Унифицированная форма Т-7 (график отпусков)

Обязательно ли составлять график отпусков в организации

Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным. Однако если вы приняли решение вести график отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, то использовать надо унифицированную форму Т-7.

Составление графика отпусков - обязанность работодателя. Срок утверждения графика на следующий год - не позднее 15 декабря текущего года. График отпусков обязателен к применению как работодателем, так и сотрудниками. Если компания — вновь созданная (например, учреждена в январе 2024 года), то график отпусков на текущий год составляется и дополняется по мере найма работников (письмо ГИТ по г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Каждый работник, который оформлен по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. При составлении графика отпусков вы должны предусмотреть ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников. Кроме основных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются ежегодно, в унифицированную форму Т-7 необходимо вносить ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

Работодатель имеет право самостоятельно принять решение о том, учитывать ли желание работников воспользоваться отпуском в определенный месяц или период календарного года. В некоторых сферах деятельности существуют периоды повышенной загруженности. В таком случае уход работников в отпуск может быть нежелателен. Но некоторым сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время. Например, работник с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет может выбирать удобное ему время отпуска до достижения младшим из детей 14 лет (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК РФ). 

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.

В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.

Сам график отпусков состоит из таблицы с десятью графами:

• структурное подразделение;
• должность работника, как указано в штатном расписании;
• ФИО сотрудника;
• табельный номер сотрудника;
• количество календарных дней отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата начала отпуска;
• основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
• дата предполагаемого отпуска;
• примечания.

Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.

Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском. Например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.

Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7 подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.

Скачать образец графика отпусков в «КонсультантПлюс»

Итоги

График отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 или по разработанной самостоятельно форме. Заполняя график, укажите Ф.И.О. и должности работников, количество дней и даты начала их ежегодных отпусков (как основных, так и дополнительных). Если отпуск разделен на части, то укажите даты начала каждой из его частей. Учтите пожелания некоторых работников о времени предоставления отпуска, например, несовершеннолетних.

Распространенные вопросы

Нужно ли включать в график отпусков декретниц?

Согласно ст. 123 ТК все без исключения наниматели (ИП, организации) обязаны составить, утвердить отпускной график на грядущий новый год за 2 недели до его наступления. Следует включать в него работниц, которые находятся в отпуске по беременности и родам (декретниц) и по уходу за ребенком до 1,5 и 3 лет или нет?

Справочная информация о графике отпусков

Очередные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам каждый год строго по утвержденному графику. Данный документ включает сведения о распределении отпусков всех работников по месяцам, их продолжительность и сроки.

Отпускной график обязателен и для нанимателя, и для работников. За 2 недели до отпускного периода наниматель обязан предупредить отпускника о времени его начала под личную подпись.

Ответственность нанимателей

Отсутствие отпускного графика – нарушение норм трудового законодательства, за которое установлено наказание по ч. 1 ст. 5.27 КоАП в виде штрафа. Размер штрафных санкций может составлять при первичном нарушении:

• 30 000 – 50 000 руб. (для юрлиц);
• 1 000 – 5 000 руб. (для должностных лиц и ИП).

За повторные нарушения налагаются повышенные штрафы: 10 тыс. – 20 тыс. руб. (на должностных лиц и ИП), 50 тыс. – 70 тыс. руб. (на юрлиц).

Как составляют отпускной график

В 2023 году наниматели должны успеть подготовить и подписать график на 2024 год до 16.12.2023.

При его составлении важно учесть следующее:

1. Указывать нужно конкретные числа месяца для отпускного периода (какого числа, месяца, года начинается).

2. Отображать нужно всех сотрудников: кто работает постоянно, на удаленке либо вовсе планирует увольняться.

3. Новым сотрудникам предоставляют отпуска по согласованию с руководством на основании их заявления. Как вариант: оформляют дополнительную форму к графику, составляя ее по аналогии и включая сведения об отпусках сотрудников, только что принятых на работу.

