Представительские расходы в бухгалтерском учете

Определение представительских расходов

Компания несет расходы, связанные с приемом и обслуживанием работников сторонних фирм, прибывших для обсуждения перспектив будущего партнерства. Эти издержки известны как представительские расходы, проводки по ним оформляет бухгалтерия. Они включают затраты на официальные встречи, обеды, организацию буфета, услуги переводчиков и прочие подобные активности. Главное, чтобы все эти расходы были непосредственно связаны с официальными встречами и обслуживанием представителей других организаций. Цель таких расходов — установить и поддерживать сотрудничество между компаниями.

Не все издержки могут быть классифицированы как представительские. Например, затраты на неформальные события, такие как дружеские посиделки или развлекательные мероприятия, не являются представительскими расходами.

Есть несколько условий, которые необходимо соблюдать, чтобы принять к учету представительские расходы в бухгалтерском учете и не переживать, что со стороны аудиторов или налоговиков поступят замечания. Такие траты должны:

• относиться к приему и обслуживанию сотрудников других компаний;
• способствовать развитию и поддержанию деловых связей;
• быть оформленными документально.

Первичные документы по представительским расходам

Как мы уже сказали выше, для того чтобы учесть представительские расходы в бухгалтерском учете, их необходимо оформить первичными документами. К таким могут относиться:

• Распоряжение о проведении мероприятия. Это документ в свободной форме, который принят в компании. В нем, как правило, содержится информация о целях проведения мероприятия, дате, участниках (других компаний, сотрудников), ответственных с перечнем их зон ответственности и так далее.
• План мероприятия. Он должен соответствовать распоряжению и содержать подробную информацию о мероприятии: этапы, время, даты.
• План затрат. Он создается индивидуально для каждого события и утверждается руководством. В плане необходимо четко обозначить категории издержек и их размеры.
• Доклад о проведенном событии. В нем подробно описываются итоги мероприятия и реальные издержки.
• Документ о списании представительских затрат. Этот документ визирует руководитель и главный бухгалтер компании.
• Финансовые документы. Это могут быть квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ и другие бумаги, подтверждающие издержки.

Грамотное ведение документации по представительским расходам помогает снизить риски, связанные с налогами, и гарантирует законное списание затрат.

Как оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерии такие затраты считаются основными и записываются по дебету счетов коммерческих или управленческих расходов в сумме фактических издержек.

Учет представительских расходов в 2024 году:

Как правило, за организацию подобных событий отвечает один из работников компании. В зависимости от размаха мероприятия и финансовых возможностей фирмы ему могут быть выделены средства на представительские расходы, а на какой счет отнести их, определит бухгалтер в зависимости от способа выдачи средств.

Когда сотрудник предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, бухгалтер сможет отразить представительские расходы в учете.

Если компания использовала для организации встреч свои материалы или товары, то нужно использовать следующую корреспонденцию:

Налоговый учет представительских расходов

В соответствии с налоговым законодательством представительские расходы могут быть включены в расчет налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Но для этого они должны отвечать определенным требованиям. Во-первых, расходы должны быть направлены на получение дохода. Во-вторых, они должны быть подкреплены соответствующими документами. В-третьих, их сумма не должна превышать установленного лимита.

Ограничение на представительские расходы составляет 4 % от затрат на оплату труда за отчетный период. Это значит, что компания может принять к учету только представительские затраты, которые не превышают этого процента от общего фонда оплаты труда. Любые расходы свыше установленного лимита не могут быть включены в налоговую базу и считаются сверхнормативными.

Однако есть один момент: если представительские расходы были понесены в начале года, существует возможность учесть их в течение всего налогового периода, так как накопленная сумма расходов на оплату труда будет увеличиваться.

НДС принимается к вычету только по тем представительским расходам, которые учтете для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету:

Чтобы подтвердить представительские расходы, нужны следующие документы:

• документ, который подтверждает решение о проведении мероприятия (например, приказ или распоряжение);
• документ, где рассчитана предполагаемая сумма расходов (смета);
• документы, которые подтверждают оплату расходов (чеки, квитанции, платежные поручения);
• документ, описывающий проведенное мероприятие (отчет), где указаны его цели, участники и результаты.

Важно отметить, что налоговый учет представительских расходов требует тщательного планирования и контроля. Компания должна следить за тем, чтобы расходы соответствовали установленным критериям и были подтверждены необходимыми документами. Это позволит избежать претензий со стороны налоговых органов и обеспечить правильное отражение расходов в налоговой отчетности.

Бухгалтерские проводки представительских расходов

Компания приняла решение о том, что необходимо увеличить базу поставщиков, которые готовы предоставлять ей свою продукцию. Для этого было организовано мероприятие, которое квалифицировали как представительские расходы в бухгалтерском учете. По плану в него включено:

1. Бар - 60000 р., в т. ч. НДС (50000 и 10000).
2. Презентация с участием известного тренера – 60000 р., в т. ч. НДС (50000 и 10000).
3. Банкетный стол - 216000 р., в т. ч. НДС (180000 и 36000).
4. Найм официантов - 48000 р., в т. ч. НДС (40000 и 8000).
5. Доставка от аэропорта до места проведения мероприятия и обратно - 18000 р., в т. ч. НДС (15000 и 3000).

Для оплаты банкетного стола и официантов коммерческий директор получил в кассе наличные в размере 264000 р. Средства для оплаты бара, услуг тренера и транспорта были перечислены с расчетного счета в размере 138000 р.

Представительские расходы - проводки в бухучете:

На момент проведения мероприятия по привлечению новых контрагентов сумма фонда оплаты труда в компании составила 3 млн р. Посчитаем: 4 % от данной суммы - 120 тыс. р., это меньше, чем компания потратила на расходы. Таким образом, на момент проведения мероприятия компания имеет право включить в базу по учету налога на прибыль только 120 тыс. р. из всех понесенных расходов. И только в этой сумме принять к вычету НДС. В книгу покупок на момент проведения мероприятия компания имеет право включить только те счета-фактуры, по которым сделает вычет.

Так как год еще не закончился, у компании есть время принять к вычету НДС по представительским расходам в будущих месяцах вместе с ростом расходов на оплату труда сотрудников. Все, что принять к вычету будет нельзя, нужно будет оформить записью: