Положение о служебных командировках 2024 года

Когда требуется положение о командировках

Большинство нанимателей предпочитают оформлять такой документ, хотя за его отсутствие к ответственности не привлекают. Его наличие обретает особую значимость, эффективность, когда наниматель постоянно направляет работников в командировки. Соответственно, если командировки, ввиду специфики деятельности организации, не предусмотрены, то оформлять такой документ не имеет смысла.

Положение о командировках – стандартный распространенный локальный документ организации. Применяется он наравне с иными положениями, например об оплате труда. Данный документ:

• учитывает и отображает все командировочные нормы, требования, установленные ТК;
• определяет виды командировок и сопутствующих расходов (с допустимыми размерами суточных, обоснованием);
• содержит конкретный проработанный алгоритм оформления служебных поездок и компенсации командировочных расходов;
• оговаривает особенности работы в поездке, перечень документов для отчета по итогам поездки;
• предусматривает возможные случаи отказа работника от поездок и др.

Подобное положение не распространяется на разъездной характер работы, а также личные поездки работников. Использовать его нормы следует только при поездках в служебных целях, совершаемых по направлению вышестоящего руководства!

Какие нормы закона учесть при разработке положения

Составление документа поручают компетентному лицу. Например, работнику кадрового, юридического отдела либо даже бухгалтерии. При этом, как правило, берут уже готовый шаблон из интернета, либо разрабатывают собственный вариант.

Из Путеводителя по кадровым вопросам от экспертов «КонсультантПлюс» вы подробно узнаете, как правильно оформлять командировки. Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Положение о служебных командировках должно учитывать и отображать следующие законодательные нормы:

1. Правила направления и «командировочные» гарантии, установленные гл. 24 ТК.

2. Особенности порядка направления в служебные поездки из Положения, утв. постановлением Правительства № 749.

Положение № 749 о командировках утверждено постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., в нем рассматриваются основные вопросы, регулирующие отправку сотрудников в командировку. Так, положением определяется, что трудовым местом работника считается место нахождения компании, где он трудится, и если работник направляется в обособленное подразделение компании, которое находится в месте, отличном от места нахождения компании, эта поездка считается командировкой. Но в случае, если работа сотрудника компании имеет разъездной характер, то служебная поездка не признается командировкой.

3. Срок командировки определяет работодатель, руководствуясь объемом, сложностью работы, которую предстоит проделать работнику. Срок, когда работник фактически находится в командировке, определяется по билетам, которые работник предоставляет по возвращении. Так, днем отбытия в командировку считается день отправления транспортного средства (поезд, самолет, иное), которым работник следует до места назначения, таким же образом определяется день возвращения работника.

4. Нельзя отправлять в поездки беременных (ст. 259 ТК).

5. Определяя, кого направить в командировку, нужно учитывать ограничения, при которых допускается отправка:

• несовершеннолетних спортсменов либо творческих работников (ст. 268 ТК);
• лиц с ограниченными возможностями, если это не запрещено по состоянию здоровья, т. е. с учетом положений, требований ст. 23 ФЗ № 181 (послед. ред. от 28.12.2022);
• работников во время действия ученического договора, если поездка связана с ученичеством, например с сессией (ст. 203 ТК).

6. При отправке необходимо получать письменное согласие у определенных лиц (ст. 259, 264 ТК):

• работников, пребывающих на больничном по уходу за родственником;
• работниц с детьми до 3 лет;
• родителей, у которых есть дети с инвалидностью;
• родителя (опекуна), который один растит ребенка до 14 лет;
• многодетных родителей, если младшему ребенку еще нет 14 лет, а старшему – 18;
• одного родителя ребенка до 14 лет, если второй работает вахтовым методом;
• кандидата в депутаты (во время выборов).

Как оформить положение о командировках: структура и основной состав сведений

Положение о командировках – 2024 организации в стандартной версии может включать порядка 6 разделов:

1. Общие положения:

• что признается и не признается командировкой;
• на кого распространяется составляемый документ.

2. Сроки поездок:

• на какой срок можно отправлять в служебные поездки, как он определяется, в т. ч. с учетом временной нетрудоспособности и др. ситуаций.

3. Оформление служебной поездки:

• что является основанием для отправки в командировку;
• какие документы при этом нужно оформлять.

4. Расходы во время командировки:

• размер и порядок выдачи суточных при поездках на территории России и за ее пределами;
• перечень возмещаемых командировочных расходов, как они компенсируются;
• как выплачивается компенсация расходов при отсутствии подтверждающих документов;
• особенности оплаты труда командированного, а также выплаты суточных при задержках в пути.

5. Отчет по служебной поездке и порядок его представления:

• сдача авансового отчета в бухгалтерию по итогам поездки после возвращения на работу (конкретные сроки сдачи);
• необходимость приобщения к отчету оригиналов документов, подтверждающих суммы командировочных расходов (указывается перечень принимаемых документов);
• правила, сроки возврата неизрасходованных средств, выданных командированному перед поездкой.

6. Заключительный раздел положения о командировках организации:

• срок действия документа (бессрочный);
• возможность внесения изменений в него путем издания приказа руководителя;
• об ознакомлении работников с положением под подпись.

Документ должен иметь соответствующее название, дату утверждения и подпись руководителя. Действовать он начинает только после того, как его текст согласуют с главой организации (нанимателем).

Для этого обычно предусматривают специальный реквизит вверху документа – гриф утверждения. Он как раз и включает название организации, дату, должность с подписью руководителя и, собственно, слово «Утверждаю» (без кавычек).

При оформлении реквизитов (грифа утверждения) следует руководствоваться Методическими рекомендациями, утв. Приказом Росархива № 199 от 25.12.2020, а также ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта № 2004-ст в послед. ред. от 14.05.2018!

Условный образец положения о командировках, включающий разделы и сведения, обозначенные выше:

Итоги

1. Организации, в которой работники часто отправляются в служебные поездки, целесообразно разработать и утвердить положение о командировках.
2. В нем необходимо отобразить нормы гл. 24 ТК (гарантии, правила), а также Положения, утв. постановлением Правительства № 749 (порядок направления).
3. Необходимо учесть, что командировать можно не всех работников (ст. 203, 259, 268 ТК и ст. 23 ФЗ № 181), а у многих нужно получать согласие (ст. 259, 264 ТК).