Проводки по авансовому отчету по командировке

Бухучет командировочных расходов: общие положения

Отправляя сотрудника в бизнес поездку, на работодателя возлагается обязанность возместить все экономически обоснованные расходы, понесенные работником во время исполнения им трудовых обязанностей в командировке.

Перечень расходов, обязательных к возмещению поименован в части 1 ст. 168 ТК РФ. К таким расходам относятся:

1. Расходы на проезд.

Если в бизнес поездке, сотрудник пользуется услугами общественного транспорта, то работодатель возмещает стоимость понесенных расходов на покупку билетов. В данном случае, подтверждающими документами будут являться сами проездные билеты или квитанции таксистов. При этом вид транспорта не имеет значения. Возмещаются расходы как за проезд на рейсовом автобусе, так и перелет на самолете. Билеты могут приобретаться как специализированной службой (если таковая имеется в организации), так и сотрудником самостоятельно. Стоимость понесенных на проезд расходов возмещается в полном объеме.

Случай из жизни! Летом 2013 года сотрудник ООО «Х» возвращался из командировки поездом из Румынии в Москву через территорию Западной Украины. По неустановленным причинам проводники поезда вынудили пассажира, имеющего на руках электронный билет, выйти из поезда в районе Львова под предлогом, что электронные билеты, приобретенные на территории РФ недействительны в Украине. В итоге, сотрудник понес дополнительные расходы на проезд до Львова и приобретение дополнительного билета Львов – Москва (при том, что электронный билет того же направления уже был приобретен ранее). Кроме того, опасаясь дополнительных недоразумений в украинском поезде, сотрудник принял решение приобрести билеты на болгарский состав, следующий по маршруту София – Москва, стоимость которых была несколько выше, чем аналогичные билеты на украинский состав. По возвращению из командировки, руководителю организации была предоставлена служебная записка с объяснением причин понесенных дополнительных расходов. Было принято решение возместить сотруднику 100% расходов. Сами расходы были признаны принимаемыми для НУ, на основании докладной записки.

Данный пример наглядно показывает, что обоснованность любых расходов нужно рассматривать в индивидуальном порядке.

Расходы на проезд принимаются при наличии подтверждающих документов, т.е. самих билетов. Бывают ситуации, когда сотрудники теряют проездные билеты. Тогда может быть принято решение возместить стоимость проезда сотруднику.  Однако для целей налогообложения принять такие расходы невозможно.

Кроме того, в последнее время участились случаи аренды автомобиля при нахождении в командировке. Эти расходы также классифицируются как расходы на проезд.

2. Расходы на проживание.

Равно как и в ситуации с проездом, расходы на проживание возмещаются в полном объеме. При этом не важно, проживал сотрудник в гостинице или на арендованной квартире. Основанием для возмещения затрат на проживание и признание их в составе расходов являются подтверждающие документы: счета из гостиницы или договор найма жилого помещения с квитанцией об оплате. При отсутствии таковых, организация имеет право возместить потраченные суммы сотруднику, однако не имеет права принимать данные расходы для целей налогового учета.

3. Расходы на питание или суточные.

Расходы на питание как таковые не входят в перечень расходов, которые работодатель обязан возмещать командированному сотруднику. В большинстве случаев, при направлении работника в служебную поездку, ему перечисляются суточные из расчета:

1. 700 рублей в сутки при поездке по России;
2. 2 500 рублей в сутки, при командировке за границу. При этом, за первый или последний день командировки выплачиваются 700 рублей, т.к. сотрудник находится на территории домашнего государства.

Размер суточных может быть увеличен внутренним документом компании. Тогда сотруднику выплачивается сумма, прописанная в локальном документе, а для целей налогообложения принимается только в законодательно установленном размере.

На заметку! При проживании командированного лица в гостинице, нередки случаи, когда стоимость питания не выделена отдельной строкой в счете. Тогда всю сумму по счету можно отнести на статью расходов «Проживание» и принять в расходы в полном объеме. Отчитываться за суточные сотрудник не обязан.

Выдача аванса и суточных – проводки

При направлении сотрудника в служебную командировку, бухгалтерия организации, на основании приказа перечисляет командируемому сотруднику аванс. При расчете приблизительной суммы аванса следует учитывать предполагаемую длительность командировки и возможные дополнительные расходы. Сумму аванса, как правило рассчитывает сам сотрудник, с использованием специальной формы.

На примере ниже, покажем запрос на командировочные сотрудника при отправлении в заграничную командировку. Как видно, запрос суточных идет из расчета 1 день по норме по России и 5 дней по норме, положенной при отправлении в заграничную командировку.

Билеты приобретаются в два конца, и дополнительно запрашиваются средства на оплату пригородного сообщения от гостиницы до места службы.

Из-за неудобства рейса, одну ночь сотрудник будет вынужден провести в Москве, на территории РФ, и 5 ночей по месту командирования.

Таким образом произведен приблизительный расчет необходимой на поездку суммы:

При командировании работника по РФ, аванс выдается в рублях. С этой целью бухгалтерия может использовать:

• средства, находящиеся на расчетных счетах компании;
• выручку, находящуюся в кассе организации, исключение — суммы, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц.

Как уже было сказано выше, аванс выдается на основании приказа руководителя. Заявление сотрудника на выдачу средств не требуется. Следует учитывать, что аванс на командировочные расходы выдается сотруднику даже в том случае, если он еще не отчитался за предыдущую командировку.

