Кто оформляет электронную транспортную накладную (ЭТрН): распределение ролей и обязанностей в 2026 году

Основные участники грузоперевозок, которые должны использовать ЭТрН

Грузоотправитель это кто?

Грузоотправитель — лицо, которое заключило договор перевозки с перевозчиком и передаёт груз для транспортировки (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта). Это не всегда продавец товара.

Кто признаётся грузоотправителем?

Грузоотправителем может быть:

• продавец по договору поставки, если нанимает транспортную компанию для доставки покупателю;
• покупатель — при самовывозе с привлечением ТК: покупатель заключает договор перевозки и становится грузоотправителем, а продавец указывается как лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП);
• экспедитор — если принял груз во владение и выдал экспедиторскую расписку. В Титуле 1 ставится отметка «является экспедитором», в разделе 1а указывается фактический заказчик;
• склад ответственного хранения — действующий по поручению владельца груза.

Если груз физически грузят на чужом складе, а договор перевозки заключила другая компания, грузоотправителем является именно она, а склад указывается в разделе 8 как ЛОП.

Какая ответственность установлена за отсутствие электронной транспортной накладной? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Обязанности грузоотправителя

1. Подготовка. Подключиться к оператору ИС ЭПД из реестра Минтранса. Оформить УКЭП руководителю; сотруднику — УКЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД). Простая электронная подпись для Титула 1 не допускается.

2. Создание ЭТрН. Грузоотправитель формирует документ в учётной системе (например, 1С) или в веб-интерфейсе оператора и заполняет Титул 1: реквизиты грузоотправителя и грузополучателя (ИНН, КПП, адрес), сведения о грузе (наименование, вес брутто/нетто, объём, количество мест, упаковка, маркировка), адреса погрузки и выгрузки, данные о ТС и водителе (могут быть заполнены перевозчиком, если неизвестны на этапе Т1), раздел 8 — ЛОП, сопроводительные документы (УПД, сертификаты и т. д.).

3. Подписание и отправка. Грузоотправитель подписывает Т1 УКЭП (с МЧД, если сотрудник) и отправляет через оператора ИС ЭПД. Документ автоматически передаётся в ГИС ЭПД и поступает перевозчику.

4. Контроль статусов. Грузоотправитель отслеживает подписание Т2 перевозчиком, Т3 получателем, Т4 перевозчиком. Документооборот закрыт, когда все четыре титула подписаны.

5. Дополнительные обязанности. Титул 6 — подтверждение изменения стоимости перевозки (согласие или отказ). Титул 9 — переадресовка груза по указанию грузоотправителя. Содействие неподключённому перевозчику — вплоть до оформления ЭТрН своими силами.

Кто признаётся перевозчиком?

Перевозчик — организация или ИП, заключившие договор перевозки и фактически осуществляющие доставку (ст. 2 Устава автомобильного транспорта). Самозанятый без статуса ИП не может выступать перевозчиком и подписывать ЭТрН.

Перевозчик — единственный участник, подписывающий титулы на обоих концах маршрута: при приёме и при сдаче груза.

Титулы перевозчика при заполнении ЭТрН

Пошаговые обязанности перевозчика при заполнении ЭТрН

1. Подготовка. Подключение к оператору ИС ЭПД (напрямую в ГИС ЭПД работать нельзя). Оформление подписей: руководителю/ИП — КЭП (выдаётся ФНС бесплатно); сотрудникам — КЭП + МЧД; водителям — ПЭП через мобильное приложение, привязанную к подтверждённой учётной записи на Госуслугах.
2. Приём ЭТрН и заполнение Т2. После подписания грузоотправителем Т1 документ поступает перевозчику. Перевозчик сверяет фактические данные с Т1. При отсутствии расхождений подписывает Т2 без замечаний, при наличии — вносит замечания. Водитель подтверждает приём груза ПЭП, сотрудник перевозчика подписывает Т2 КЭП. После подписания Т1 и Т2 ГИС ЭПД формирует динамический QR-код в приложении водителя.
3. Обеспечение QR-кода. Проверить, что QR-код сформирован до выезда. Приложение кэширует данные — QR-код доступен офлайн, если водитель открыл документ заранее. При дорожной проверке водитель предъявляет QR-код с экрана смартфона.
4. Доставка и ожидание Т3. Грузополучатель принимает груз, подписывает Т3. Информация поступает перевозчику.
5. Подписание Т4 и закрытие рейса. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП, сотрудник перевозчика подписывает Т4 КЭП. Документооборот закрыт.
6. Опциональные титулы. Т5 — при изменении стоимости (согласуется с грузоотправителем через Т6). Т7 — при полном или частичном отказе грузополучателя. Т8 — при замене водителя или ТС; переоформлять ЭТрН не нужно, система формирует новый QR-код.
7. Субподряд. Основной перевозчик остаётся ответственным за документооборот при привлечении субподрядчика.

