Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ

Что такое сверхнормативные суточные по законодательству

Суточные – обязательная составляющая любой командировки, их выплата предусмотрена ст. 168 ТК. Это особый вид командировочных расходов, связанных с компенсацией проезда, проживания, питания и др. нуждами. Порядок и размер подобного возмещения трат должны быть закреплены в локальном акте (коллективном договоре).

Выплата суточных регулируется Положением, утв. постановлением правительства № 749 от 13.10.2008, а налогообложение – ст. 217 НК. Отсюда следует:

1. Суточные выплачивает наниматель в общем случае за каждый командировочный день, даже если он совпадает с выходным либо праздником. Под выплату подпадает время (дни) проезда, вынужденной остановки, период болезни во время служебной поездки. Основание – п. 11 и п. 25 Положения.

Размер суточных для командированных работников из бюджетных структур (федеральных госорганов, госучреждений и т. п.) определяет постановление Правительства № 729 от 02.10.2002!

2. Выплата суточных не производится, если командированный может каждый день возвращаться к месту жительства. Целесообразность возвращения командированного при этом определяет глава организации. Основание – абз. 4 и 5 п. 11 Положения.

3. Суточные сверх нормы в 6-НДФЛ не всегда отображаются, так как могут не облагаться НДФЛ. Подоходный налог удерживают только с суммы, которая выше установленного лимита. Данная сумма превышения и является сверхнормативными суточными, а определяется она так (п. 1 ст. 217 НК):

• При командировке по России: если расходы за день выше 700 р., то превышение – сверхнормативные суточные, которые облагаются НДФЛ.
• При командировке за пределами РФ: если расходы за день выше 2 500 р., то превышение – сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ.
• Если речь идет о разъездном характере работы (полевом довольствии при работе в полевых условиях либо экспедиционного характера, надбавках за работу вахтовым методом), то при командировке за пределами РФ и превышении лимита 3 500 р. сумма превышения расходов – сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ (п. 15 ст. 1 ФЗ № 416 от 29.11.2024).

Сумма, которая превышает тот либо иной установленный лимит, обозначенный ст. 217 НК, – доход командированного. С него следует удержать и заплатить походный налог и общеустановленные взносы.

Как облагаются НДФЛ командировочные выплаты? Как удержать НДФЛ с суточных, выплаченных сверх норм? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ. Это бесплатно.

Пример. НДФЛ со сверхнормативных суточных при командировке по России

Менеджер ООО «Проект» находился в командировке по России два дня (с 16.04.2025 по 17.04.2025). Согласно локальному акту компании, за день командировки выплачивают 850 рублей. Командированному выплатили за 2 дня служебной поездки 1 700 р. (850 * 2), поэтому:

• сумма, превышающая лимит 700 р., составила (за 2 дня) 300 р.;
• НДФЛ нужно удержать с суммы превышения (признаваемой доходом командированного работника), т. е. с 300 р.

Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ (300 р.) отображаются вместе с удержанным с них НДФЛ. По аналогии следует действовать и тогда, когда нужно определить сверхнормативные суточные по загранкомандировке.

Как отображать сумму превышения в 6-НДФЛ

С отчетности за 2024 г. применяют форму 6-НДФЛ (по КНД 1151100) из Приказа ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023. Она же подлежит применению, заполнению и в 2025 г.:

Напомним:

6-НДФЛ сдают за 1 квартал, 6 и 9 мес. до 25-го числа месяца (после завершившегося соответствующего периода). По итогам прошедшего года расчет сдают до 26.02 нового года (т. е. после завершившегося налогового периода). Если число работников, получавших доход в отчетном периоде, до 10 чел., то расчет можно сдать на бумаге!

Заполняя 6-НДФЛ, нужно корректно указать, по сути, два показателя. Первый – сумма превышения (сверхнормативных суточных), на которую начислен НДФЛ (стр. 120). Второй – собственно подоходный налог, исчисленный, удержанный с нее и подлежащий перечислению с начала налогового периода (стр. 020, 140, 160) с учетом дня получения дохода и дня удержания, перечисления НДФЛ, а именно:

1. День фактического получения дохода («сверх» суточных) – это последний день месяца, когда был утвержден авансовый отчет. Основание – пп. 6 п. 1 ст. 223 НК.
2. Наниматель (налоговый агент) должен удержать, заплатить НДФЛ (посредством ЕНП) по правилам п. 4. и 6 ст. 226 НК. Со сверхнормативных суточных подоходный стандартно удерживают на день зарплаты, выдаваемой за месяц, в котором утверждался авансовый отчет.

Напомним:

НДФЛ подлежит перечислению:

• за период с 1-го по 22-е число – до 28-го текущего месяца;
• за период с 23-го по последнее число – до 5-го числа следующего, уже нового месяца;
• за период 23.12–31.12 – до последнего рабочего дня года.

Пример. Как отобразить «сверх» суточные в 6-НДФЛ

Сверхнормативные суточные менеджера, приехавшего из 3-дневной командировки по России, составили 2 000 р. Наниматель, утвердив авансовый отчет в конце февраля, исчислил с них НДФЛ = 260 р., удержав налог при «итоговой» выплате зарплаты 03.03.2025. Формируя 6-НДФЛ за 1 кв. 2025 г., в расчете отобразили:

• сумму сверхнормативных суточных (2 000 р.) – по стр. 120;
• сумму НДФЛ (260 р.) по стр. 020–026, 160–166 в зависимости от даты удержания, а также по стр. 140.

Итоги

В 6-НДФЛ следует указывать сумму превышения, которая признается доходом командированного работника и облагается НДФЛ. Она определяется по лимитам, обозначенным п. 1 ст. 217 НК. При командировках по РФ это сумма выше 700 р., а при загранкомандировках – выше 2500 (3 500) р. в зависимости от характера поездки. Заполняя 6-НДФЛ, сумму превышения записывают по стр. 120, а НДФЛ с нее – по стр. 140, а также стр. 020–026, 160–166 применительно к дате удержания.