Суточные нужно отразить в 6-НДФЛ только в величине, превышающей утвержденные НК РФ нормативы. Как правильно отобразить такие выплаты в отчете, читайте ниже в статье.
Как отражаются командировочные в 6-НДФЛ в 2023 году
В случае отправления работника в служебную командировку работодатель обязан за период пребывания сотрудника в другом населенном пункте (с учетом времени нахождения в пути) заплатить ему соответствующий денежный аванс (суточные, командировочные) в соответствии с п. 10 постановления Правительства РФ «Об особенностях» от 13.10.2008 № 749. Такой выплатой компенсируются расходы на наем жилого помещения, на проезд и доп. расходы в командировке (приказ Роструда «Об утверждении руководства» от 11.11.2022 № 253, ст. 168 ТК РФ).
Законодательно утверждены следующие необлагаемые НДФЛ лимиты по суточным (ст. 217 НК РФ):
- 700 руб. за день командировки — при служебной командировке работника на территории РФ;
- 700 руб. в день — при командировании работника на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры;
- 2 500 руб. в день — при отправлении в служебную командировку за рубеж.
Работодатель в своих локальных актах может устанавливать и более высокие размеры суточных. При этом сумма превышения необлагаемого НДФЛ лимита будет облагаться НДФЛ.
По закону, дата возникновения дохода в виде суточных – это последний календарный день месяца, если в этом месяце был утвержден авансовый отчет командированного работника (ч. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). В этот же последний календарный день месяца и начисляется НДФЛ с превышения необлагаемого НДФЛ лимита суточных (п. 3 ст. 226 НК РФ). Причем такой начисленный НДФЛ удерживается в день выплаты зарплаты (дохода) работнику, начисленной с учетом дней среднего заработка (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Как отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ начиная с отчетности за I квартал 2023 г, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Оформление раздела 1 расчета 6-НДФЛ по командировочным в 2023 году
В разд. 1 формы 6-НДФЛ указывается (п. 3.1, 3.2 приказа ФНС России «Об утверждении» от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, далее — приказа ЕД-7-11/753@):
- в стр. 020 — сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода, обобщенная по всем физлицам-работникам, включая НДФЛ, удержанный со сверхнормативных командировочных (письмо ФНС России от 12.04.2021 № БС-4-11/4935@);
- в стр. 021-024 — сумма исчисленного и удержанного НДФЛ, подлежащая перечислению по соответствующему сроку перечисления отчетного периода 6-НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ), включая и НДФЛ, начисленный с суточных, превышающих необлагаемый НДФЛ лимит.
Причем, значение стр. 20 должна соответствовать сумме значений заполненных стр. 021 - 024.
Оформление раздела 2 расчета 6-НДФЛ по командировочным в 2023 году
В разд. 2 формы 6-НДФЛ необходимо (п. 4.1 - 4.3 приказа ЕД-7-11/753@):
- в стр. 110 — указать сумму командировочных, превышающую необлагаемый НДФЛ лимит, в общей сумме доходов, исчисленных по всем работникам с начала календарного года;
- в стр. 112 — отразить сумму командировочных, превышающую не облагаемый НДФЛ лимит суточных, в общей сумме доходов, исчисленных по трудовым контрактам (договорам) по всем работникам с начала календарного года;
- в стр. 120 — указать общее число работников, получивших доходы, в том числе и суточные сверх лимита;
- в стр. 140 и 160 — прописать сумму НДФЛ, начисленную и удержанную со всех доходов работников с начала календарного года, включая и НДФЛ с суммы командировочных, превышающей необлагаемый НДФЛ лимит.
При оформлении расчете 6-НДФЛ за налоговый период сведения о сверхнормативных командировочных и соответствующем НДФЛ указываются в справке о доходах физлица (разд. V приказа ЕД-7-11/753@).
Пример отражения суточных сверх лимита в форме 6-НДФЛ за 6 месяцев 2023 года
Работник ООО «Ромашка» Киселев А. В. был командирован из г. Краснодар в г. Симферополь сроком на 10 дней с учетом периода нахождения в пути. Суточные выплачивались в сумме 1 200 руб. за 1 день командировки (всего 12 000 руб.).
Авансовую сумму Киселеву А. В. выдали 3 апреля 2023 г. Срок служебной командировки — с 4 по 13 апреля 2023 г.
Авансовый отчет, который представил компании командированный специалист по возвращении, утвержден 14 апреля 2023 г.
Зарплата за апрель 2023 г. была выплачена Киселеву А. В. 5 мая 2023 г. (п. 3, 4 ст. 226 НК РФ).
Рассмотрим, как показать суточные в форме 6-НДФЛ за 6 месяцев.
В отчет войдет только сверхлимитная часть суточных, равная 5 000 руб. (12 000 руб. за 10 дней командировки – 700 руб. х 10 дней командировки).
НДФЛ со сверхлимитной части командировочных начислен 30 апреля 2023 г. в размере 650 руб. (5 000 руб. х 13%/100%). Удержан этот НДФЛ будет с зарплаты за апрель 2023 г., то есть, 5 мая 2023 г. (в день выплаты Киселеву А. В. заработной платы).
Суточные и НДФЛ по командировочным надо указать в форме 6-НДФЛ за 6 месяцев следующим образом:
- в стр. 110 и 112 — добавить сверхлимитную часть суточных (5 000 руб.);
- в стр. 140 и 160 — добавить сумму НДФЛ со сверхлимитной части командировочных (650 руб.);
- в стр. 022 — добавить сумму НДФЛ со сверхлимитных суточных (650 руб.), удержанную 5 мая 2023 г. (в день выплаты Киселеву А. В. заработной платы), то есть, в период с 23 апреля по 22 мая 2023 г.;
- в стр. 020 — добавить сумму удержанного с командировочных НДФЛ (650 руб.).
Пример отражения сверхнормативных командировочных в форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года
21 августа 2023 г. работнику ОАО «Тюльпан» Сидорову К. П. были выплачены суточные в размере 2 400 руб. за три дня командировки на территории РФ (800 руб. в день). Сумма командировочных, превышающая не облагаемый НДФЛ лимит, составляет 300 руб. (2 400 руб. за 3 дня - 700 руб. x 3 дня).
Авансовый отчет по данной служебной командировке Сидорова К. П. утвержден 25 августа 2023 г.
Сумма НДФЛ, начисленного 31 августа 2023 г. с командировочных, превышающих лимит, составила 39 руб. (300 руб. х 13%/100%). НДФЛ в размере 39 руб. удержан с выплаты Сидорову К. П. зарплаты 6 сентября 2023 г. (п. 4 ст. 226 НК РФ).
В форму 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 г. суточные добавляются в строки, указанные ниже в таблице.
| Строки 6-НДФЛ | Сумма |
| стр. 110, 112 | 300 руб. |
| стр. 140 | 39 руб. |
| стр. 160 | 39 руб. |
| стр. 020 | 39 руб. |
| стр. 023 | 39 руб., это НДФЛ с превышения необлагаемого НДФЛ лимита командировочных, удержанный 6 сентября 2023 г. (в день выплаты Сидорову К. П. заработной платы), то есть, в период с 23 августа по 22 сентября 2023 г. |
Пример отражения суточных сверх лимита в форме 6-НДФЛ за 2023 год
Работник АО «Тигр» Романов К. Д. был в командировке в РФ 5 дней. Командировка длилась с 1 по 5 декабря 2023 г.
30 ноября 2023 г. Романов К. Д. получил денежный аванс для служебной командировки (суточные) в размере 1 200 руб. за день. В итоге Романову К. Д. были выплачены командировочные в размере 6 000 руб. (1 200 руб. х 5 дн.)
Сумма командировочных сверх необлагаемого НДФЛ лимита = 2 500 руб. ((1 200 руб. в сутки – 700 руб. в сутки) × 5 суток). НДФЛ с такого дохода = 2 500 руб. х 13%/100% = 325 руб.
7 декабря 2023 г. работодатель утвердил авансовый отчет от командированного работника Романова К. Д. Зарплата была выплачена командированному сотруднику 29 декабря 2023 г.
В форму 6-НДФЛ за 2023 г. командировочные добавляются в строки, указанные ниже в таблице.
| Строки 6-НДФЛ | Сумма |
| стр. 110, 112 | 2 500 руб. |
| стр. 140 | 325 руб. |
| стр. 160 | 325 руб. |
| стр. 020 | 325 руб. |
| стр. 024 | 325 руб. это НДФЛ с превышения лимита командировочных, удержанный 29 декабря 2023 г. (в день выплаты Романову К. Д. зарплаты), то есть, в период с 23 по 31 декабря 2023 г. |
Итоги
Таким образом, командировочные (суточные) также отображаются в 6-НДФЛ. Такое возможно только при превышении не облагаемого НДФЛ лимита по командировочным в 700 руб. и в 2 500 руб. соответственно.
НДФЛ с превышения необлагаемого НДФЛ лимита командировочных начисляется в последний календарный день месяца, в которым был утвержден авансовый отчет по служебной командировке, а удерживается — с первой ближайшей выплаты зарплаты (дохода) командированному лицу.