Зачастую при проведении выездных или камеральных проверок ИФНС запрашивает у компаний множество копий документов, т.е. экземпляров, информация в которых полностью совпадает с оригиналом. Нужно ли заверять копии документов для налоговой?
Да, нужно. Передавать в ИФНС документы следует в виде заверенных бумажных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Заверение информации в копиях – это обязательное действие, обеспечивающее их юридическую значимость. Представить их следует в полном объеме запроса ИФНС, оформив в соответствии с существующими сегодня критериями. Узнаем, как правильно заверять копии для налоговой и чем при этом руководствоваться.
Как заверить копии для налоговой (2019 год)
С 04.01.2019г. приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ утверждены требования, предъявляемые к оформлению бумажных документов, представляемых в налоговую инспекцию по тем или иным поводам. В том же приложении даны четкие рекомендации о том, как заверить копии документов для налоговой. Рассмотрим их более детально.
Новые правила оформления истребованных ИФНС документов
Работа по заверению копий с внедрением новых требований заметно упростилась. До недавнего времени ФНС требовала заверять каждую копию в общей сшивке. Письмом Минфина РФ от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 были внесены изменения в этот порядок – разрешено подшивать скопированные документы в тома по 150 листов и заверять целиком всю подшивку.
Введенные в действие приказом № ММВ-7-2/628@ с 04.01.2019 требования ФНС приведенные выше указания Минфина подтверждают. Все копии необходимо формировать в тома, в каждом из которых число листов не должно превышать 150. Исключение составляют многостраничные документы, состоящие из большего количества листов – их не нужно разрывать на разные тома, а можно сшивать одной книгой. Сгруппированные документы следует:
-
сплошным методом пронумеровать арабскими цифрами (начать с единицы);
-
прошить листы прочной нитью, вывести ее концы на оборот последней копии и связать их;
-
в месте скрепления на оборотной стороне листа приклеить бумажную наклейку, на которой сделать заверительную надпись, состоящую из:
-
наименования должности лица, удостоверяющего подлинность документов (либо указание на то, что надпись сделана ИП, частнопрактикующим или другим лицом);
-
его росписи, фамилии и инициалов;
-
пометки о количестве листов в томе (цифрами и прописью);
-
даты подписания.
-
Особые требования предъявляются к расположению подписи на наклейке – она должна не полностью располагаться на ней, а выходить за ее пределы. Скреплять документ печатью не требуется, поскольку многие предприятия сегодня обходятся без нее.
Как заверить копию для налоговой - образец заверительной надписи:
Прошнуровано и пронумеровано 28 (Двадцать восемь) листов
ИП Федоренко Н.И.
25.01.2019 г. Федоренко
Существующее условие ГОСТа Р7.0.97-2016 проставлять на заверительной наклейке отметку «Верно» налоговиками никак не комментируется, поэтому ее отсутствие не должно расцениваться как нарушение. Не требуется указывать и место хранения оригиналов представляемых налоговикам документов.
Прошитые копии нужно скрепить так, чтобы подшивка не распадалась при работе с документами, а каждый лист можно было бы достаточно удобно изучать и свободно копировать. Все надписи, отметки, визы, резолюции должны быть хорошо видны.
Подготовленные тома с откопированными документами в ИФНС оформляют сопроводительным письмом, в тексте которого указывается основание их представления – требование ИФНС и его реквизиты, а также обязательно фигурирует опись представленных документов – число подшивок и количество листов в каждой из них и их общее количество.
Письмо Минфина РФ № 03-02-РЗ/62336 устанавливало более жесткие требования, например, размеры бумажной наклейки, длину концов нитей, скрепление печатью. Последний приказ ФНС их не содержит.
Заверенные копий документов для налогового вычета
Иные действия необходимы при заверении копий документов, подтверждающих действия личного характера. Например, при подаче заявления частным лицом на получение полагающегося имущественного или социального налогового вычета.
Напомним, что пакет документов на вычет должен состоять не только из копий, но и оригиналов некоторых документов, к которым относятся справки 2-НДФЛ, налоговые декларации 3-НДФЛ, заявление на возврат налога, справки, подтверждающие обучение, и др.
Скопированные документы (паспорт, различные свидетельства, выписки, платежные поручения и др.) заявителю можно заверить самостоятельно. Причем делать это надлежит следующим образом:
-
подписывается каждая страница;
-
заверительная запись располагается внизу откопированной страницы и оформляется отметкой «Копия верна», подписывается, подпись расшифровывается и проставляется дата.
Пакет подготовленных к представлению в ИФНС документов так же, как и при подаче их предприятием, сопровождается описью, в которой фиксируется каждый из них.