Компании дарят своим работникам подарки по праздникам или на день рождения сотрудников. По общему правилу, все подарки стоимостью до 4000 руб. не облагаются НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Рассмотрим подробно, когда нужно показывать подарки в 6-НДФЛ и как отражать стоимость подарков сверх лимита правильно, чтобы избежать претензий и лишних вопросов со стороны налоговых органов.
Подарки в 6-НДФЛ — как правильно указать суммы НДФЛ в 2023 году
В разд. 2 расчета 6-НДФЛ отражаются показатели нарастающим итогом за календарный год. В разд. 1 приводятся данные о суммах НДФЛ за последние 3 месяца отчетного периода.
Если подарок преподнесен в натуральной форме, то датой фактического получения дохода будет день вручения подарка. Для подарка в денежной форме такой датой считается день выплаты (перечисления) работнику (п. 1 ст. 223 НК РФ).
Причем, при выплате работнику (исполнителю) дохода в натуральной форме НДФЛ удерживают из других ближайших по времени денежных выплат, например, зарплаты или премии физлица. Удержать такой налог можно в размере не свыше 50% от размера получаемого денежного дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Перечислить НДФЛ в бюджет следует в рамках ЕНП и до 28 числа текущего месяца,. При этом НДФЛ удерживается в период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Сведения о подарках работникам указываются в разд. 1 и 2 расчета 6-НДФЛ. Данные о подарках заносятся и в справках о доходах и суммах НДФЛ физлица в случае заполнения расчета за налоговый период, то есть, за календарный год (разд. 3-5 приказа ФНС России «Об утверждении формы» от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, далее – приказа ЕД-7-11/753@).
Нюансы по подарку до 4 000 рублей
Подарки на сумму до 4 000 руб. в год можно не заносить в расчет, в том числе и в Справку о доходах физлица. Ведь такие подарки не облагаются НДФЛ (ст. 216, п. 28, 33 ст. 217 НК РФ).
Однако, в расчете 6-НДФЛ рекомендуется отражать все подарки независимо от их стоимости, начиная с того периода, когда был вручен первый подарок. Тогда доход работника (исполнителя) отражается в расчете 6-НДФЛ в полном размере (вместе с подарком до 4 000 руб.) по стр. 110 с указанием вычета по стр. 130 (п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо УФНС России по г. Москве «О рассмотрении обращения» от 14.03.2018 № 20-14/052437@).
Если в расчете 6-НДФЛ не отразить подарок стоимостью до 4 000 руб., то в дальнейшем придется либо указать его в одном из следующих расчетов при превышении в соответствующем отчетном периоде лимита в 4 000 руб. в случае дарения еще одного подарка работнику в налоговом периоде НДФЛ либо нужно будет подавать в ИФНС уточненный расчет 6-НДФЛ в соответствии со ст. 81 НК РФ.
Пример: Предположим, что в 2023 г. в компании только одному работнику Сидорову А. П. выдавались подарки.
Сидоров А. П. получил подарок стоимостью 2 500 руб. к своему юбилею в сентябре 2023 г. Затем в декабре 2023 г. работник получил подарок к Новому году стоимостью 2 500 руб.
В этом случае с подарка на 2 500 руб., полученного в сентябре 2023 г. НДФЛ не удерживается. Ведь доход в виде подарка не превышает 4 000 руб. Не обязательно показывать подарок в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 г. Если вы все же решили сделать это, то его стоимость отражается одновременно по стр. 110 и 130 разд. 2 расчета.
В декабре 2023 г. НДФЛ надо будет удержать по ставке 13 % с суммы превышения необлагаемого НДФЛ лимита, то есть, с 1 000 руб. ((подарок Сидорову А. П. к юбилею на 2 500 руб. + подарок Сидорову А. П. на НГ стоимостью 2 500 руб.) – 4 000 руб.).
В расчете 6-НДФЛ за 2023 г. в стр. 110 разд. 2 заносится общая стоимость подарков с начала 2023 г., то есть, 5 000 руб. (2 500 руб. + 2 500 руб.), а в стр. 130 включается сумма вычета НДФЛ с 2 подарков, то есть, 4 000 руб.
При указании подарков в расчете необходимо руководствоваться общими правилами оформления расчета 6-НДФЛ.
Как отразить подарки в натуральной форме в расчете 6-НДФЛ начиная с отчетности за I квартал 2023 г? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.
Как отразить подарки в разделе 1 расчета 6-НДФЛ в 2023 году
В разд. 1 расчета 6-НДФЛ указываются сведения об удержанном НДФЛ, удержание которого было осуществлено в приведенные в строках 021-024 расчета (далее – стр.) сроки. В разд. 1 указываются (п. 3.1, 3.2 приказа ЕД-7-11/753@):
- в стр. 20 — НДФЛ, удержанный за последние три месяца отчетного периода (в том числе со стоимости подарка), обобщенный по всем физлицам-работникам (исполнителям);
- в стр. 021-024 — сумма исчисленного и удержанного НДФЛ (в том числе и со стоимости подарка), подлежащая перечислению по соответствующему сроку перечисления отчетного периода расчета 6-НДФЛ (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).
Причем по соответствующему стр. 021-024 сроку могут быть произведены удержания НДФЛ с:
- Выплаты подарка, если он выплачен в денежной форме.
- Выплаты последующего денежного дохода, если подарок вручили в натуральной форме и позднее работнику (исполнители) выплатили денежный доход.
Сумма НДФЛ, приведенная в стр. 020 расчета, должна соответствовать сумме значений заполненных стр. 021-024.
