Добровольный уход сотрудника с занимаемой им должности считается одним из самых распространенных оснований расторжения трудовых отношений. Специалист кадровой службы должен внести запись об увольнении по собственному желанию в трудовую книжку. Важно сделать это без ошибок, иначе в будущем у сотрудника и работодателя могут возникнуть проблемы.
Законодательная база
-
Ст. 66 ТК РФ (обязанность работодателя вести трудовую книжку).
-
Ст. 77 ТК РФ (общие основания прекращения договора).
-
Ст. 80 ТК РФ (увольнение по собственному желанию).
-
Постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;
-
Правительственное Постановление от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках».
Общие правила заполнения
-
Запись в трудовую «по собственному желанию» можно вносить с помощью перьевой, шариковой или гелевой ручки.
-
Исправлений, помарок и зачеркиваний в документе быть не должно.
-
Сокращения не допускаются.
-
Допустимый цвет чернил – синий, черный, фиолетовый.
-
Обязательно надо проставлять порядковый номер записи (без повторений и пропусков).
-
Дату следует указывать в формате «число/месяц/год».
-
Формулировка увольнения должна быть указана четко и соответствовать законодательным нормам.
-
Обязательно надо поставить ссылку на номер статьи ТК РФ.
Какие сведения надо прописать?
Запись в трудовой об увольнении по собственному желанию должна содержать такую информацию:
-
порядковый номер записи;
-
дату увольнения;
-
формулировку причины увольнения;
-
реквизиты статьи ТК РФ;
-
реквизиты приказа;
-
подписи специалиста кадровой службы (или директора организации) и сотрудника об ознакомлении.
Основные принципы оформления записи об увольнении
В соответствии с действующим законодательством, все записи в кадровую документацию вносятся на основании распоряжения работодателя. Сотрудник должен написать соответствующее заявление и подать его руководителю не менее чем за две недели до предстоящего ухода. В некоторых случаях этот срок может быть сокращен (к примеру, если стороны заранее согласовали это). Для руководителей этот срок составляет 1 месяц.
Затем кадровая служба издает приказ (об увольнении). Содержание записи в трудовой должно точно повторять формулировку из закона.
Увольнение по собственному желанию в трудовой книжке (образец записи будет приведен далее) оформляется следующим образом:
-
В графе № 1 – порядковый номер записи.
-
В графе № 2 – дата увольнения.
-
В столбце № 3 необходимо прописать основание прекращения трудовых отношений (согласно формулировкам закона) и номер статьи ТК (с указанием ее части и пункта). Если основание будет указано не верно, сотрудник сможет обратиться в суд (чтобы оспорить увольнение).
-
В столбце № 4 указывают номер приказа (распоряжения) об увольнении и дату его издания. К примеру «Приказ от 27.05.2019 № 18-у».
Ответственный специалист должен заверить запись своей подписью с расшифровкой и печатью организации (при наличии). Увольняемый сотрудник также должен ознакомиться с записью в трудовой об увольнении по собственному желанию, поставив свою подпись ниже.
Как правильно указать в трудовой основание для увольнения работника?
П. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и ст. 80 ТК РФ равносильны, если речь идет об уходе работника с должности по собственному желанию. Но, по мнению кадровых специалистов, в трудовых книжках необходимо указывать именно п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В том числе в случае, если речь идет о невозможности продолжения сотрудником работы в связи с выходом на пенсию, переездом в другую местность в связи с переводом мужа, зачислением на дневную форму обучения и др. особых обстоятельствах.
Возможные формулировки
У работодателей часто возникают вопросы относительно того, какую формулировку надо указать:
-
«уволен по собственному желанию»;
-
«уволен по инициативе работника»;
-
«трудовой договор расторгнут по инициативе работника»;
-
«трудовой договор прекращен по инициативе работника».
Какую бы запись в трудовой (по «собственному желанию», «инициативе работника») не указал работодатель, она будет являться правильной. Все вышеперечисленные формулировки равнозначны, а фразы «…расторгнут по инициативе работника» и «…прекращен по инициативе работника» также имеют одинаковое значение. Но согласно ст. 84.1 ТК РФ, запись должна совпадать с тем, что прописано в законодательных актах, поэтому лучше использовать формулировку «по инициативе работника», так как именно она приведена в Трудовом кодексе (п. 3 ст. 77 ТК РФ).
При наличии документально подтвержденных особых обстоятельств, с которыми связано увольнение по желанию работника, дающих предоставление определенных преимуществ, льгот, их тоже следует отобразить в формулировке записи (п. 5.6 «Инструкции по заполнению трудовых»):
Ответственность работодателя за нарушение правил заполнения трудовых книжек
Если уволенный работник самостоятельно обнаружил ошибку в записи, он имеет право обратиться в организацию для внесения в трудовую достоверной информации. Директор организации может дисциплинарно наказать специалиста, по вине которого это произошло. Если же работнику откажут в исправлении записи, ему следует обратиться в трудинспекцию. Такое обращение может стать поводом для внеплановой проверки работодателя, в результате которой ему придется нести ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. За допущенное нарушение к организации может быть применен штраф в размере 30-50 тыс. рублей. На ответственное должностное лицо или работодателя-ИП может налагаться штраф в размере 1-5 тыс. руб.
Если же допущенная ошибка была своевременно исправлена – работодатель не будет нести ответственности.
Читайте также: Недействительная запись в трудовой книжке, как исправить: образец