Положение о представительских расходах в 2024 году

Кратко о представительских расходах

Представительские расходы - это траты компаний на различные мероприятия, направленные на установление и поддержание деловых отношений с партнерами по бизнесу и контрагентами. К данной статье затрат можно отнести оплату банкетов, трансфер для гостей и некоторые другие расходы, с полным перечнем которых можно ознакомиться в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Представительские расходы для бухгалтерского учета относятся к категории прочих расходов и никак не нормируются. Все потраченные деньги фактически отражаются в финансовой документации компании. А вот для налогового учета эта статья расходов представляет больший интерес, так как она может быть использована организацией для уменьшения налогооблагаемой базы при расчете налога. Однако и тут есть свои нюансы - установленные государством нормы.

В налоговом кодексе четко прописано, что лимит по представительским расходам не может превышать 4 % от суммы, которую компания потратила на оплату труда работников в отчетном периоде. Превышение данного лимита означает лишь то, что затраты сверх установленной нормы не будут учтены и для уменьшения налогооблагаемой базы неприменимы.

Положение по представительским расходам, образец которого можно найти в сети, в любом случае придется адаптировать под каждую конкретную компанию. Суть положения заключается в фиксации основных моментов по данному виду трат и является больше руководством для сотрудников самой компании. Для налоговиков это положение не имеет юридической силы, поэтому потребуются более серьезные документы, подтверждающие обоснованность включения данных трат в состав представительских расходов (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Подтверждающими документами могут быть:

• первичные документы (акты, чеки, накладные);
• смета расходов, где указано, что и сколько стоит;
• приказ на проведение мероприятия и выделение средств;
• отчет по проведенному приему.

Это минимальный перечень документов, которые будут необходимы для обоснования представительских расходов. Однако с целью большего контроля список может быть расширен самой организацией.

Положение о представительских расходах

Положение о представительских расходах поможет определить основные правила, в соответствии с которыми в компании должны проводиться официальные мероприятия и деловые встречи. Сразу надо сказать, что утвержденной формы для положения не существует. Предприятию придется разрабатывать его самостоятельно. Однако можно выделить основные моменты, которые должны быть включены в документ. Рассмотрим их подробно:

• общие положения, которые будут рассказывать о предназначении данного документа;
• основные термины и понятия;
• список расходов, которые могут быть отнесены к представительским, и их лимит (в данном пункте лучше ориентироваться на п. 2 ст. 264 НК РФ, где подробно перечислено, что может быть учтено в качестве таких трат);
• цели, преследуемые при осуществлении представительских расходов;
• перечень документов, которые применяются в компании для учета этой категории расходов, а также формы отчетности;
• порядок и сроки оформления документов;
• перечень сотрудников, отвечающих за представительские расходы, а также за проведение организуемых мероприятий;
• предельная стоимость для проведения одного мероприятия или мероприятий за отчетный период в целом;
• прочая необходимая информация на усмотрение самой фирмы.

Образец заполнения положения о представительских расходах подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к образцу документа.

Мы рассмотрели основные пункты, которые будут иметь значение для данного документа, однако Положение о представительских расходах, его образец и вносимая в документ информация могут различаться в зависимости от осуществляемой компанией деятельности. Возможно использование разной терминологии и определений, а также изменение круга лиц, ответственных за организацию мероприятий, их проведение и предоставление отчетности. Именно поэтому для каждого предприятия будет целесообразно разработать положение самостоятельно с учетом всех тонкостей и нюансов. Оно необязательно должно быть самостоятельным локальным нормативным актом - положение также может существовать в виде приложения к учетной политике организации.

Заключение

Положение о представительских расходах относится к внутренней документации компании. Оно должно быть логичным, понятным и отражать всю основную информацию по данной категории трат. Положение не будет иметь юридической силы для налоговых органов в случае возникновения спорных ситуаций, однако оно, безусловно, поможет компании и ее работникам правильно организовать учет таких расходов, обозначит круг ответственных лиц, а также определит требуемый список документации для экономического обоснования трат и дальнейшего их применения при уменьшении налогооблагаемой базы.