Типичные ошибки: истёкший срок КЭП или МЧД; пропуск обязательных полей (данные водителя, замена ТС); неподключённый контрагент (проверять по ИНН до договора); попытка правок в подписанный XML — исправления только через корректировочный документ.

Кто признаётся грузополучателем при оформлении ЭТрН?

Грузополучатель — лицо, принимающее груз в пункте назначения. Это не обязательно покупатель и не сторона договора перевозки. Грузополучатель обязан подписать ЭТрН, даже если не заказывал перевозку — достаточно, что груз доставляется сторонним перевозчиком.

Грузополучателем может быть: покупатель по договору поставки; производство или склад; экспедитор при возврате или переадресовке; физическое лицо (упрощённый порядок подписания).

При самовывозе покупателем собственным транспортом без ТК ЭТрН не оформляется. Если покупатель нанимает ТК для самовывоза, он выступает одновременно грузоотправителем и грузополучателем.

Подготовка грузополучателя к использованию ЭТрН

Подключение к оператору ИС ЭПД. Подписание Титула 3 бесплатно — плата за входящий титул не взимается. Оформление подписей: руководителю — КЭП; сотруднику (кладовщику, логисту) — КЭП + МЧД; физлицу — ПЭП через Госуслуги.

Типичная проблема: кладовщик физически принимает груз, а подпись есть только у бухгалтера в офисе. Передавать чужую КЭП нельзя — каждому ответственному нужна своя подпись и МЧД.

Пошаговые обязанности грузополучателя при оформлении ЭТрН

После подписания Т1 и Т2 документ поступает грузополучателю. Грузополучатель открывает ЭТрН и заполняет Титул 3: решение о приёмке (принять полностью/частично или отказать), фактическое состояние груза, место и время выгрузки, фактические масса и количество мест для сверки с Т1, замечания (расхождения, повреждения), отметки (акты взвешивания, акты о недостаче).

Уполномоченный сотрудник подписывает Т3 КЭП (с МЧД, если не руководитель). После подписания данные блокируются — изменения невозможны без корректировочного документа. Информация поступает перевозчику для подписания Т4.

Срок подписания Т3 в ЭТрН грузополучателем

Законодательство не устанавливает конкретного срока. Т3 следует подписать при завершении фактической приёмки и разгрузки. Подписание через несколько дней без объективной причины создаёт разрыв между фактической приёмкой и документальным оформлением.

При техническом сбое: зафиксировать дату и время выгрузки, составить внутренний акт, уведомить перевозчика и оператора, подписать Т3 после восстановления системы.

Сценарии приёмки в ЭТрН грузополучателем

1. Полная приёмка без замечаний — Т3 подписывается без замечаний, перевозчик подписывает Т4.
2. Частичная приёмка — в Т3 указывается принятая часть и причина непринятой. На непринятую часть перевозчик оформляет Т7.
3. Полный отказ — в Т3 указывается отказ и причина. Перевозчик оформляет Т7 — груз возвращается или направляется новому получателю.
4. При расхождениях отказываться подписывать Т3 неверно — нужно подписать с указанием замечаний. Недостачу, повреждения фиксируют в Т3 и отдельными актами, скан акта прикрепляется к ЭТрН.

Физлица-грузополучатели при использовании ЭТрН

Физлицо подписывает Т3 ПЭП через подтверждённую учётную запись на Госуслугах. КЭП и МЧД не требуются. Перевозчик и грузоотправитель обязаны заранее информировать физлицо о необходимости подтверждённой учётной записи, актуальных паспортных данных и привязанного СНИЛС.

