Передача ЭЦП другому лицу

Можно ли передать ЭЦП другому лицу

На сегодняшний день законодательное регулирование использования ЭЦП проработано не до конца и некоторые вопросы остаются нерешенными. Один из них — это передача подписи другому лицу. Де-факто закон ее не запрещает.

В соответствии с положениями п. 1 ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» участники электронного взаимодействия вправе использовать ЭЦП любого вида по своему усмотрению, если требования к ее использованию не установлены законодательством. Соответственно, если прямого запрета на передачу другим лицам нет, то она возможна — никакой ответственности за нее не возникнет.

Однако здесь нужно понимать, что при этом могут возникнуть неблагоприятные последствия, связанные с тем, что ЭЦП уполномоченного должностного лица использовали для утверждения какого-либо документа без его ведома. Доказать, что де-факто бумагу подписывало иное лицо, будет сложно (практически невозможно). Ведь в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 4 закона № 63-ФЗ электронную подпись и (или) подписанный ею электронный документ нельзя признать не имеющими юридической силы из-за того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием специализированных средств.

Иными словами, при возникновении проблем придется доказывать сам факт передачи ЭЦП, что без соответствующих документов сделать затруднительно.

Возможна ли передача квалифицированной ЭЦП

Квалифицированным согласно п. 3 ч. 1 ст. 2 закона № 63-ФЗ считается сертификат ключа проверки электронной подписи, созданный аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи, и являющийся в связи с этим официальным документом. Квалифицированная ЭЦП сохраняет законную силу, пока ее не отменит своим решением суд.

С передачей данного вида подписи все не так однозначно, как с обычной. Напрямую она тоже не запрещена ни одним нормативным актом. Однако из п. 3 ч. 1 ст. 11 закона № 63-ФЗ следует, что квалифицированная ЭЦП имеет силу только в том случае, если на момент подписания документа она принадлежала владельцу, а после самого подписания в документ не вносились никакие изменения. Таким образом, здесь ясно видно, что использовать подпись имеет право только ее владелец, причем собственноручно, так как закон указывает на значение принадлежности ЭЦП. Передача же третьим лицам по смыслу приведенной нормы невозможна.

Когда необходимо передать ЭЦП другому лицу: примеры ситуаций

Разберем несколько распространенных ситуаций, когда требуется передача ЭЦП тому, кто не является ее владельцем — то есть лицом, которому выдан сертификат ключа проверки электронной подписи (ст. 2 закона № 63-ФЗ).

Большой объем документов для подписания.

Во многих организациях, где используется электронный документооборот, часто бывают ситуации, когда скапливается большой массив документов на подпись. Их количество может исчисляться тысячами. Естественно, владелец ЭЦП (как правило, руководитель) не может в одиночку подписать все эти бумаги — на это может уйти несколько дней. Чтобы ускорить процесс, процедуру подписания делегируют другим работникам организации. Для этого им передается ЭЦП должностного лица, с помощью которой и производится подписание.

Отъезд руководителя 

Иногда в связи с деятельностью организации ее руководитель или другое ответственное должностное лицо должно уехать. Однако без него не выйдет подписать документы, необходимые для работы. Чтобы не останавливать документооборот, ЭЦП оставляют сотрудникам, которые за него ответственны. По факту именно они подписывают документы, предварительно получив на это разрешение или распоряжение от руководителя организации.

Составление отчетов 

Деятельность некоторых организаций связана с составлением специфической отчетности по разным направлениям, которую руководитель подготовить и оценить бывает не в состоянии. Если такое имеет место, то на практике ЭЦП для подписания отчета передается сотруднику, уполномоченному на его составление. Руководитель при этом только санкционирует подписание, но сам де-факто его не выполняет.

Альтернатива передачи ЭЦП другому лицу

Если говорить о подписании большого объема документов из примера выше, то альтернативы передачи ЭЦП другому лицу не существует. Здесь только два варианта: либо руководитель отдает подпись другому сотруднику, либо он подписывает весь массив документации самостоятельно.

Если руководитель уезжает, то документы для подписания можно отправлять ему по электронной почте. Он будет подписывать самостоятельно и уже подписанные высылать подчиненным для исполнения или информации.

Процедура передачи ЭЦП

Процедура передачи ЭЦП другому должностному лицу организации никак не регламентирована законодательно, однако нуждается в оформлении. Чтобы не возникло проблем, процедуру необходимо урегулировать локальными нормативными актами. Например, выпустить приказ от имени руководителя организации, в котором будут содержаться подробные правила передачи электронной подписи должностным лицам, не являющимся ее владельцами в соответствии с законом № 63-ФЗ.

Акт приема-передачи ЭЦП 

Чтобы при передаче ЭЦП не было проблем, ее следует фиксировать отдельным документом. Для этого составляет акт приема-передачи, который может быть установлен локальными нормативными актами организации. Документ можно составить в свободной форме, но лучше, если в нем будет содержаться следующая информация:

• наименование организации;
• ФИО, должности и паспортные данные лиц, передающих и принимающих ЭЦП;
• цель передачи;
• дату передачи.

При необходимости также можно указать продолжительность нахождения ЭЦП у лица, которое не является ее владельцем.

При возврате подписи составляется отдельный акт, который не отличается от описанного выше. При желании возврат можно фиксировать и в первом документе, включив в него соответствующие информацию и графы.

Акт заверяется подписями передающей и принимающей стороны. Также его можно скрепить печатью организации.

Если вы не можете самостоятельно подготовить акт прием-передачи электронной подписи, образец данного документа можно скачать у нас на сайте.

Ответственность за незаконную передачу ЭЦП

Непосредственно за передачу электронной подписи ответственность действующим законодательством на сегодняшний день не предусмотрена. Однако нужно понимать, что, передавая ЭЦП другому лицу, ее владелец берет на себя все риски, связанные с этим. А они весьма немалые — передача может быть чревата очень широким спектром неблагоприятных последствий.

Больше полезной информации по теме - в "КонсультантПлюс". Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Негативные последствия передачи ЭЦП другому лицу

Если подпись будет использована неправомерно, возможно наступление неблагоприятных последствий, чреватых самыми серьезными проблемами. Среди них:

• Заверение не тех документов. Как минимум, это вызовет путаницу в организации и исполнение указаний, которые руководство фактически не выдавало.
• Совершение неправомерных действий. Если подписанный документ содержит незаконные требования, то владелец подписи может быть привлечен по ст. 286 УК РФ (превышение должностных полномочий). Если будет доказано, что подписывал не он — по ст. 293 УК РФ (халатность).
• Финансовые потери. Если владелец ЭЦП является материально ответственным лицом, то незаконное использование подписи может привести к материальным растратам. Это также чревато уголовной ответственностью — по ст. 160 УК РФ (присвоение или растрата) или ст. 293 УК РФ (халатность).

Для того, кто незаконно воспользовался ЭЦП, также может наступить уголовная ответственность. Если он использовал подпись с корыстным умыслом, то его могут привлечь по ст. 159 УК РФ (мошенничество). Если корыстного умысла не было, то возможна уголовная ответственность по ст. 286 УК РФ (превышение должностных полномочий) за сам факт подписания документа, на которое сотрудник не имел права.

Ну и конечно, нужно учитывать, что если в результате неправомерного использования ЭЦП другим лицом причинен ущерб самой организации, ее собственникам, другим хозяйствующим субъектам, гражданам или государству, его придется компенсировать. Если так и не установят, кто незаконно подписал электронный документ, возмещение такого ущерба полностью ляжет на плечи владельца подписи.