Реализация правил внутреннего контроля производится юрлицами и ИП в соответствии с требованиями ст. 4 Закона от 07.08.2001 г. № 115-ФЗ при совершении определенных операций. Внутренний контроль необходим для предупреждения правонарушений, связанных с противодействием «отмыванию» денег (ПОД), полученных преступным путем, и финансированием терроризма (ФТ). Отельные требования к правилам внутреннего контроля ПОД/ФТ для некоторых категорий регламентированы Постановлением Правительства от 14.07.2021 г. № 1188. Документ вступает в силу 13 января 2022 года, после чего у субъектов хозяйствования на приведение своей деятельности в соответствии с новыми требованиями будет еще один месяц.
Обновленные правила внутреннего контроля
Новые требования к разработке порядка внутреннего мониторинга распространяются на ИП и юрлиц, оказывающих услуги в сфере юриспруденции, бухгалтерского учета, на аудиторские организации, индивидуальных аудиторов, а также на адвокатов и нотариусов. Сейчас организация внутреннего контроля регулируется нормами Закона № 115-ФЗ, но с 13 января 2022 года вступает в силу Постановление № 1188, и тогда работа этой категории субъектов хозяйствования должна быть приведена в соответствие с последним документом.
Внутренний контроль указанными лицами, в соответствии со ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ, должен проводиться по следующему ряду операций:
- оформление сделок с недвижимостью;
- осуществление мероприятий по управлению денежными средствами, ценными бумагами и другим имуществом клиентов;
- выполнение функций по управлению банковским счетом клиента или его счетами ценных бумаг;
- при привлечении денег с целью создания предприятий, их развития и управления ими;
- создание юрлиц и иностранных структур без статуса юридического лица, обеспечение их функционирования; сделки по купле-продаже таких организаций.
Требования к правилам внутреннего контроля обязывают включать в них ряд программ по таким направлениям:
- освещение организационных моментов при реализации системы контроля;
- идентификация обслуживаемых лиц, их представителей и выгодоприобретателей;
- изучение клиента и оценка рисков;
- анализ проводимых сделок и операций для выявления в них признаков легализации незаконно полученных доходов или финансирования терроризма – при обнаружении подозрительных факторов сведения о таких операциях должны быть переданы в Федеральную службу по финмониторингу;
- разработка алгоритма действий по блокированию денежных или имущественных активов;
- подготовка и обучение кадров, специализирующихся на обнаружении признаков отмывания денег или причастности к террористической деятельности;
- отдельное внимание должно уделяться анализу и проверке системы внутреннего контроля, хранению информации и документации, полученной в ходе контрольных действий.
Читайте также: Личный кабинет организации в Росфинмониторинге
Правила внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ должны подробно раскрывать механизм подбора лиц, ответственных за проведение контрольных мероприятий. Мониторинг может быть возложен как на отдельное должностное лицо, так и на специально созданный отдел. Функции контроля могут выполняться не только наемным работником, работающим по трудовому договору, но и самим адвокатом, нотариусом или аудитором. Обязательно в правилах по новым требованиям должен быть расписан механизм подмены ответственного должностного лица другим работником с соответствующей квалификацией (на время отпуска, болезни, командировки).
Правила внутреннего контроля в целях противодействия терроризму указывают на необходимость предварительной проверки деятельности потенциального клиента. До начала обслуживания субъекта хозяйствования его необходимо идентифицировать, также собираются сведения о выгодоприобретателе (в соответствии со ст. 7 закона № 115-ФЗ). Если сделка проводится с участием представителя клиента, информационная справка должна быть подготовлена и в отношении такого доверенного лица. Проверка подразумевает изучение данных о возможной принадлежности одного из участников сделки к лицам, замеченным в реализации террористических или экстремистских актов. Подозрения должны вызвать и факты наличия в отношении конкретного лица решений о заморозке денежных средств (при условии, что такое решение принято комиссией по противодействию терроризму). Также из числа клиентов идентифицируют иностранных публичных должностных лиц.
После стадии идентификации производится оценка рисков, характеризующая уровень склонности клиента к совершению противозаконных операцию по отмыванию денег или участию в экстремистской деятельности. Правила внутреннего контроля противодействию легализации денег, полученных незаконным путем, предусматривают детальное изучение клиента в рамках мероприятий, предусмотренных пп. 1 п. 1 ст. 7 закона № 115-ФЗ. В рамках этих мероприятий надо дать оценку и деловой репутации. Выполнение такого требования осуществляется на базе информации, находящейся в свободном доступе.
В программе оценки рисков детально прорабатываются все этапы изучения деятельности клиента, в этом разрезе в правилах отражают:
- применяемую методологию;
- алгоритм пересмотра статуса клиента при отнесении его к одной из категорий риска;
- механизм применения мер воздействия к представителям каждой группы риска;
- разработанную и применяемую систему управления рисками;
- порядок документального отражения всех полученных результатов об имеющихся рисках;
- акцентируется внимание на идентификации групп рисков по трем направлениям – связанными со странами, с клиентами или с товарами, услугами, сделками, каналами поставок;
- уровень риска оценивается как низкий, средний и высокий, основой для отнесения клиента к конкретной группе становится мотивированное суждение; управление рисками осуществляется путем содействия снижению этого показателя, частично это может быть достигнуто благодаря запросу дополнительных сведений о клиенте из разных источников информации.
Правила внутреннего контроля в целях легализации финансовой деятельности субъектов хозяйствования требуют документально фиксировать все сделки, по которым производятся операции необычного характера. В программе мониторинга надо отразить перечень признаков, соответствие которым становится основанием для проявления повышенного внимания к сделке (список может дополняться самостоятельными наработками контролирующих лиц). Под мониторинг должны попадать и разовые операции, которым присущи признаки сомнительной сделки.
Согласно новым требованиям, субъектами в правилах самостоятельно разрабатывается форма внутреннего сообщения с соблюдением обязательных реквизитов. Также конкретизированы нормы, раскрывающие порядок действий при отказе от выполнения распоряжений клиента. Уточняются правила внутреннего контроля индивидуального предпринимателя и юрлица в отношении проверки самой системы внутреннего мониторинга. Так, оценивать соблюдение правил внутреннего контроля надо посредством регулярных проверок – периодичность не реже 1 раза в год.
Оформление правил внутреннего контроля
Правила внутреннего контроля организации и иные субъекты предпринимательства оформляют на бумажных носителях или в электронном формате при наличии УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи). Документ утверждается непосредственно нотариусом, адвокатом, ИП или руководителем организации, оказывающей юридические, бухгалтерские или аудиторские услуги.
Уже действующие на предприятии правила должны быть приведены в соответствие с новыми требованиями в течение 1 месяца с даты вступления в силу, то есть до 13.02.2022 г. Вносимые изменения оформляют в виде новой редакции правил.