Как вести налоговый учет ИП и ООО на УСН

Какой способ налогового учета надо использовать при УСН

Когда предприятие (ИП) работает на УСН, доходы и расходы необходимо учитывать кассовым методом (ст. 346.17 в НК РФ). Особенности указанного метода:

1. Доходы бухгалтерия принимает по факту поступления – например, когда на счет предприятия (ИП) пришел безналичный перевод от покупателя.
2. Расходы – должны быть понесены и оплачены.

Одни расходы необходимо признавать в момент проведения оплаты (в частности, материальные), а другие – с дополнительными условиями (например, стоимость товаров, отложенных для перепродажи, – после их реализации).

При налоговом учете УСН важно указывать все оплаченные расходы. Это выглядит иначе, чем метод начисления, при котором неважно, когда поступили деньги, а имеет значение период совершения самой операции (отгрузки). К примеру, отгрузка произведенных товаров произошла в марте 2025 года, а рассчитались по ним только в апреле 2025 г. При кассовом методе доход зачтется в апреле 2025 года, то есть по факту поступления денег, а при методе начисления – в марте, то есть по времени осуществления отгрузки.

Причем оплата – это не просто поступление денег (нужная сумма пришла безналичным переводом или наличными в кассу) или их списание, а получение, передача имущества или завершение обязательств, связанных с имуществом иным способом, в частности как зачет (ст. 410 в ГК РФ). Это базовое правило применения кассового метода зависит от типа дохода или затрат, то есть в этом деле бывают свои нюансы.

К примеру, предприятие получило от государства субсидию на поддержку самозанятости. Тогда отразить сумму следует не полностью, а частями – по мере того, как она будет тратиться. Метод начисления использовать нельзя, то есть при налоговом учете на УСН только кассовый метод возможен по закону.

Бухгалтерский учет при УСН ведется в соответствии с нормами ФСБУ. Они зачастую отличаются от правил налогового учета. Например, при покупке основного средства при УСН оно списывается в налоговом учете в течение года, а в бухгалтерском учете – методом начисления амортизации.

О том, как правильно вести учет основных средств в налоговом и бухгалтерском учете при УСН, подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение. А о том, как правильно вести бухгалтерский учет при УСН, вы можете узнать в этом Готовом решении.

Переход на налоговый спецрежим или выбор с момента открытия УСН руководство предприятия (ИП) должно отразить в своей учетной политике и выпустить специальный приказ. Кроме организационных моментов и технических описаний методики, в УП в целях бухучета, например, надо указать:

• какие формы регистров бухучета были выбраны – указываются те, что предусмотрены в применяемой программе бухучета;
• рабочий план бухгалтерских счетов – из используемой бухгалтерской программы;
• виды первичных документов – накладных, журналов, книг учета, актов, ведомостей, приказов, в том числе и самостоятельно разработанных, кассовой документации;
• формы бухотчетности, а также ее объем и периодичность представления;
• порядок хранения и доступа к первичным документам – формат хранения, места и структура, уровни доступа;
• правила и график документооборота;
• использование / отказ от некоторых ПБУ, ФСБУ (если это разрешено по закону);
• создание резервов под обесценение материалов, НЗП / отсутствие таковых;
• как будут оформлены основные средства;
• стоимостный лимит отнесения активов к ОС;
• способ амортизации.

С приказом об утверждении учетной политики должны ознакомиться ответственные сотрудники, в том числе из бухгалтерского отдела.

Порядок бухучета следует организовать максимально гибким, допуская возможность при необходимости с небольшими трудо- и временными затратами перейти на другие режимы налогообложения, в том числе на ОСНО (общий).

Допускается электронное хранение документов в специальном архиве (в системе хранения электронных документов и (или) на физических носителях), кроме классического – с папками и стеллажами. Это связано с масштабной цифровизацией бухгалтерии, существенно упрощающей как документооборот, так и учет при применении разных программ (ПО). 

Место ведения учета с УСН

Налоговый учет при УСН «Доходы минус расходы» («Доходы») – все операции следует отражать в отдельной книге КУДиР, форма которой и порядок заполнения прописаны в Налоговом кодексе (ст. 346.24 НК РФ) и утверждены приказом от ФНС № EA-7-3/816@ (от 07.11.2023). Книгу обязаны использовать и ИП, и организации, а порядок заполнения будет отличаться в зависимости от налогооблагаемого объекта на упрощенке.

Необходимость применения учетной политики

При налоговом учете ИП на УСН (компании на «упрощенке»), в связи с тем что с 2025 года упрощенцы стали плательщиками НДС (но с возможным освобождением от уплаты налога), необходимо создавать учетную политику в целях налогообложения. Кроме того, так удобнее работать, а проверяющие проявят больше лояльности. Достаточно указывать в ней основные сведения: налогооблагаемый объект («доходы» / «доходы минус расходы») и ставку УСН, а также необходимые сведения по НДС.

В учетной политике для целей налогообложения, в частности, прописывают:

1) Тип объекта УСН «доходы минус расходы» – предприниматель (фирма) выбирает методику оценки для приобретаемых товаров (ст. 346.17 НК РФ).

2) ИП использует УСН и другой налоговый режим. В этом случае надо документально прописать нюансы раздельного учета: что туда попадает, какие операции, суммы и пр. (ст. 346.18 НК РФ).

3) Получив субсидию или средства целевого характера, необходимо прописать основы раздельного учета этих средств: поступления и затраты (ст. 251 и 346.15 НК РФ).

