Как доказать хищение топлива

Порядок внутреннего расследования хищения ГСМ на предприятии

Всю процедуру расследования и доказывания хищения топлива на рабочем месте можно разделить на следующие основные этапы:

1. Подозрение или установление фактов хищения топлива.

2. Расследование и сбор доказательств.

3. Установление причин, размера хищения и виновных лиц.

4. Взыскание ущерба.

Рассмотрим каждый этап подробнее. И хотя, процедура в целом стандартная и должна соответствовать требованиям ТК РФ, но есть и особенности такого расследования, связанные со способами хищения или расхода топлива и ГСМ.

Подозрение или установление фактов хищения топлива

Подозрение о хищении ГСМ может возникнуть у руководителя, у бухгалтера или экономиста, у любого материально ответственного лица, работающего с топливом и ГСМ, а также у водителей или экспедиторов (например, в отношении своего напарника или сменщика).

Нормативная база и особенности учета ГСМ

Если работодатель подозревает своих работников в хищении ГСМ, то ему стоит учитывать особенности, связанные с нормами расхода, потерь и естественной убыли ГСМ в процессе приема, хранения, отпуска, непосредственного использования и транспортировки.

Ведь расход топлива может существенно меняться в зависимости от марки автомобиля, времени года и температуры воздуха, от массы груза, вида топлива, множества других факторов.

Например, по действующим нормативам разрешается увеличивать норму расхода топлива, если движение происходит в горной местности. Повышение нормы в таких случаях зависит от высоты зоны движения над уровнем моря и может составлять от 5 % (нижнегорье) до 20 % (высокогорье).

Сейчас в сфере нормирования и учета ГСМ действует большое количество различных инструкций, нормативов и положений.

Например, в качестве основного документа можно использовать «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Это методические рекомендации (далее - Методрекомендации), утвержденные Распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14.03.2008 г., они рекомендованы Минюстом для применения на предприятиях любых форм и в деятельности ИП.

Каждая организация или предприниматель, на основании общих нормативов вправе разработать собственную Политику или Правила ведения учета и операций с ГСМ.

Как правило, когда выявили кражу топлива или ГСМ на предприятии, основная цель работодателя – взыскать с виновных работников стоимость похищенного топлива, чтобы возместить убытки.

Поэтому, в таких случаях необходимо руководствоваться общими нормами трудового законодательства о взыскании материального ущерба, причиненного действиями работника работодателю (глава 39 Трудового кодекса РФ).

Явные признаки и факторы риска хищения ГСМ

Есть факты, наличие которых должно вызвать особое внимание, так как они могут прямо или косвенно свидетельствовать о хищении топлива из бензобака транспорта. Например:

• водитель оставляет транспорт без присмотра на длительное время на открытой территории;
• на машине не установлена или не работает сигнализация;
• на бензобаке не работают или отсутствуют запорные устройства;
• в машине не установлен или не работает датчик уровня топлива;
• не установлена система ГЛОНАСС или другое отслеживающее устройство;
• нормы расхода топлива по отчетным документам завышены по сравнению с нормативами для этого вида транспорта;
• на предприятии нет четкого внутреннего контроля по учету и расходу ГСМ, в том числе по проверке путевых листов, чеков, авансовых отчетов и прочих документов, поступающих от подотчетных лиц;
• чеки на покупку топлива вызывают подозрения по некоторым признакам (отсутствуют обязательные реквизиты, время покупки топлива не соответствует рабочему времени, а место АЗС - маршруту поездки и др.);
• большие объемы расхода ГСМ, а также небрежное ведение документации на складах, частые недостачи по итогам инвентаризаций, факты нахождения посторонних лиц в местах хранения топлива.

Лучше всего, если работник, который считает, что обнаружил хищение топлива, сообщит об этом в письменном виде, например, напишет докладную записку или обращение.

Однако, не каждый сотрудник решается на такой шаг, опасаясь осуждения со стороны коллег. Поэтому, можно предусмотреть специальную форму или способ обращения любого сотрудника к руководству, с возможностью сохранить свою анонимность. Например, установить отдельный ящик для обращений, создать отдельную электронную почту и др. Такие способы применимы для любых сотрудников, за исключением тех, для кого выявление и сообщение о таких фактах работодателю входит в должностные обязанности (например, работники бухгалтерии, заведующий складом, охранник и др.).

Руководитель, получив такое сообщение, может самостоятельно изучить все факты или поручить это уполномоченным должностным лицам (начальнику отдела, службе безопасности, главному бухгалтеру и др.).

Самое главное на этом этапе – это отделить факты от ложных обвинений или подозрений. Если факты подтверждаются или требуют дополнительной проверки, нужно переходить ко второму этапу.

Как работодателю собрать доказательства хищения ГСМ

Расследование хищения ГСМ требует бухгалтерских и технических знаний, поэтому нужно организовать комиссию из компетентных специалистов предприятия.

Задача комиссии – выяснить, действительно ли есть перерасход топлива и в чем его причина – хищение или неисправность техники.

Создание комиссии по расследованию

На этом этапе нужно создать рабочую комиссию по расследованию инцидентов с хищением ГСМ, дизельного топлива. Состав комиссии утверждается приказом, в нем же указывается причина создания такой комиссии, сроки проведения расследования и составления итогового документа. Приказ доводится до всех членов комиссии под роспись.

В состав комиссии лучше включить технических специалистов, юриста, работников бухгалтерии и других должностных лиц, в обязанности которых входит работа с ГСМ, но они не должны быть причастны к установленным случаям хищения.

Если подозрительный расход ГСМ выявляется не только в служебном и рабочем транспорте, но и в местах его хранения (склады, топливовозы и пр.), до начала работы комиссии нужно провести инвентаризацию. Для этого создается отдельная комиссия со специальными полномочиями.

