Журнал учета ТОРГ-18 (образец заполнения данного документа приведен ниже) предназначен для фиксации движения товара на складе. Из документа можно получить информацию о количестве, сорте, цене товаров в разбивке по номенклатуре. Также он содержит сведения о приходе и расходе соответствующих ТМЦ, их остатке. Все записи в форму ТОРГ-18 необходимо вносить на основании приходно-расходной документации и накопительных ведомостей. Обязанность по ведению журнала возлагается на материально-ответственных лиц. Должность ответственного сотрудника необходимо зафиксировать в учетной политике.
Обязательно ли использовать унифицированную форму ТОРГ-18
Бланк формы ТОРГ-18 утвержден Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Субъекты хозяйствования могут использовать этот бланк или разработать на его основании аналогичный документ. Следует отметить, что при осуществлении деятельности намного удобнее использовать готовый бланк, так как в него уже включены все необходимые реквизиты и графы. Если было принято решение использовать самостоятельно разработанный бланк – он должен быть утвержден в виде приложения к учетной политике.
Читайте также: Основные требования к типовым формам документов
Если в организации применяется программное обеспечение для автоматизированной обработки данных, допустимо заполнять форму ТОРГ-18 не в виде журнала, а в виде отдельных ведомостей, распечатанных на бумажных носителях. Независимо от того, какой вариант будет выбран, заполненный документ должен содержать достоверные данные о перемещении ТМЦ. Ключевой момент при заполнении журнала – точность при отражении информации и полнота внесения данных.
Какие функции выполняет форма ТОРГ-18
Изучение сведений, указанных в форме ТОРГ-18, в частности, позволяет:
- проанализировать данные об остатках товаров на складе и на основании этого принять обоснованное решение по поводу необходимости их дополнительной закупки;
- провести мониторинг продажи различных товарных позиций и получить данные об уровне спроса на них.
Кто должен оформлять форму ТОРГ-18
Журнал ТОРГ-18 должны вести торговые организации. Он не является обязательным документом, вместо него можно самостоятельно разработать регистр движения ТМЦ, который будет заполняться на основании данных первичных документов. Во время налоговых проверок эти документы могут запрашиваться проверяющими, поэтому к их заполнению следует подойти очень ответственно.
Как правильно заполнить журнал учета по форме ТОРГ-18
Форма ТОРГ-18 состоит из титульного листа (обложки) и табличной части. Записи в нее следует вносить после проведения каждой операции с ТМЦ.
На титульном листе указывают следующую информацию:
- название и адрес организации;
- структурное подразделение (склад);
- код по ОКПО;
- код ОКВЭД вида деятельности;
- отчетный год;
- должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
Далее переходим к заполнению следующего листа, на котором расположена табличная часть. В верхней части листа следует указать наименование товара и единицу его измерения (кг, шт. и т.д.). Таблица состоит из 7 столбцов. В них необходимо указывать такие сведения:
- дата проведения операции с ТМЦ;
- номер документа;
- приход;
- расход;
- остаток;
- примечание.
В графе № 7 материально ответственное лицо может указать любую дополнительную информацию. К примеру, срок годности, перечень сопроводительных документов, факторы, которые могут оказать влияние на общий вес ТМЦ и пр. По каждой отображенной в документе операции необходимо вычислять остаток продукции на складе. Журнал учета по форме ТОРГ-18 нужно вести регулярно с соблюдением хронологии, это станет залогом достоверности указанных в нем сведений.
Информацию вносят отдельно по каждому наименованию товара. Товар одного наименования, но поступивший в разных единицах измерения (например, в килограммах и в упаковках), учитывается в журнале раздельно.
Читайте также: Складские документы учета товара
Если у кладовщика или иного ответственного сотрудника возникнет необходимость внести корректировки в журнал, необходимо зачеркнуть ошибочные данные и рядом с ними прописать верную информацию. Внесенные изменения заверяются подписью сотрудника и надписью: «Исправленному верить».