4) Предприниматель (организация) платит разные налоги и вне УСН (например, НДС), надо прописывать отдельный учет операций по НДС и сведения по иным отдельным налогам (ст. 346.11 НК РФ). А при наличии в штате сотрудников есть необходимость отражения в УП для н/у используемых форм регистров для расчета НДФЛ, страхвзносов, а также порядка их оформления (ст. 230 и 431 НК РФ).

Особенности ведения учета сборов, взносов и налоговых платежей вне УСН

На УСН учет ряда налоговых платежей, отличных от упрощенного налога, следует осуществлять в порядке, применяемом плательщиками – не «упрощенцами», то есть исключений нет. К примеру, при наличии в штате сотрудников в учете оформляются отдельные регистры по НДФЛ, страховым взносам. В этих регистрах ведется учет выплат физлицам, которым перечисляют зарплату (ст. 230 и 431 НК РФ).

Предприниматели и организации, которые сидят на «упрощенке», признаны плательщиками НДС без исключений, как и остальные, только с нюансами учета «входного» налога. В частности, есть различия по отражению входного НДС в КУДиР – в зависимости от того, должны ли они платить НДС или действует ли освобождение, используются стандартные ставки или пониженные новые налоговые ставки 7, 5 % (ст. 143 НК РФ). По записям проверяющие должны понимать особенности ведения налогового учета на предприятии (у ИП).

С УСН, если объект «доходы», руководитель (ИП) вправе самостоятельно решать, указывать ли в КУДиР НДС, не принимаемый к вычету (в 5-й графе с I раздела). А НДС к вычету вписывать в 5-ю графу незачем, т. к. это не расход. 

Заполнение журнала учета счетов-фактур при УСН

«Посредникам», осуществляющим деятельность в интересах заказчика, при налоговом учете ИП (компании) на УСН «доходы» («доходы минус расходы») необходимо получать, выставлять счета-фактуры по посредническим операциям. Все документы нужно регистрировать в специальном журнале учета СФ (ст. 169 НК РФ). Ведение журнала осуществляется по порядку, разработанному для посредников.

Предприятия (ИП), кто не платит НДС на основании освобождения от уплаты налога, ведут электронный журнал в установленном законодательством формате, предоставляя его для проверки налоговикам каждый месяц – до наступления 20-го числа (ст. 174 НК РФ). В выходные или праздничные дни окончание срока, соответственно, переносится на первый же рабочий день (ст. 6.1 НК РФ).

Особенности ведения учета на УСН для ИП

Как следует из материала выше, для индивидуальных предпринимателей ведение налогового учета на УСН аналогично организациям-упрощенцам. Поступление средств и все расходы фиксируются кассовым методом, т. е. по факту получения или перечислений для оплаты. Отражаются операции в книге КУДиР. Формат книги, а также порядок ее заполнения должны быть у ИП, как и у компаний.

Аналогичным будет список финансовых операций: доходные поступления и расходы, правила их признания в учете. Есть различия по расчету страховых взносов ИП за себя (ст. 346.15–346.17 НК РФ). Часть доходов облагаются НДФЛ, поэтому в доходах на УСН они учтены не будут. 

Примеры расчета при УСН и учитываемых расходов

Порядок налоговых (авансовых) отчислений на упрощенке: 

1. Определяется налоговая база по УСН – основа. Это в зависимости от объекта может быть доход или доходы минус расходы.
2. Устанавливается размер авансового платежа (налога) по УСН.
3. Определяется итоговая сумма аванса, налогового отчисления к уплате: например, на УСН «Доходы» налог (аванс) можно уменьшить на страхвзносы (полностью или не более чем на 50 % в зависимости от наличия работников).

К примеру, ООО «Восход» использует УСН с объектом «Доходы», общий доход за 1-й квартал 2025 года составил 540 000 рублей. Страховые взносы, что уплачены в 1-м квартале 2025 г. за 1 сотрудника – 7 700 р., а всего за 2 сотрудников уплачено 15 400 р. В компании работают 2 человека. Расчет:

1) Ставку на УСН 6 % умножить на квартальный доход: 540 000 р. * 6 % / 100 % = 32 400 рублей – это сумма начисленного авансового платежа за 1-й квартал 2025 года.

2) Вычет страхвзноса из суммы аванса за 1-й квартал коснется всей перечисленной в 1-м квартале суммы взносов, т. к. 7 700 р. * 2 чел. = 15 400 р., то есть меньше половины суммы начисленного авансового платежа по налогу на УСН (15 400 р. < 16 200 р. = 32 400 р. / 2).

3) Остается вычесть 15 400 р. из суммы начисленного аванса по УСН (32 400 рублей): 32 400 – 15 400 = 17 000 рублей, столько составит авансовый платеж за 1-й квартал 2025 года к уплате.

Согласно ст. 346.16 НК РФ, затраты имеют на УСН значение для объекта налогообложения «доход минус расход». То есть когда расходы учитываются при расчете общей налоговой базы по УСН уже по факту совершения перечислений, после их фактической оплаты. Уменьшать расходами налогооблагаемую сумму допускается, если статья затрат есть в специальном списке НК. Например, это могут быть материальные затраты по закупке материалов для производства, то есть:

• сырья;
• инструментов;
• хозяйственных приспособлений и др.

В расчет на УСН «Доходы минус расходы» следует включать и расходы, например, на приобретение полуфабрикатов, подвергающихся дополнительной обработке у налогоплательщика. Такая упрощенка дает возможность отнимать от общей базы по УСН еще затраты на зарплату сотрудникам и покупку товаров (материалов) для их дальнейшей перепродажи. Полный закрытый перечень расходов приведен в ст. 346.16 НК РФ.

Итоги

Ведется ли налоговый учет при применении УСН? Да, ведется. При этом есть свои нюансы, приведенные выше в материале.