Что делает водитель при оформлении ЭТрН

Водитель — не самостоятельная сторона ЭТрН. Действует от лица перевозчика и участвует в подписании Т2 и Т4 через мобильное приложение. Задача — зафиксировать фактическое состояние груза и предъявить документ при дорожной проверке.

Вид подписи водителя в ЭТрН

ПЭП — логин и пароль в мобильном приложении, привязанные к подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Покупать КЭП наёмному водителю не нужно.

Двойная схема подписания ЭТрН водителем

В типовом сценарии Т2 и Т4 подписываются по двойной схеме: водитель ставит ПЭП на месте погрузки/выгрузки (фиксирует состояние груза и замечания), затем логист перевозчика подтверждает титул УКЭП (придаёт юридическую силу). Без второго этапа документ не принимается для налогового учёта. ПЭП водителя юридически значима сама по себе (ст. 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ) — фиксирует, кто физически принял и сдал груз.

Если водитель — ИП-перевозчик, двойная схема не нужна. Он подписывает Т2 и Т4 УКЭП единолично.

Обязанности водителя при использовании ЭТрН по этапам

До рейса: установить приложение, пройти авторизацию через Госуслуги, проверить назначение на рейс, открыть тестовый документ и убедиться, что QR-код отображается.

На погрузке (Т2): открыть ЭТрН, сверить данные с фактическими (адреса, груз, масса, упаковка, пломбы, крепления), при отсутствии расхождений — подтвердить приём без замечаний, при наличии — внести замечания до подписания, подписать Т2 ПЭП, дождаться подписания логистом УКЭП, проверить формирование QR-кода до выезда.

В пути: QR-код и данные доступны офлайн, если водитель открыл документ до выезда. При дорожной проверке предъявить QR-код с экрана смартфона.

На выгрузке (Т4): дождаться подписания грузополучателем Т3, подтвердить передачу груза ПЭП. Логист подписывает Т4 УКЭП — документооборот закрыт.

Что делать с ЭТрН если сменился водитель

При смене водителя переоформлять ЭТрН не нужно. Перевозчик оформляет Т8 с новыми данными. Система формирует новый QR-код. Новый водитель получает доступ к ЭТрН и подписывает последующие титулы своей ПЭП.

Нештатные ситуации при использовании ЭТрН

• Нет интернета: водитель сообщает диспетчеру, тот подписывает титул УКЭП удалённо. Завершённым документ считается после регистрации в ГИС ЭПД.
• Погрузка ночью, логиста нет: автоматическое подписание в системе или удалённое подписание диспетчером по звонку.
• Разрядился телефон: бумажная ТН не становится законной заменой ЭТрН. Перевозчик обеспечивает зарядным устройством или рабочим смартфоном.

Что водителю делать нельзя при подписании ЭТрН

Использовать УКЭП организации; подписывать Т2 или Т4 без последующего подтверждения УКЭП перевозчика; вносить правки в подписанный документ; передавать логин и пароль другим лицам.

Кто такой экспедитор в использовании ЭТрН?

Экспедитор — единственный участник, чья роль в ЭТрН не фиксирована. Ключевой фактор — принимает ли экспедитор груз во владение.

Какая ответственность установлена за осуществление транспортно-экспедиционной деятельности лицом, сведений о котором нет в реестре? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Обязательная регистрация в реестре ГосЛог со стороны экспедитора

С 1 марта 2026 года на платформе «ГосЛог» (ведёт Ространснадзор) действует реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности (постановление Правительства РФ от 20.02.2026 № 173). Право оказывать экспедиторские услуги возникает со дня внесения сведений в реестр. Для действующих экспедиторов крайний срок подачи уведомления — 30 апреля 2026 года; для новых — до начала деятельности.

Подробнее про ГосЛог мы писали в данном материале.

С 1 сентября 2026 года ГИС ЭПД проверяет запись в реестре и не пропускает документ с признаком «экспедитор», если компании в нём нет. Без регистрации выпустить электронную экспедиторскую расписку также невозможно.

Сценарий 1. Экспедитор принимает груз во владение — становится грузоотправителем

Экспедитор принимает груз от клиента и выдаёт экспедиторскую расписку. Он создаёт ЭТрН, заполняет Т1 с отметкой «является экспедитором», в разделе 1а указывает данные клиента и реквизиты договора транспортной экспедиции, подписывает Т1 КЭП. Согласно Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, при наличии договора транспортной экспедиции ЛОП не может быть клиент экспедитора — это либо сам экспедитор, либо оператор склада, уполномоченный им.

