Зачем нужен штрих-код на отчетах
Предназначение штрих-кода — это автоматизация процесса введения отчетности в систему ИФНС. Штрих-коды нанесены на все налоговые декларации и прочие отчетные формы. Все это — часть программы развития электронного документооборота (ЭДО).
Когда отчетность сдается не электронно, а на бумаге, налоговикам нужно «перебить» данные в свою программу. Штрих-код, который считывается ПК, позволяет избежать ручного ввода данных и исключить неизбежные при этом ошибки.
На расчете 6-НДФЛ и справках о доходах физлиц штрих-код должен присутствовать обязательно. Ведь именно в таком виде, то есть уже с нанесенным двухмерным штрих-кодом, была утверждена действующая форма справки. Начиная с расчета за 1 квартал 2024 года применяется бланк, утвержденный приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в ред. от 09.01.2024). При этом на всех листах формы размещается индивидуальный штрих-код — это заметно по цифровой расшифровке кодов.
На заметку! Чтобы не повредить поле со штрих-кодом, не рекомендуется скреплять между собой листы отчетности степлером.
Что делать, если штрих-код отсутствует
Если же форма создана собственноручно и штрих-кодов в ней нет, то налоговики вправе не принять сведения о доходах. Основанием для отказа будет несоответствие отчетности установленной форме.
А будет ли штраф за устаревший штрих-код в 6-НДФЛ, пояснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Когда справки о доходах заполняются с помощью регулярно обновляемой бухгалтерской программы типа 1С, проблем со штрих-кодами обычно не возникает. Ведь программа автоматически загружает актуальные налоговые бланки. Если же этого не происходит по какой-либо причине, и налоговый агент работает на устаревшем программном обеспечении, то можно использовать следующие способы.
Если средняя численность сотрудников 10 человек как максимум (за налоговый период по НДФЛ), сдать справки 2-НДФЛ можно в бумажном виде. Достаточно скачать действующий бланк сведений о доходах, на котором есть штрих-коды, и заполнить необходимое количество сведений вручную. Такие справки распечатываются и подаются в ИФНС налоговым агентом лично или направляются почтой с описью вложения и уведомлением о вручении.
Когда сотрудников более 10, подавать справки на бумаге нельзя. Отчетность от таких налоговых агентов принимается только электронно. Выход из этой ситуации есть на сайте ФНС РФ в виде специальной программы «Налогоплательщик ЮЛ», которая скачивается бесплатно. С ее помощью можно подготовить сведения по форме 6-НДФЛ с приложением на любое количество сотрудников для их последующей электронной сдачи в ИФНС.
Бланк по теме:Итоги
Форма 6-НДФЛ и ее приложения по умолчанию содержат специальные штрих-коды на каждой странице. Эти коды должны в обязательном порядке быть на листах расчета, поэтому повреждать их запрещено. Отчетность без штрих-кодов может быть отклонена налоговиками по причине несоответствия установленным требованиям.