Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Путевые листы в 1С 8.3 бухгалтерия

Учет путевых листов в 1С доступен и в актуальной версии программы. Процесс автоматизирован. 1С позволяет:

• создавать, распечатывать путевые листы, вести их учет;
• отображать покупку топлива при помощи карты (банка, топливной), его учет и списание.

Напомним: путевой лист позволяет отслеживать движение (маршрут следования), подтверждать, экономически обосновывать сопутствующие расходы и затраты на оплату труда водителя. То есть он может служить первичным документом, удостоверяющим соответствующие расходы.

Госкомстат рекомендует использовать бланки, утвержденные Постановлением № 78 от 28.11.1997, предназначенные для следующих ТС:

• легкового автомобиля (№ 3);
• грузового автомобиля (повременную форму № 4-П и сдельную 4-С);
• спецавтомобиля (№ 3-спец);
• легкового такси (№ 4) и др.

Эти же формы можно брать за основу при разработке собственных банков.

Подключение функционала в 1С для формирования путевого листа и его автозаполнения

1. Для активации опции «Путевые листы» в 1С:Бухгалтерия нужно:

• выбрать сначала «Администрирование», далее – Настройки программы - «Функциональность», затем – «Запасы»;

ВНИМАНИЕ! Работая с 1С:Бухгалтерией в упрощенном интерфейсе, функциональность нужно искать в настройках!

• выделить галочкой строчку «Путевые листы».

После этого документ (путевой лист) станет доступным для работы и использования в меню «Покупки» (разд. «Документы» упрощенного интерфейса).

2. Для указания данных о служебном авто (арендованном, личном), на котором будут ездить, нужно вручную:

• выбрать «ТС» в «Справочниках» (ОС и НМА);
• поставить галочку "По этому транспортному средству оформляются путевые листы";
• внести информацию о марке, VIN, госномере, собственнике (организация, контрагент), используемом топливе и его норме расхода.

Указанные здесь данные авто будут автоматически заполняться при формировании, заполнении путевого листа.

Проверить, правильно ли вы заполнили путевой лист, можно с помощью Готового решения от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

3. Для указания данных водителя авто (его водительских прав) нужно:

• открыть карточку водителя (физлица);
• справа снизу перейти по ссылке «Все документы»;
• добавить новый документ «Водительское удостоверение» по кнопке "Создать";
• указать в сформированном документе фамилию и имя водителя латиницей, серию и номер прав, где, кем, когда и на какой срок они выданы.

Указанные сведения будут использоваться при создании путевого листа.

Путевой лист и 1С 8.3: пошаговые действия при создании документа

Разберем пошагово, как работать с путевыми листами в 1С при командировках на легковом авто.

Шаг 1. Формирование документа

Найти разд. «Покупки», выбрать «Путевые листы», кликнуть «Создать».

Шаг 2. Заполнение сформированной формы: что указать

Необходимо отразить:

• название организации;
• когда создавался документ;
• данные об авто и сотруднике (водителе);
• норму расхода топлива по данным Минтранса либо документации (появляется автоматически при выборе авто, но, если данные указаны вручную, их можно сохранить для последующего использования);
• учет затрат;
• по топливу – вариант покупки (кассовый чек, топливная карта), объем топлива, залитого в автомобильный бак, его цену, дату;
• по маршруту – пункт, дату и время отправки (назначения), показания одометра (на начало и конец маршрута), при этом расстояние и расход топлива рассчитывается и заполняется автоматом.

Шаг 3. Печать документа

Распечатать можно путевой для легкового авто (ф. № 3), упрощенный путевой лист и авансовый отчет (при оплате топлива наличными либо картой банка), а также кассовые чеки. Сквозная нумерация отчетов в этом случае меняется, поэтому требуется правка номера в печатной версии документа и последующего создаваемого «Авансового отчета».

Шаг 4. Проведение документа

Кликнув на «Провести и закрыть», далее можно просмотреть следующий результат проведения (проводки), в частности, это:

• Дт 10.03.2 – приобретено (заправка) топлива (объем, цена);
• Кт 10.03.2 – операция его списания на указанный ранее счет затрат (конкретное списанное количество).

Нюансы при оплате топливной картой

Формируя путевые листы в 1с 8.3, действуют так:

1. При формировании документа «Путевой лист» выбирают именно «Топливную карту», вносят данные о количестве топлива без указания суммы, цены, НДС. Далее – заполняют по аналогии, как указано выше. После проведения сформированного путевого листа, результат будет следующим:

• Дт 10.03.2 – заправка топлива (только объем, сколько залили, без цены).

2. Чтобы показать сумму, создают в "Покупки" новый документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Топливо». Тогда по Дт 10.03.2 отобразится сумма без количества заправленного топлива.

Итоги

1. Работать с путевыми листами можно в 1С в актуальной версии. Для этого нужно активировать соответствующую опцию через функциональность программы.
2. Для автоматизации процесса заполнения заранее можно указать данные водителя (Ф. И. О., реквизиты прав) и служебного авто.
3. Путевой лист создают в разделе «Покупки», заполняя предложенную форму. В случае оплаты топливной картой формируют еще один документ – «Поступление (акты, накладные, УПД)».
4. Распечатать можно путевой лист легкового авто (в том числе в упрощенной форме), авансовый отчет и кассовые чеки.