4. Отдельные категории работников могут выбрать время отпуска в удобное для них время. Данное приоритетное право по выбору времени отдыха предусмотрено законом:

• ст. 123 ТК (для работников, чьи жены пребывают в отпуске по беременности и родам);
• ст. 262.2 ТК (для сотрудников, у которых 3 и более несовершеннолетних детей, право действует, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет);
• ст. 267 ТК (для несовершеннолетних работников);
• ст. 286 ТК (для совместителей, которые могут уйти в отпуск в то же время, что и на основной работе);
• п. 11 ст. 11 ФЗ № 76 от 27.05.1998 в послед. ред. 04.11.2022 (для жен военнослужащих, которые вправе взять отпуск в одно время со своим супругом);
• п. 5 ст. 14 Закона № 1244-1 от 15.05.1991 с изм. от 23.12.2021 (для пострадавших вследствие ЧАЭС);
• пп. 1 п. 1 ст. 23 ФЗ № 125 от 20.07.2012 в послед. ред. 28.06.2022 (для граждан со статусом «Почетный донор России».

Для графика можно разработать свою форму либо использовать типовую Т-7 (ОКУД 0301020), утв. Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.

Как внести изменения (дополнения) в график отпусков? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Предоставление очередного отпуска декретнице

При предоставлении основного оплачиваемого отдыха женщинам, пребывающим в отпуске по беременности и родам (включении их в график) руководствуются общими нормами. Учесть нужно следующее:

1. Ст. 123 ТК указывает на то, что включать в отпускной график необходимо все работников (см. выше).
2. Ст. 269 ТК оговаривает право женщины на очередной отпуск до и после отпуска по беременности и родам. Это означает, что она вправе взять его вне графика, тогда в графике указывают перенос очередного отдыха на иной период.
3. По ст. 255 ТК стандартно женщинам предоставляется отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 дн. А это всего лишь часть года, поэтому она имеет право и на очередной отдых за этот же год.

Поэтому если женщина попросит у нанимателя очередной отпуск до либо после него, наниматель обязан ей его предоставить. Причем вне зависимости от наработанного стажа. То есть здесь не важно, проработала она 6 мес. либо еще нет.

На заметку! Наниматель обязан предоставить ей все дни отдыха, которые она пока не израсходовала в прошедших периодах, текущем году.

Включают ли декретниц в график?

ТК РФ не содержит прямых указаний на то, что в отпускной график нужно включать работниц, пребывающих в отпуске по беременности и родам либо по уходу за ребенком. Но с учетом приведенных выше норм, нужно:

1. Включать в отпускной график работницу, пребывающую в отпуске по беременности и родам (140 дн.), т. к. она сможет в этом же году при желании взять еще и очередной.
2. Когда отпуск по уходу за ребенком занимает не весь (неполный) год, включать ее в график на общих основаниях (применительно ко ст. 260 ТК).
3. Не включать в отпускной график работницу, которая будет пребывать по уходу за ребенком весь календарный год. Обосновывается это тем, что женщина не может брать сразу два отпуска, а, пребывая весь год в одном отпуске, нет смысла планировать на это же время другой.

Между тем Минфин придерживается неоднозначной позиции, которая предусматривает самостоятельное определение лиц, которые организация будет включать в график, и закрепление данного выбора в локальном акте. Это следует из письма ведомства № 14-2/ООГ-17893 от 10.12.2020. Эксперты рекомендуют придерживаться норм ст. 123 ТК, которая обязывает планировать отдых всех работников, указывая каждого в графике. При этом даты отпускного периода для тех, кто ухаживает за малышом, можно указать произвольно.

Если работница прервет отпуск по уходу за ребенком, наниматель должен внести коррективы в действующий отпускной график. Если же она его не прервет, то по его окончании женщина при желании может взять очередной отпуск и его обязаны предоставить, причем, невзирая на ее стаж. Учитывая возможность такого развития событий, нанимателю следует заранее выяснить у работницы, что она планирует делать.

И еще один нюанс. Во время этого отпускного периода женщина может работать дома либо на условии неполного раб. времени. При этом соцпособие ей сохранят и по-прежнему будут выплачивать. Сам факт такой работы на стаж либо длительность очередного ежегодного отпуска не повлияет, но второй (очередной) отпуск ей за это время не предоставят. Соответственно, в график таких работниц не включают.

На заметку! Отпуск по уходу за ребенком – право работающей женщины. Она может им и не воспользоваться либо взять при желании данный отпуск сразу после декрета. Уход за ребенком может осуществлять другой человек (например, отец), тогда он и берет данный отпуск вместо матери малыша.

Типовая форма Т-7 и ее содержание

Тем, кто собирается разрабатывать бланк для графика отпусков, рекомендуется придерживаться структуры и содержания одностраничной формы Т-7.

Разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты и поля для соответствующей информации:

• наименование юрлица (ФИО ИП);
• название, номер, дату составления документа;
• названия подразделений, должностей;
• ФИО, табельный номер каждого сотрудника;
• дату начала, длительность грядущего отпуска для каждого из них;
• дополнительную информацию на протяжении года (о переносе отдыха, примечания, проч.);
• подпись представителя профсоюза и руководителя.

Подписать готовый график должен тот, кто является ответственным за его составление. Обычно это работник либо начальник кадрового отдела. Утвержденный оригинал Т-7 хранится в кадровом отделе. По запросу его копии предоставляются руководителям подразделений.

Фрагмент заполнения Т-7 на 2024 год

Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7 подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.

Скачать образец в «КонсультантПлюс»

Внесение изменений в график

При необходимости на протяжении года в отпускной график можно внести соответствующие коррективы, которые касаются:

• фактической даты ухода на отдых (гр. 7);
• переноса отдыха, вызова сотрудника на работу во время отдыха (гр. 8 и гр. 9);
• дополнительной информации, например, причины вызова сотрудника на работу (гр. 10).

Ознакомление персонала с отпускным графиком

Порядок ознакомления с подобными кадровыми документами законом не обозначен. Поэтому организации делают это разными допустимыми способами, например:

1. Составляют отдельную ведомость с перечнем сотрудников и знакомят каждого с ней под подпись.
2. Вывешивают соответствующую информацию (копию графика) на информационном стенде.

Явным плюсом такого ознакомления является то, что заявление на отпуск после этого не требуется. Достаточно стандартного уведомления о наступлении отпускного периода, которое кадровый отдел передает сотруднику за 2 недели до его начала.

Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков?

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков – прямая обязанность любого работодателя. О том, как правильно это сделать, расскажем в статье далее.

Как ознакомить работников с графиком отпусков?

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 1 августа 2012 г. N ПГ/5883-6-1).

График отпусков — это локальный нормативный акт. Некоторые работодатели не считают график отпусков ЛНА, и придерживаются позиции, что нет необходимости в ознакомлении сотрудников с данным документом. Но существует судебная практика, подтверждающая обратное, и за несоблюдение требования и обязанности ознакомления с внутренними ЛНА компаниям грозит административная ответственность.

ВАЖНО! В законе нет четкого срока для ознакомления работников с графиком отпусков.

Целесообразно это сделать до начала календарного года, на который составлен и утвержден этот график и указать предельный срок для подписания работниками в приказе руководителя. Если компания сделала это позже указанного срока, то ей нужно быть готовой к претензиям со стороны контролирующих органов.

При этом, если сотрудники отсутствовали на рабочем месте (например, по болезни), то график подписывается в первый день выхода на работу.

Компания вправе самостоятельно разработать и закрепить способ и документ ознакомления работников с графиком.

Какие возможны риски, если работники не ознакомлены с графиком отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Документ для ознакомления работника с графиком

• Такими документами могут быть:

• Такими способами могут быть:

- ознакомление под подпись с документом на бумажном носителе;

- при помощи простой электронной подписи, если компания перешла на ЭД, при условии, что такая возможность предусмотрена в соответствии с ЛНА организации;

- при помощи сканированной копии (фото) расписки работника, что он ознакомлен с графиком, так называемый обмен электронными образами (если у работника нет возможности лично присутствовать в отделе кадров) (письмо Минтруда России от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741).

Обязательные реквизиты листа ознакомления:

Внимание! По мнению Минтруда не позднее чем за 14 дней до начала отпуска нужно довести до сотрудника информацию о его начале, даже при наличии подписи работника при его ознакомлении с графиком. Для этого можно составить уведомление в свободной форме. Сообщать персоналу необходимо как об очередных отпусках по графику, так и о дополнительных днях отдыха.

Сотрудник не согласен с графиком и не подписывает его

В этом случае составляется акт о том, что сотрудник отказывается от ознакомления в произвольной форме. Главное, чтобы его подписали не менее трех работников, засвидетельствовавших отказ.

Необходимые реквизиты акта отказа:

Итоги

1. График отпусков — это ЛНА, с которым сотрудники обязательно должны быть ознакомлены и расписаться в документах, установленных в организации.

2. Помимо наличия, подписанного сотрудниками ознакомления с этим документом, кадровая служба обязательно должна сообщать работникам о начале отпуска уведомлением.

3. Формат подписи документов может быть, как бумажным, так и электронным.