Учет топлива по топливным картам

Развитие сферы безналичных платежей ведет к возникновению новых способов взаимодействия между контрагентами. Все большую популярность набирают заправки автомобилей с использованием единого лицевого счета потребителя. Расскажем о том, как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам, в нашей статье.

Топливные карты для юридических лиц

Топливная карта (ТК) позволяет держателю приобретать ГСМ без использования наличных средств и банковской карты.

Покупателем топлива при этом выступает ИП или организация, заключившие договор поставки и пополнившие свой лицевой счет. В большинстве случаев сотрудничество предполагает предоплату: если на лицевом счете не остается средств, топливные карты могут быть заблокированы поставщиком.

Держателем ТК выступает работник покупателя, который обязан отчитываться за каждую заправку по путевому листу.

Топливные карты для юридических лиц и ИП позволяют:

• усилить контроль за использованием водителями топлива;
• сократить оборот средств, выдаваемых под отчет;
• большинство поставщиков применяют общую систему налогообложения, поэтому топливные карты дают еще и вычет по входящему НДС.

Договор поставки ГСМ в таком случае включает условия о цене топлива. Возможные варианты:

• цена устанавливается на уровне розничной (т.е. цена стелы на АЗС);
• цена стелы увеличивается на процент за обслуживание карт;
• цена фиксируется на срок действия договора;
• от цены стелы дается скидка (например, при покупке более 10 000 л топлива в месяц).

При любом из вариантов покупатель получает доступ к личному кабинету на сайте поставщика, в котором возможно формирование перечня заправок (так называемых транзакций) и оборотов по каждому держателю.

Читайте также: Учет бензина (ГСМ)

Дополнительно личный кабинет для учета топлива по топливным картам дает возможность пользователю:

• указать вид топлива;
• установить лимит по ТК: в рублях или литрах, за месяц или в день;
• проверить остаток лимита или увеличить его при необходимости;
• заблокировать утерянную карту.

Расскажем о том, как вести учет топливных карт.

Учет топливных карт

ТК могут быть платными или бесплатными. В любом случае пользователь вправе организовать забалансовый учет носителей, например, на счете 012 в разрезе работников - держателей карт.

Приобретение ТК за плату оформляется аналогично покупке ТМЦ с последующим списанием на счета затрат.

Топливные карты: учет в бухгалтерии

Основные проводки по учету самих карт таковы:

Читайте также: Путевые листы: правила заполнения 

Учет ГСМ по топливной карте

По итогам отчетного периода (обычно – месяца) поставщик топлива направляет покупателю накладную ТОРГ-12, при уплате НДС – счет-фактуру или заменяющий оба документа УПД со статусом 1.

ТМЦ принимаются к учету в обычном порядке с дальнейшим списанием на счета учета затрат.

Топливные карты: бухгалтерский учет ГСМ

Приведем основные корреспонденции счетов по учету топлива, полученного по топливным картам с предоплатой:

Рассмотрим пример учета ГСМ по ТК.

Пример. Учет бензина по топливным картам

АО «Приборный завод» изготавливает инновационную аппаратуру авиационного, морского и сухопутного применения.

На балансе предприятия числятся автомобили (приведены государственные регистрационные знаки):

• административного аппарата: Ауди Р362ОО, Мерседес Х302СТ (счет учета 26);
• ГАЗ О778КК, оснащенный лабораторией по исследованию дальности и точности полета в зависимости от метеоусловий (счет учета 20). Автомобиль заправляют бензином АИ-92, а для работы лаборатории используется дизельное топливо (ДТ);
• грузовые автомобили ГАЗ Р461КО, Е544РК, осуществляющие доставку продукции АО «Приборный завод» заказчикам (счет учета 23);
• погрузчик для перемещения малогабаритных грузов по территории завода (счет учета 23).

Заправка транспортных средств АО «Приборный завод» осуществляется по бесплатным топливным картам по цене стелы на момент операции. В июне 2020 года завод пополнил лицевой счет на сумму 60 000 руб., в т.ч. НДС 20%.

По итогам июля 2020 года в личном кабинете сформирован отчет по оборотам по ТК и составлена ведомость:

Поставщик топлива предоставил заводу УПД (универсальный передаточный документ) со статусом 1: за июль поставлено 1 095 л ГСМ на сумму 50 481,05 руб., в т.ч. НДС 8 413,51 руб.

УПД принят к учету, топливо впоследствии списано на соответствующие счета затрат согласно отчету по оборотам. В бухгалтерском учете оформлены следующие корреспонденции:

Заключение

Использование топливных карт позволяет проконтролировать расход ГСМ по каждому автомобилю. Учет топлива при этом осуществляется по общим правилам: ТМЦ принимаются на счет 10, а затем списываются на счета учета затрат.