Расхождение РСВ и СЗВ-СТАЖ может возникнуть как по объективным причинам, так и в результате допущенных бухгалтером ошибок. РСВ (Расчет по страховым взносам) подается страхователем в налоговый орган - эта отчетность составляется по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев и года. СЗВ-СТАЖ заполняется только по истечении года и подается в ПФР. Также в Пенсионный фонд ежемесячно надо отправлять сведения по форме СЗВ-М. Показатели этих трех форм отчетности не должны противоречить друг другу.
Сверка РСВ и СЗВ-СТАЖ
При самостоятельной проверке заполненной отчетности страхователь должен сопоставить данные ежемесячного СЗВ-М и квартального РСВ, а по завершении года надо сверить сведения годовых форм РСВ и СЗВ-СТАЖ. При выявлении несоответствий и ошибок уже после сдачи форм отчетности в контролирующие органы, надо подать «уточненку». Если нарушений нет, и расхождения возникли по объективным причинам, страхователю придется дать пояснения.
Расхождение РСВ и СЗВ-СТАЖ по численности застрахованных лиц проявляется, если не совпадают сведения в графе 1 строки 010 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1 Расчета с итоговым значением числа застрахованных в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ. При сличении отчетных форм могут сложиться два типа несоответствия:
1. В СЗВ-СТАЖ работников больше, чем в РСВ – в такой ситуации запрос на уточнение данных к страхователю поступит от налоговиков.
2. В РСВ содержатся данные о большем числе застрахованных лиц, чем в СЗВ-СТАЖ – в этом случае пояснения придется давать в ПФР.
Сверяется и идентичность персональных данных по каждому застрахованному.
После сдачи страхователем отчетности проводится межведомственная сверка (Письмо ФНС России № БС-4-11/8702@, ПФ РФ № ЛЧ-08-24/8824 от 08.05.2018 г.). В соответствии со ст. 17 Федерального закона о персонифицированном учете от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, по всем обнаруженным ошибкам в отчетности, подаваемой в ПФР, страхователю направляется уведомление об устранении недочетов (на исправление данных отводится 5 рабочих дней).
Расхождения СЗВ-М и РСВ, а также между СЗВ-СТАЖ и РСВ устраняются путем внесения исправлений в неверно составленный отчет. Если ошибка допущена при составлении налогового отчета РСВ, необходимо подать корректирующую форму:
- на титульной странице указывается номер корректировки;
- при исправлении персональных данных составляется раздел 3 в отношении физлиц, по которым вносятся изменения. Раздел заполняется дважды: сначала с неправильными данными в блоке 3.1 (как в исходном варианте), указанием признака аннулирования «1» по строке 010 и нулевыми значениями в блоке 3.2, а затем оформляется раздел 3 с корректными сведениями и признаком аннулирования «0»;
- если требуется отменить ранее поданные сведения, заполняется только один раздел 3.1 с данными, которые внесены ошибочно (с признаком аннулирования «1» по стр. 010).
При устранении недочетов в СЗВ-СТАЖ могут быть поданы формы:
- СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Дополняющая» (добавляются сведения о «забытых» застрахованных лицах, их персональные данные);
- отменяющая или корректирующая форма СЗВ-КОРР, если ранее поданные неверные сведения уже разнесены Пенсионным фондом по лицевым счетам.
Например, если в СЗВ-СТАЖ забыли включить сотрудника, на него подается дополняющая форма СЗВ-СТАЖ. Если же по сотруднику были поданы сведения СЗВ-СТАЖ, где неверно указан период его работы – по нему нужно заполнить форму СЗВ-КОРР с типом сведений «КОРР».
Расхождение СЗВ-М и РСВ – пояснение
При отсутствии ошибок в заполненных отчетах расхождения по численности могут быть следствием объективных причин. Например, выплаты пособий по больничному листу или премиальных застрахованному лицу после даты его увольнения приводят к тому, что получатель дохода будет фиксироваться в РСВ, но не войдет в численность СЗВ-М. В такой ситуации необходимо дать письменные разъяснения, вследствие чего произошла нестыковка в отчетных формах, к пояснениям рекомендуется приложить копии оправдательных документов.
Наличие действующих договоров с подрядчиками-физлицами, которым не выплачивается денежное вознаграждение – также возможная причина несоответствий в отчетности. Если выявлено расхождение СЗВ-М и РСВ, пояснения должны быть даны на то количество застрахованных лиц, которое не отражено в соответствующей форме.
Суть пояснений для ПФР сводится к объяснению причин, по которым отчетность не может быть составлена иначе. Например:
В ГУ ПФР № 7 по г. Москве
От ООО «Людмила»
(ИНН 7722123456)
Исх. № 111 от 19.04.2021
Пояснения о причинах расхождений в отчетности
В ответ на поступившее в адрес ООО «Людмила» требование № 1234 от 15.04.2021 г. о предоставлении пояснений сообщаем, что указанные в отчете СЗВ-М за январь 2021 г. сведения корректны. Несоответствие по численности застрахованных лиц данным «Расчета по страховым взносам» за 1 квартал 2021 г. обусловлено начислением и выплатой премии по итогам 2020 года в январе 2021 года, в том числе работникам, с которыми трудовые договоры были расторгнуты в декабре 2020 года (Маркина Светлана Ивановна, Полынцов Артемий Игоревич).
Премии начислены в соответствии с «Положением о премировании» компании, в «Расчете по страховым взносам» вознаграждения в пользу уволенных сотрудников и начисленные по ним страховые взносы отражены. В СЗВ-М за январь 2021 года сведения по уволенным в декабре 2020 года отсутствуют, так как на момент выплаты премии этим лицам у компании не было действующих заключенных с ними трудовых или гражданско-правовых договоров.
Копии приказов об увольнении прилагаются
Генеральный директор Павлов Павлов В.С.