Как отразить подарки в разделе 2 расчета 6-НДФЛ в 2023 году
В разд. 2 формы 6-НДФЛ отражаются обобщенные по всем работникам (исполнителям) сведения о доходах, суммах вычетов НДФЛ и НДФЛ нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 4.1 приказа ЕД-7-11/753@).
Доходы, НДФЛ с которых устанавливается по ставке 13% и перечисляется на один соответствующий КБК (в 2023 г. – это код КБК 182 1 01 02010 01 1000 110), отражаются в одном разделе расчета (письмо ФНС России «О заполнении расчета» от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@).
Сведения о доходах отражаются, если дата их фактического получения приходится на отчетный период.
Дата фактического получения дохода — это день выплаты подарка в форме выплаты денежных средств или вручения в натуральной форме (ст. 223 НК РФ).
Строки 110 и 112
В стр. 110 формы 6-НДФЛ стоимость подарка включается в общую сумму доходов, начисленных по всем работникам (исполнителям) с начала календарного года. Если подарок был выдан в натуральной форме, то в стр. 110 указывается стоимость приведенного подарка в денежном выражении.
В стр. 112 указывается стоимость подарка, выдача которого установлена трудовым договором (контрактом) и не оформлена договором дарения. Стоимость подарка указывается в общей сумме доходов, начисленной по всем работникам (исполнителям) с начала года по таким договорам (контрактам) (письмо Минздравсоцразвития РФ «Об уплате» от 05.03.2010 № 473-19).
Строки 120 и 130
В стр. 120 формы 6-НДФЛ указывается общее количество работников (исполнителей), получивших доходы, в том числе и подарки.
В стр. 130 прописывается общая сумма вычетов НДФЛ по всем доходам, в том числе и по подарку, нарастающим итогом с начала календарного года. Если совокупная сумма подарков в пользу работника (исполнителя) за отчетный период не превысила 4 000 руб., то в стр. 130 отражается вся стоимость подарка (при условии, что в расчете 6-НДФЛ указываются все подарки независимо от их стоимости).
При превышении лимита в сумме вычетов НДФЛ (стр. 130) можно учесть 4 000 руб. (ст. 216, п. 28, 33 ст. 217 НК РФ, Приложения 2 к приказу ФНС России «Об утверждении кодов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@). Пример с работником Сидоровым А. П. приведен выше в статье.
Строки 140 и 160
В стр. 140 формы 6-НДФЛ указывается НДФЛ с доходов, в том числе и с подарка, начисленный по всем работникам (исполнителям), нарастающим итогом и с начала календарного года. Если общая сумма подарков в пользу работника (исполнителя) составляет до 4 000 руб. за отчетный период и подарки не относятся к вознаграждениям за труд, то данная сумма подарков не облагается НДФЛ (ст. 216, п. 28, 33 ст. 217 НК РФ).
В стр. 160 заносится НДФЛ, удержанный с начала календарного года, включая и НДФЛ с подарка.
Однако, стр. 160 не надо заполнять при выдаче подарка в натуральной форме. Такое возможно, если совокупная сумма подарков работнику (исполнителю) с начала календарного года превысила необлагаемый лимит (4 000 руб.) и после этого доходы в денежной форме не выплачивались. В приведенной ситуации заполняется стр. 170. В стр. 170 указывается НДФЛ, не удержанный с данного подарка в натуральной форме.
Пример: На протяжении 2023 г. работнику Иванову В. П. был подарен ноутбук стоимостью 17 000 руб. Причем, после этого доходы в денежной форме ему не выплачивались. Тогда в стр. 170 расчета 6-НДФЛ необходимо указать сумму неудержанного НДФЛ с такого подарка (ноутбука), равный 1 690 руб. ((17 000 руб. - 4 000 руб.) x 13%/100%.
Пример отражения подарков в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года
25 августа 2023 г. работнику Петрову К. В. был подарен телефон стоимостью 15 000 руб., из них 4 000 руб. – сумма необлагаемого НДФЛ дохода. Сумма начисленного НДФЛ с такого подарка составила 1 430 руб. ((15 000 руб. - 4 000 руб.) x 13%/100%).
Ближайшая выплата зарплаты осуществлена 6 сентября 2023 г. Из нее в этот же день был удержан (ст. 226 НК РФ):
- НДФЛ в размере 6 500 руб. = 50 000 руб. х 13%/100% (с зарплаты за август 2023 г., начисленной в сумме 50 000 руб.).
- НДФЛ с подарка – в размере 1 430 руб.
Иные начисления и выплаты доходов на протяжении 9 месяцев 2023 г. компания не производила.
Суммарно НДФЛ = 1 430 руб. (с подарка) + 6 500 руб. (с зарплаты) = 7 930 руб. Этот НДФЛ в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев заносится в стр. 023. Ведь по ней указывается НДФЛ, удержанный за период с 23 августа по 22 сентября 2023 г. (п. 3.2 приказа ЕД-7-11/753@).
В разд. 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 г. данные по приведенному подарку в виде телефона надо отразить следующим образом:
При выдаче подарков составляется соответствующий приказ работодателя и специальная ведомость выдачи подарков работникам (исполнителям) с указанием фамилий получателей, названия и стоимости подарков (п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Если в качестве подарков выдается продукция собственного производства, стоимостная оценка производится исходя из себестоимости по данным бухучета. При вручении приобретенных товаров их стоимость рассчитывается по ценам покупки на основании ст. 105.3 НК РФ.
Итоги
Таким образом, подарки, подаренные работодателем работникам (исполнителям), должны быть правильно отражены в расчете 6-НДФЛ. Подарки отражаются и в первом, и во втором разделе расчета 6-НДФЛ. При этом необходимо учитывать приведенные в статье нюансы отражения подарков в 6-НДФЛ, в том числе и по их учету.