Постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начинается с 01.01.2020. Работникам дается 12 месяцев, чтобы определиться, готовы ли они отказаться от бумажных бланков трудовых, заполненных привычным способом. Работодателям необходимо совершить ряд мероприятий, чтобы подготовиться к новым правилам ведения кадровой документации и взаимодействия с наемным персоналом. Несвоевременное или недостоверное информирование пенсионного ведомства о трудовой деятельности сотрудника через ЭТК, совершенное должностным лицом неоднократно, планируется наказывать административным предупреждением (законопроект 748758-7 с поправками в статьи КоАП РФ - 5.27 и 23.12).
Переход на электронные трудовые книжки: последние новости
16.12.2019 закон о введении ЭТК № 439-ФЗ подписал Президент В.Путин. Правовой акт вступает в силу в 2020 году, уже с 1 января. Изменения вносятся в российский Трудовой кодекс – в нормативный документ добавляются положения, касающиеся порядка формирования ЭТК. Термин «электронная трудовая книжка» в законодательных источниках не используется, он является скорее бытовым. То, что ранее вписывалось от руки в документ, будет передаваться удаленно, в цифровом виде. Данные о трудовой деятельности сотрудников работодатель начнет предоставлять в Пенсионный фонд посредством подачи сведений по форме СЗВ-ТД.
Под ЭТК подразумеваются сведения о трудовой деятельности и наработанном стаже каждого работника, подаваемые работодателем в ПФР. По требованию гражданина ему предоставят данную информацию в форме электронного или бумажного документа (по форме СЗИ-ТД). С его содержанием он сможет ознакомиться и через личный кабинет, зарегистрировавшись на сайте Пенсионного фонда. Порядок формирования сведений о трудовой деятельности и их получения гражданами изложен в новой статье ТК РФ (66.1 ст.), которая заработает с начала 2020 года.
Пока работников не принуждают ограничиться ЭТК, так как перейти на электронные трудовые книжки им предлагается в добровольном порядке. Обязательными они станут только для граждан, впервые принятыми на работу, начиная с января 2021 года. Остальные работающие россияне в течение 2020 года должны решить, хотят ли они полностью перейти на цифровое ведение трудовой книжки, или их работодателю следует и дальше продолжать вести ее бумажный аналог. О своем решении сотрудник сообщает в заявлении, адресованном руководителю компании.
Если подчиненный просит продолжить вести трудовую книжку на обычном бланке, кадровая служба обязана выполнить его требование. В этом случае информация о трудовой деятельности наемного работника будет дублироваться: ее придется вносить и в ЭТК, и в бумажный документ. Так же закон предписывает действовать в отношении сотрудников, не написавших никакого заявления. Но если до конца следующего года работник письменно изъявит желание полностью перейти на ЭТК, работодатель освободится от обязанности вести и хранить ее привычный аналог на бумажном бланке. Документ возвратят владельцу на руки.
Переходим на электронные трудовые книжки: пошаговый алгоритм
О том, что работникам предстоит выбрать, каким образом должна вестись их трудовая книжка, говорится в ст. 2 закона № 439-ФЗ. Там же перечислены мероприятия, которые работодателям необходимо провести в переходный период, то есть, как правильно перейти на электронную трудовую книжку в течение 2020 года. Обращаем внимание, что в следующем году кадровикам фактически надо параллельно вести электронные и бумажные трудовые книжки в отношении всех сотрудников. Лишь на основании полученных заявлений (с просьбой вносить сведения о работе в электронном виде), они смогут вернуть бумажные трудовые книжки работникам, и больше не заниматься их ведением.
Переход на электронные трудовые книжки пошагово выглядит так:
-
Работодатели в 2020 году вносят изменения во внутренние нормативные акты организации, либо подготавливают новые документы. В них должны появиться положения об ЭТК. В частности, в «Правилах внутреннего трудового распорядка» следует прописать возможность предоставления работником сведений о трудовой деятельности при трудоустройстве в компанию. Если на предприятии действует коллективный договор, стороны обсуждают и разрабатывают поправки в этот документ.
-
Подготавливается техническая база для взаимодействия с Пенсионным фондом РФ. Для передачи сведений о трудовой деятельности работников и ведения ЭТК ведомство предложило проект специальной отчетной формы СЗВ-ТД, которая в 2020 году должна передаваться не позже 15 числа - месяца, следующего за месяцем отраженного в документе события:
- приема на работу;
- перевода сотрудника;
- увольнения;
- подачи заявления работником - либо о сохранении трудовой книжки на бумажном бланке, либо о переходе на ЭТК.
-
С 2021 года заполнять и передавать форму СЗВ-ТД в случаях увольнения или трудоустройства сотрудника придется быстрее – не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего локального приказа или другого акта, подтверждающего совершение указанного в отчете события (закон № 436-ФЗ от 16.12.2019, ст.1).
-
Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки включает обязанность работодателей до 30.06.2020 письменно сообщить наемному персоналу о новеллах трудового законодательства и об их праве выбрать, продолжать ли кадровикам вести их обычную бумажную трудовую, либо перейти на электронный аналог.
На работников, которые придут на свою первую работу после наступления 2021 года, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки. Право выбора для таких сотрудников закон не предусмотрел.