого директора Сурикова Р. Е. ответственным лицом за проведение данного мероприятия.

3. Поручить Сурикову Р. Е.:

• подготовку программы встречи;
• согласование даты и места встречи с партнером;
• подготовку проектов новых контрактов;
• составление, представление на утверждение сметы представительских расходов;
• составление по итогам встречи и сдачу отчета о проведенном мероприятии, фактических расходах.

Образец приказа на представительские расходы 2024 г с учетом указанных выше данных:

Итоги

Приказ (распоряжение, указ, иное) на представительские расходы издается в общем случае руководителем организации. Так как специальной формы закон для него не устанавливает, составляют его в произвольной либо самостоятельно разработанной форме. В нем обычно отражают цель, сроки проведения мероприятия, указывают его участников, ответственных лиц, оговаривают расходы (выделяют средства на них).