Отражение выдачи сотруднику аванса и суточных на служебную поездку в бухгалтерском учете необходимо отразить следующей бухгалтерской записью:

Если деньги выдаются из кассы организации, обязательным условием является составление расходного кассового ордера. В свете современных технологий, альтернативным вариантом выдачи аванса на командировку, является корпоративная пластиковая карта. Данный вид карты приравнивается к денежным документам, а суммы по ней отражаются по счету 50.03 «Денежные документы». Условно такие документы принято называть дорожными чеками.

Приобретение дорожных чеков в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

При выдаче чеков сотруднику проводка выглядит следующим образом:

Вторым вариантом ведения учета расходов по корпоративной карте является открытие отдельных субсчетов на имеющиеся в организации корпоративные карты, например, «КК_Королёв». В настоящее время данный вид учета получил более широкое распространение по сравнению с первым вариантом.

Пополнение корпоративной карты отражается проводкой по перемещению денежных средств между собственными счетами организации:

Пополнив корпоративную карту сотрудника, следует помнить, что в этот момент денежные средства все еще находятся на счетах организации и не считаются выданными в качестве аванса сотруднику. Лишь в момент оплаты с корпоративной карты денежные средства с корпоративной карты попадают на 71 – й счет:

При направлении сотрудника в заграничную командировку, аванс можно выдавать:

• в рублях или в иностранной валюте;
• наличными средствами или посредством перевода на личную или корпоративную карту.

Возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода – проводки

Возврат неизрасходованных сумм аванса осуществляется проводками, обратными от тех, которыми оформлялась выдача аванса и зависит от того, куда сотрудник вносит деньги: в кассу или на банковский счет организации.

Датой поступления денежных средств в распоряжение организации в бухгалтерском учете необходимо отразить следующие записи:

Однако, несмотря на самое тщательное планирование командировочных расходов, нередки ситуации, когда в расходы превысили ожидаемый размер и сотруднику пришлось расплачиваться собственными средствами. Если перерасход экономически обоснован, то он возмещается в 100% размере.

Важно! Обоснованным перерасход признается, если деньги потрачены на выполнение задания и документально подтверждены. В случае, если хотя бы одно из условий не выполнено, организация имеет право не возмещать расходы.

Локальными документами могут быть установлены различные алгоритмы возмещения расходов в зависимости от ситуации. К примеру, норма суточных может зависить от должности командируемого сотрудника. Иногда, к сотрудникам, относящимся к составу высшего менеджмента суточные не применяются, а затраты на питание возмещаются по фактически понесенным расходам.

В качестве другого примера можно привести ситуацию, когда уже в ходе командировки возникла необходимость отправиться в дополнительную поездку, где стоимость проживания в гостинице превышает ранее запланированную сумму. По результатам командировки сотруднику возмещаются расходы на приобретение дополнительных проездных документов и оплату более дорогого проживания.

Если же сотрудник, при заселении в гостиницу по собственному усмотрению и без какого-либо основания выбрал номер, стоимость которого выше утвержденной, то руководитель имеет полное право отказать в возмещение разницы между утвержденной суммой на проживание и фактически понесенной. При этом у сотрудника нет оснований требовать данного возмещения.

Сумму неутвержденного перерасхода не следует отражать ни в авансовом отчете, ни в бухгалтерском учете, ни при расчете налога на прибыль. Проводки для компенсации перерасхода по авансовому отчету полностью идентичны тем, что используются при выдаче аванса.

Рекомендуем полезный материал от "КонсультантПлюс" об учете расходов сотрудника на каршеринг в командировке. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Заполнение авансового отчета проводится на основании каждого из предоставленных подотчетным лицом документов. Однако не возбраняется заполнение авансовых отчетов на основании реестров.

При составлении реестра в бухгалтерскую базу вносятся суммы командировочных издержек, аккумулированные по статьям расходов.

При подведении итогов по командировке, бухгалтеру необходимо рассчитать сумму, израсходованную на питание сотрудника. Если она превышает норматив, то сотруднику необходимо начислить суточные, сверх установленной нормы, с которых удерживается НДФЛ и уплачиваются страховые взносы.

После командировки за рубеж, возникает дополнительная обязанность – перевод счетов и чеков на русский язык. Без этого принять понесенные затраты в состав расходов для целей НУ невозможно. Например, перевод чека за ужин в ресторане за границей может выглядеть следующим образом:

Вполне обоснованно, при переводе сразу выделить НДС, а также поделить расходы на принимаемые к НУ и не принимаемые для целей НУ.

Выбор курса иностранной валюты зависит от ряда факторов. Если оплата производилась бизнес картой, и в выписке банка отражен актуальный на момент оплаты курс, то при составлении авансового отчета следует использовать именно его:

Если оплата производилась наличными денежными средствами, или сотрудник не предоставил реестр расходов из банка, то при составлении авансового отчета необходимо использовать официальный курс на дату составления расходов. При этом «курсовые прибыли или убытки» сотруднику никак не компенсируются.

Примеры учета затрат по командировкам

Учет командировочных расходов в базе 1:С производится с помощью специального документа: «Авансовый отчет по командировке».

В нашем случае в командировку отправлялся представитель высшего руководства. По условиям локального документа, которым регулируются правила учета командировочных расходов, суточные ему не выплачиваются, а расходы на питание возмещаются в полном объеме:

Поскольку сотрудник трудоустроен в подразделение «Администрация», то расходы, понесенные им в командировке следует отнести на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Таким образом, по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» будут отражены следующие обороты:

Итоги

Несмотря на то, что принимаются и возмещаются расходы, понесенные в командировке, строго в соответствии с требованиями законодательства, каждый представленный документ по командировочным расходам следует рассматривать в индивидуальном порядке. Человеческий подход и объективное мышление помогут принять правильное решение при классификации расходов, понесенных в бизнес поездке.