Персонифицированный учет в 2024 году

Работодателю о персонифицированном учете

Компании и физлица, выплачивающие доходы работникам и исполнителям по договорам ГПХ на выполнение работ (оказание услуг), обязаны организовать и вести персонифицированный учет и представлять контролирующим органам персонифицированную отчетность.

Законодательство расшифровывает термин «персонифицированный учет» следующим образом:

Для персонифицированного учета у каждого физлица должен быть СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета), присваиваемый Социальным фондом. Если у принимаемого на работу гражданина отсутствует этот идентификатор, работодателю следует зарегистрировать его в фонде, отправив туда специальный документ:

Осуществляет персонифицированный учет Социальный Фонд, а необходимые для этого сведения по своим работникам и ГПД-исполнителям предоставляют в фонд работодатели по специальным отчетным формам (подробнее об основных отчетах расскажем в следующих разделах).

Отчет 1: сведения о физлицах

Начиная с отчетности за январь 2023 года работодатели обязаны представлять в налоговую инспекцию персональные данные о физлицах в отдельном отчете (по форме из приказа ФНС № ЕД-7-11/878@, в ред. от 13.09.2024):

Набор представляемых в этом отчете персональных данных стандартный: ИНН, СНИЛС, Ф. И. О., сумма начисленных выплат)*:

*Если в отчетном месяце не было сумм выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физлица, по стр. 070 проставляют прочерки.

Включать в отчет нужно сведения не только о сотрудниках, работающих по трудовому договору, но и о физлицах, с которыми заключены:

• договоры ГПХ на выполнение работ (оказание услуг);
• договоры авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договорам о предоставлении прав использования результатов интеллектуальной деятельности.

Кроме того, в отчет должны попасть уволившиеся в отчетном месяце работники и сотрудники, в пользу которых не было начислений.

Подробную инструкцию по заполнению нового отчета смотрите здесь.

Применяющие АУСН компании и ИП сведения по данной форме сдавать не обязаны.

Отчет 2: единая форма сведений (ЕФС-1)

Форму ЕФС-1, в составе которой также содержатся персонифицированные сведения о физлицах, работодатели обязаны представлять в СФР*:

                   Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281    Разные подразделы - в разные сроки

*Сведения о трудовой (иной) деятельности

Персонифицированные сведения, отражаемые в форме ЕФС-1, работодатели представляли до 2023 года в составе иных отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3.

Как, куда и когда сдавать ЕФС-1 вы можете узнать из этого материала.

Отчет 3: РСВ

Привычный для всех работодателей расчет по страховым взносам (РСВ) также включает персонифицированные сведения. С отчетности за 1 квартал 2023 года расчет представляют на обновленном бланке (в ред. от 13.09.2024) и в срок:

Образцы всех отчетов по персонифицированному учету подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Компании и ИП, применяющие АУСН, этот расчет налоговикам не сдают.

Что представляет собой новая автоупрощенка, расскажем в статье «АУСН - новый налоговый режим с 2023 года».

Форма СЗВ-ДСО с 01.03.2023

Форма СЗВ-ДСО является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета:

                    Приказом СФР от 11.10.2023 № 2018         Ежегодно, не позднее 25 января

Отчет этой формы нужно было представить в СФР с данными за 2024 год не позднее 25.01.2025.

Форма СЗИ-ИЛС для работников

Физлица могут в любой момент получить сведения о стаже и уплаченных страховых взносах, запросив в Социальном фонде электронную форму СЗВ-ИЛС. Этот документ содержит персонифицированные данные, отраженные на индивидуальном лицевом счете каждого гражданина. В фонд эта информация поступает от работодателей.

Сведения, отраженные на ИЛС, можно запросить через личный кабинет на сайте Госуслуг.

Пополнение сведений производится на регулярной основе – работодатели передают данные о взносах ежеквартально посредством представления в налоговые органы РСВ (расчета по страховым взносам), информацию о стаже – ежегодно (в составе формы ЕФС-1).

СЗИ-ИЛС формируется в режиме «on-line» и содержит сведения, учтенные на лицевом счете на момент формирования запроса.

Другие нюансы-2025 по персучету

С 09.01.2023 при регистрации граждан в системе персонифицированного учета применяются обновленные приказом СФР от 30.10.2023 № 2153 бланки:

Внесенные в формы поправки носят в основном технический характер.

Среди позитивных новшеств − увеличение в два раза отрезка времени, отводимого на уплату страхователями штрафа (с 10 до 20 календарных дней). Если заплатить быстро (в первую половину срока – в течение 10 дней), скидка от «штрафной» суммы составит 50%. Если ошибку исправить раньше, чем ее найдут проверяющие, ответственность не наступает (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

Законодательство по персонифицированному учету продолжает корректироваться. Например, Минтруд обновил правила персучета. Они утверждены приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н. Что планировали сделать:

Все эти изменения вступили в силу.

Итоги

В персонифицированном учете с 2023 года произошло немало изменений – вместо ПФР сведения нужно подавать в новый Социальный фонд по новым формам и в новые сроки. Инструкция по ведению персучета в ближайшее время планируют обновить. При этом перечень персональных сведений в целом остался прежним.