Дополнительные электронные документы:

Форматы утверждены приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. Порядок обмена — постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469.

Сценарий 2. Экспедитор не принимает груз во владение — только организует перевозку

Экспедитор не фигурирует в ЭТрН как грузоотправитель и не подписывает титулы. ЭТрН оформляет клиент (владелец груза). Экспедитор не вправе от своего имени заключать с перевозчиком договор перевозки — только от имени клиента по доверенности. Оформляет только ЭПЭ — без экспедиторской расписки. Может быть подключён как наблюдатель — видит статусы, контролирует прохождение, но подписей не ставит.

Обязанности: оперативно передавать клиенту информацию для заполнения ЭТрН (данные о перевозчике, водителе, ТС, маршруте); контролировать подключение перевозчика к ИС ЭПД; информировать об изменениях.

Сценарий 3. Экспедитор везёт груз своим транспортом — становится перевозчиком

Экспедитор принял груз во владение (выдал ЭР) и доставляет собственным транспортом — подписывает Т2 и Т4 КЭП. При наёмном водителе применяется двойная схема: водитель — ПЭП, логист экспедитора — КЭП (с МЧД).

Новые обязанности экспедитора

Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс изменения в Закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ:

Проверка грузов на предметы, ограниченные в обороте — экспедитор, принявший груз во владение, обязан принимать меры по выявлению запрещённых или ограниченно оборотоспособных предметов и веществ. Перечень организационных мер (проверка свойств груза, досмотр, выборочный досмотр) и правила их реализации утверждены постановлением Правительства РФ от 18.11.2025 № 1828 (действует с 1 марта 2026 г. до 1 марта 2032 г.).

Проверка документов от клиента — при приёме груза экспедитор обязан проверить достоверность и комплектность документов (ст. 4 Закона № 87-ФЗ). При условии такой проверки в договоре ответственность за вред из-за неполноты документации несёт экспедитор (постановление Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26).

Хранение договоров — не менее трёх лет после исполнения.

Сложные сценарии в которых участвует экспедитор при оформлении ЭТрН

Склад сортировки: оформляется несколько ЭТрН — ЭТрН №1 (склад клиента → склад экспедитора, где экспедитор — грузоотправитель и грузополучатель одновременно), затем ЭТрН №2…№N (склад экспедитора → каждый конечный получатель).

Цепочка субэкспедиторов: экспедитор №1 нанимает экспедитора №2, который также принимает груз во владение и выдаёт свою ЭР. В ЭТрН грузоотправитель — экспедитор №2, в разделе «Заказчик» — экспедитор №1.

Типичные ошибки экспедитора при использовании ЭТрН

Указан грузоотправителем без выдачи ЭР; ЛОП указан как клиент экспедитора; отсутствие регистрации в ГосЛог; подписал Т1, но не оформил ЭР; внесение в ЭТрН ролей, которых там быть не должно (ЭТрН включает только перевозочный контур — экспедиторов-агентов и субподрядчиков фиксируйте в договорах и расписках).

Итоги

С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для коммерческих автоперевозок, и подписывают её все участники перевозочного контура — грузоотправитель (Т1), перевозчик (Т2 и Т4), грузополучатель (Т3), а водитель подтверждает приём и сдачу груза ПЭП. Роль участника определяется не владением грузом, а тем, кто заключил договор перевозки: именно грузоотправитель создаёт документ, перевозчик закрывает рейс, а грузополучатель обязан подписать Т3, даже если не заказывал доставку. Экспедитор — единственный участник с вариативной ролью: принимает груз во владение — становится грузоотправителем и оформляет ЭЭР, только организует перевозку — остаётся наблюдателем без права подписи. Для работы необходимы УКЭП руководителя, МЧД для сотрудников, ПЭП для водителей через Госуслуги и подключение к оператору ИС ЭПД из реестра Минтранса — работа напрямую в ГИС ЭПД невозможна. Главные риски — истёкшие подписи и МЧД, неподключённые контрагенты, отсутствие регистрации экспедитора в реестре ГосЛог и попытки правок в уже подписанный XML: исправления вносятся только корректировочным документом.

Как организовать ЭДО с контрагентами? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость