Претензионная работа может быть начата в результате нарушения одной из сторон условий сотрудничества, при выявлении недостач в поставленной партии продукции, обнаружении счетных ошибок в полученных учетных документах. Претензии, предъявленные в устной форме, не имеют юридической силы. Для получения разъяснений от контрагента и исправления им ошибки необходимо направить в его адрес письменную претензию.
Отражение претензии в бухгалтерском учете: проводки у покупателя
В бухгалтерском учете выставленные поставщикам претензии отображаются на счете 76.2. Аналитика по счету ведется в разрезе каждой оформленной претензии. Покупатель при наличии оснований для спора с контрагентом составляет претензионное письмо. Поставщик должен ответить на претензии клиента – согласиться с мнением покупателя и выполнить договорные условия в полном объеме, или отказаться от выполнения. В последнем варианте покупатель вправе обратиться с иском в суд.
Отражение претензии в бухгалтерском учете (проводки) при выявлении брака осуществляют через дебетование счета 76.2 с одновременным кредитованием одного из затратных счетов (20, 23, 28), при несоответствии цен, условиям стандартов, счетных ошибках и т.п. кредитуют счет 60. Если поставщик считает требования клиента обоснованными, он удовлетворяет их. В учете покупателя дебиторская задолженность в виде претензии погашается при проведении кредитового оборота по 76.2.
Пример
ООО «Эксперт» заказало у ООО «Корунд» материальные ценности на условиях предоплаты. Сумма сделки – 2575 руб. В момент отгрузки была выявлена недостача в размере 575 руб. Покупателем составлена претензия, проводки в учете отразили сумму недостачи в качестве задолженности контрагента. Поставщик удовлетворил требования клиента путем возврата суммы недостачи. Позже была обнаружена недостача по приобретенным ценностям от другого поставщика - ООО «Ориент» в сумме 700 руб., контрагент отказался удовлетворять претензию.
Корреспонденции в учете:
- Д60 – К51 – 2575 руб., оплата ТМЦ ООО «Корунд»
- Д10 – К60 – 2000 руб. (2575 – 575), оприходование полученных фактически ценностей;
- Д76.2 – К60 – 575 руб., выставлена претензия, проводки формируются по аналитическому субсчету ООО «Корунд»;
- Д51 – К76.2 – 575 руб., претензия удовлетворена поставщиком.
- Д 76.2 – К60 – 700 руб., претензия направлена ООО «Ориент»;
- Д94 – К76.2 – 700 руб., ООО «Ориент» ошибку не признает, возмещение недостачи не будет произведено, сумма списывается в затраты.
Проводки по претензиям от покупателей: учет у поставщика
При получении претензии от покупателя поставщик может принять одно из решений:
- вернуть полученную от контрагента сумму (частично или полностью в зависимости от вида нарушения);
- заменить бракованные изделия;
- принять обратно неработающее оборудование
- устранить дефекты;
- скорректировать договорные цены в сторону их уменьшения;
- начислить и погасить неустойку или пеню.
Если поставщик согласен с содержанием претензионного письма, готов принять бракованные изделия и возместить их стоимость, такая процедура возврата будет проведена как обратная продажа методом «сторно».
Пример
ООО «Шарм» реализовало товарно-материальных ценностей на сумму 5 800 руб., включая НДС 1044 руб. Покупателем оплата продукции просрочена на 3 дня. По условиям договора за задержку в оплате начисляется пеня. Величина ставки по пене 0,09% за каждые сутки.
Проводки у поставщика:
- Д76.2 – К91.1 – признана неустойка в сумме 18,48 руб. (6 844 х 0,09% х 3).;
- Д51 – К76.2 – покупателем удовлетворены требования по претензионному письму, неустойка была погашена в размере 18,48 руб.
Если бы покупатель перечислил оплату за продукцию авансом, а поставщик задержал поставку, то возникли бы основания для ведения претензионной работы. Проводки по претензиям от покупателей имеют вид у поставщика:
- Д51 – К62 – получена предоплата;
- Д62 – К76.2 – учтены требования по претензии и отражена задолженность компании перед клиентом;
- Д76.2 – К51 – произведено удовлетворение требований покупателя.