Выдача материалов на руки работникам предприятия должна оформляться документально. Как правило, для этого субъекты хозяйствования составляют ведомость на выдачу материалов. Заполненный документ утверждается руководителем, а затем подается в бухгалтерию организации.
Ведомость на выдачу материалов: что это за документ
Коммерческие организации сегодня имеют право самостоятельно разрабатывать и утверждать типовые формы первичных учетных документов, в том числе и ведомостей. У государственных и муниципальных учреждений такой возможности нет, поэтому они обязаны применять при осуществлении деятельности только унифицированные бланки.
Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 15.06.2020). Обновленный бланк применяется с 27.09.2020 г. Код формы по ОКУД - 0504210. Ведомость обязательна для использования в государственных учреждениях. Коммерческие компании также могут использовать данный документ или разрабатывать на его основе собственные бланки.
Ведомость материалов представляет собой учетный документ, который служит основой для отображения в бухучете выбытия материальных запасов. Ведомость можно использовать при оформлении выдачи ТМЦ для хозяйственных, научных и учебных целей, а также при передаче в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью за единицу до 10000 руб. (ранее стоимостный критерий составлял 3000 руб.). Для списания материальных ценностей с более высокой стоимостью необходимо использовать акт.
При оформлении ведомости не нужно создавать специальную комиссию. Скачать ведомость материалов можно на нашем сайте.
У ответственных должностных лиц могут возникнуть вопросы по поводу того, что лучше использовать: ведомость или акт на списание ТМЦ? Бланк ведомости материалов рекомендуется использовать, если списание осуществляется в момент использования ТМЦ. Если же материалы и оборудование будут списываться не единовременно в полной стоимости – следует оформлять Акт на списание.
Читайте также: Передача материалов в эксплуатацию – 2021
Кто отвечает за заполнение ведомости на выдачу материалов
В большинстве случаев ведомость оборудования и материалов заполняют кладовщики или завхозы. Но при необходимости руководитель учреждения может возложить эту обязанность на любого другого сотрудника. Ф.И.О. и должность ответственного лица должны быть указаны на первой странице ведомости.
Записи в ведомости производятся по каждому получателю ценностей с указанием выдаваемых ТМЦ.
Скачать форму ведомости материалов в конце статьи может каждый посетитель нашего сайта. Документ представлен в открытом доступе.
Как составить ведомость на выдачу материалов
Форма ведомости на выдачу материалов может быть составлена с использованием технических средств или заполнена от руки. Если документ формируется на компьютере, оставшиеся пустыми строки можно убрать. Если ведомость заполняется от руки, в незаполненных строках проставляют прочерки. Это поможет избежать возможных манипуляций с документом. Ведомость всегда формируется в одном оригинальном экземпляре. Все оформленные в организации ведомости должны быть заверены руководителем.
Форма ведомости материалов состоит из двух страниц и заполняется следующим образом:
- Указывают дату составления документа.
- На титульном листе указывают наименование субъекта хозяйствования и структурного подразделения, Ф.И.О. ответственного лица.
- Далее отведены строки для подписи главного бухгалтера, исполнителя и лица, выдавшего материалы. Все подписи проставляются с расшифровкой. Подписи ответственных должностных лиц являются подтверждением достоверности сведений, прописанных в документе.
- На второй странице расположена табличная часть. Здесь отображают сведения о ТМЦ, выданных на хозяйственные нужды. В строках таблицы указывают Ф.И.О. получателей ТМЦ, они должны расписаться в конце соответствующей строки о получении. Также здесь нужно прописать количество выданных ТМЦ, цену за единицу и общую сумму. В вертикальных столбцах указываются наименования выданных материальных ценностей и их код, единицы измерения с соответствующим кодом. Итоги подводят по каждому виду ТМЦ.
- После заполнения документа, его должен подписать руководитель - в правом верхнем углу титульного листа несколько строк отведены для его визы. Здесь он должен поставить свою подпись с расшифровкой и указать дату утверждения ведомости.
- Внесение бухгалтерских записей о проводках списания ТМЦ производит бухгалтер после получения заверенной руководителем ведомости из соответствующего подразделения.
Представленный ниже образец ведомости материалов поможет правильно оформить данный документ для своей организации. Скачать ведомость на выдачу материалов можно по ссылке, расположенной ниже.