Облачная онлайн-касса без кассового аппарата – идеальное решение для интернет-магазинов. Субъекту предпринимательства нет необходимости покупать ККТ, он ее просто берет в аренду. Особенность в том, что арендовать можно не только оборудование, которое может стоять рядом с продавцом или администратором электронного магазина, но и виртуальную кассу. Другой вариант – приобретение собственного оборудования с последующим его размещением в ЦОД (центре по обработке данных).
Аренда облачной онлайн-кассы: как это работает
Арендуемые онлайн-кассы должны быть зарегистрированы в ФНС. В роли пользователя выступает лицо, которое по факту будет эксплуатировать устройство и пробивать через аппарат прием платежей. На имя пользователя и должна быть зарегистрирована кассовая техника. Порядок подключения к облачной ККТ состоит из следующих этапов:
- субъект коммерческой деятельности оформляет квалифицированную электронную подпись;
- регистрация на электронном ресурсе арендодателя кассового оборудования (например, в системе АТОЛ облачные онлайн-кассы выделяются только после регистрации в базе АТОЛ-онлайн, заполнения карточки предприятия, подписания договора аренды и оплаты первого счета);
- пользователю передаются параметры кассового аппарата и ОФД, которые потребуются для постановки ККТ на учет в налоговой инспекции;
- пользователь самостоятельно производит регистрацию устройства в ФНС в режиме онлайн;
- регистрационные номера, выданные пользователю налоговым органом, передаются арендодателю, который вводит их в ККТ;
- завершение регистрационных мероприятий и начало работы с онлайн-кассой.
Аренда онлайн-кассы в облаке не гарантирует отсутствие технических проблем с оборудованием. Поэтому в договоре рекомендуется заранее оговорить, кто несет ответственность за поломку кассовой техники, за перебои в ее функционировании. Процесс эксплуатации арендованной виртуальной кассы мало чем отличается от работы со стационарным оборудованием, главное различие – все платежи проводятся в безналичном виде (банковскими картами или через электронные платежные сервисы).
Онлайн-касса (облачный сервис) реализует регистрацию платежей по следующему алгоритму:
- покупатель оплачивает товары или услуги;
- с сайта интернет-магазина сведения о покупке передаются на виртуальный сервис онлайн-кассы;
- ККТ в обычном режиме фиксирует платеж, передает фискальные данные ОФД;
- на кассовом аппарате формируется чек, транзакции присваивается регистрационный код;
- чек составляется в электронной форме и перенаправляется покупателю на электронную почту (по желанию клиента документ может быть отправлен ему в виде СМС-сообщения на телефонный номер).
Для такого оперативного обмена данными недостаточно хорошего интернет-соединения, необходимо произвести интеграцию между сайтом интернет-магазина и виртуальной ККТ. Облачная онлайн-касса для интернет-магазина подбирается с учетом предполагаемого объема ежедневных транзакций. По этому параметру оценивается количество устройств, которые необходимо приобрести или взять в аренду. На каждую кассовую машину должно приходиться не более 2 чеков в секунду. Обязательно должен быть учтен лимит транзакций, действующий по фискальным накопителям.
Облачный сервис «Онлайн-касса» для интернет-магазина предлагается разными компаниями, в том числе и производителями кассовой техники:
- АТОЛ онлайн;
- OrangeData;
- Nanokassa и др.
Стоимость услуг рассчитывается помесячно за каждую единицу техники. За один кассовый аппарат заплатить придется в среднем 1500 руб. в месяц. Дополнительно оплачивается фискальный накопитель.
Облачная онлайн-касса: плюсы и минусы
Преимущества арендованных облачных касс в том, что они не занимают место в офисе компании или на складе, продавцу не надо беспокоиться о перебоях с электроснабжением. Компании не надо нанимать кассира, заниматься самостоятельной заменой фискальных накопителей. Арендодатель может проконсультировать в вопросах регистрации оборудования в ФНС, предоставляются гарантии бесперебойной работы устройств.
К достоинствам аренды ККТ можно отнести возможность автоматического управления процессами открытия и закрытия каждой рабочей смены. В личном кабинете на сайте арендодателя компания может пользоваться рядом дополнительных сервисов – например, просматривать детальную статистику осуществления транзакций по каждому кассовому аппарату. Стоимость услуг ОФД включена в стоимость аренды. Пользователю нет необходимости тратиться на закупку специального программного обеспечения.
Но облачный сервис управления онлайн-кассой неудобен тем, что по совокупным издержкам за один или несколько налоговых периодов аренда может обходится дороже, чем приобретение собственного оборудования. Еще один минус – отсутствует возможность оформления чеков на бумажных носителях.