Организация удаленного рабочего места может привести к проблемам с налоговыми органами, если они усмотрят в нем признаки обособленного подразделения. В этом случае работодатель обязан встать на налоговый учет по местонахождению такой «обособки» (Налоговый кодекс РФ, ст.83), там же следует платить налог на прибыль и НДФЛ за работника, подавать декларации по иным налогам (НК РФ, ст.288, 289, 226, 386), и т.д. Дистанционная работа такие обязанности исключает, так как по определению она не может вестись в обособленном подразделении компании (Трудовой кодекс РФ, ст.312.1). Грамотное оформление дистанционного сотрудника поможет избежать штрафов и длительных судебных тяжб с налоговиками.
Удаленное рабочее место сотрудника: как можно трудиться вне офиса
Трудовой кодекс предусматривает два вида удаленной работы:
Между ними есть как сходства, так и отличия. Оба вида «удаленки» выполняются вне офиса работодателя, его филиала, представительства, без образования стационарного рабочего места. Хотя в случае с надомниками возможны нюансы.
Согласно ст. 209 ТК РФ, рабочее место прямо или косвенно контролируется работодателем. Сотрудник должен туда прибывать (либо там находиться) в связи с исполнением трудовых обязанностей. Рабочее место становится стационарным, если оно создается более, чем на месяц. Его оборудование работодателем – ключевой признак обособленного подразделения в целях налогообложения (НК РФ, ст.11).
Дистанционная работа выполняется сотрудником в различных местах, не контролируемых работодателем: дома, в отеле, в кафе, на пляже, в арендованном офисе и т.п. Если иное не прописано в трудовом договоре, режим своей деятельности он определяет самостоятельно (ТК РФ, ст. 312.4). Надомный работник на удаленном рабочем месте, как следует из названия, трудится дома. Он вправе привлекать к работе членов семьи, тогда как дистанционный сотрудник делает ее сам.
Спорные вопросы возникают с оборудованием рабочих мест удаленного персонала. В определении дистанционной работы однозначно говорится, что она осуществляется вне стационарного рабочего места (ТК РФ, ст. 312.1). Взаимодействие с коллегами и руководством компании происходит через интернет или иные телекоммуникационные каналы. Даже если работодатель снабдил такого сотрудника специальным оборудованием, например, ноутбуком, налоговым органам сложно доказать, что оно использовалось стационарно более одного месяца. Ведь гражданин мог работать на нем в разных местах, меняя их ежедневно.
Другое дело – надомники. Подразумевается, что они работают дома, не приходя в офис. При этом используют инструменты, сырье, материалы и механизмы, поставляемые работодателем. Либо приобретают их сами с последующей компенсацией их стоимости, износа и т.д. (ТК РФ, ст.310). Об осуществлении надомной работы вне стационарного рабочего места в Трудовом кодексе РФ не сказано. Поэтому, если надомник использует для работы собственное оборудование, у налоговиков вопросов не возникнет. Но если удаленный сотрудник получит его от работодателя, и данный факт будет зафиксирован в договоре, есть вероятность, что инспекторы попытаются признать квартиру надомника обособленным подразделением.
Как правильно организовать удаленное рабочее место
Непосредственной организацией удаленного места работы работодатель не должен заниматься, о нем следует позаботиться самому работнику. Инициатива компании оборудовать его новейшей техникой, специальной мебелью или приспособлениями (например, если надомником или дистанционным сотрудником является инвалид), может быть истолковано налоговиками, как создание стационарного рабочего места под контролем работодателя. Тогда его попытаются признать обособленным подразделением, со всеми вытекающими последствиями. Для работодателя важно минимально присутствовать в трудовом процессе удаленного сотрудника, и грамотно отразить это в договоре с ним.
Чтобы налоговые инспекторы не обнаружили в удаленном месте работы признаков обособленного подразделения, предпочтительно оформить с сотрудником трудовой договор о дистанционной работе. Это прописывается как в названии документа, так и в его тексте. Не следует указывать в договоре место работы удаленных подчиненных, в том числе, его домашний адрес (при оформлении договора с надомниками их адрес, как место работы, обычно указывается).
Иногда работодатель желает, чтобы удаленное рабочее место дистанционного работника располагалось в определенном месте, аренду которого он готов оплатить. Тогда в трудовой договор включается пункт, что помещение арендует сотрудник, а компания компенсирует его расходы. В документе необходимо четко указать размер, срок и порядок выплаты данной компенсации (ТК РФ, ст.312.3).