Важно! Каждое действие комиссии должно быть закреплено в протоколах и актах и подписано всеми членами комиссии. Это очень пригодится, если по итогам проведения расследования все же придется обращаться с исковым заявлением в суд или в полицию.

Какие документы должна рассмотреть комиссия

Комиссия по расследованию должна изучить документы:

1. которые послужили основанием для проведения расследования (докладную записку, заявление и др.), итоги инвентаризации,
2. чеки, путевые листы, техническую характеристику на автомобиль, нормативы и пр.
3. внутренние документы предприятия, такие как: основание и наличие договора о материальной ответственности с работником или бригадой (индивидуального или коллективного), должностные инструкции, различные локальные (внутренние) акты, относящиеся к порядку учета топлива, если они имеются - например, положение об учете ГСМ, учетную политику и др.

Если внутренних нормативных документов по учету и нормированию расхода топлива и ГСМ нет, можно использовать нормы из Методрекомендаций.

Первый вопрос при расследовании хищения ГСМ – учтены ли особые условия расхода ГСМ

В локальных актах и других используемых нормативах нужно обращать внимание на порядок применения специальных надбавок и поправочных коэффициентов при расчете нормы расхода топлива:

• зимние надбавки в зависимости от региона движения (субъекта РФ);
• коэффициенты при вождении в особых условиях: в горной местности, с частыми остановками, по городу в «час пик» и с «пробками», по сложному маршруту и др.

С учетом таких поправок комиссия должна установить, находится ли перерасход топлива в пределах нормы или он слишком завышен, даже с учетом надбавок и коэффициентов.

Если на предприятии есть утвержденные нормы расхода топлива и ГСМ, то заинтересованные работники должны быть ознакомлены с ними под роспись.

Второй вопрос при расследовании хищения ГСМ – учтены ли все поездки

Также нужно изучить первичные документы, непосредственно связанные с расходом ГСМ (выдача, списание, убытки и пр.). Это могут быть путевые листы, карточки учета, авансовые отчеты, акты и ведомости на выдачу или списание топлива или других ГСМ, сводные ведомости расхода ГСМ и пр.

Так, изучая путевые листы комиссия может установить только средние показатели и вероятное отклонение фактических данных от нормативных расчетов. В этом случае нужно учитывать величину расхождения и ее систематичность.

Если отклонения слишком большие или очень частые, необходимо более внимательно изучить маршрут движения транспорта и выяснить:

• насколько он соответствует целям поездки;
• проверить, насколько рационально выбран маршрут следования и совпадает ли указанное расстояние с реальным;
• совпадает ли время фактической поездки и время по путевому листу;
• выяснить обоснованность заправки транспорта (проверить время и даты).

Третий вопрос – проверить, используется ли транспорт в личных целях

Нередки случаи, когда водитель использует машину в нерабочее время и ездит на ней по своим личным делам. В таких случаях в путевых листах могут быть указаны «левые» предприятия, с которыми у организации нет никаких отношений и необходимости ездить туда не было.

Кассовые чеки, которые водитель предоставляет в подтверждение оплаты также нужно проверять с особой тщательностью. Потому что иногда чек может быть подложным, например, совсем с другой АЗС, чем указаны в маршруте следования или в путевом листе. Такие чеки водители порой берут у своих знакомых или покупают.

Если на предприятии применяются системы контроля автотранспорта (ГЛОНАСС и др.), порой достаточно обратиться к записям этой системы. Но, как правило, при наличии таких систем и случаи хищения совершаются реже или же не очевидными способами, которые очень сложно или почти невозможно зафиксировать.

Проверка технического состояния транспорта при подозрении на кражу ГСМ

Комиссия также обязана изучить тип автомобиля (легковой, грузовой), его марку, техническое состояние и другие особенности его использования.

Если есть подозрения, что машина неисправна и перерасход топлива связан с техническими причинами, транспорт нужно проверить. Это могут сделать как свои специалисты (если они есть в штате), так и любой посторонний автосервис. В любом случае, необходимо, чтобы результаты проверки автомобиля были изложены письменно, а если будут обнаружены неисправности, влияющие на расход топлива и ГСМ, это можно оформить фото таблицей и калькуляцией ремонта.

Такие технические причины могут стать основанием для освобождения работника от материальной ответственности.

Если же машина исправна, комиссия должна внимательна изучить условия ее использования, особенно это касается спецтранспорта и автомобилей, на которых совершаются регулярные перевозки пассажиров или грузов. Зачастую такой транспорт очень быстро и сильно изнашивается, либо срок его эксплуатации очень большой, поэтому и работа топливной системы может значительно отличаться от нормативов.

В таких случаях можно провести контрольный «замер» - провести поездку и замерить расходы топлива и показатели спидометра в различных условиях и в различное время. Такой замер лучше сделать неожиданно и провести его должен один из членов комиссии или незаинтересованный специалист совместно с водителем.

Получить объяснения работников по поводу пропажи ГСМ

Затем комиссия должна взять объяснение у всех работников, которые подозреваются в совершении хищения (водителей, заведующих складов и кладовщиков, операторов по отпуску топлива и др.) и предложить им пояснить причины перерасхода или недостачи топлива. Если работник отказывается дать объяснительную, нужно составить об этом акт, с обязательным присутствием минимум двух незаинтересованных свидетелей.

Дополнительно нужно опросить возможных свидетелей и других, непричастных сотрудников, например, напарников водителя, охранников на территории, кладовщика и др.).

Все факты, пояснения и доводы работников, которые они сообщают при устном опросе или в письменных объяснительных, должны быть тщательно проверены, комиссия также должна оценить их на достоверность.

Например, водитель объясняет недостачу дизельного топлива тем, что машина стояла на неохраняемой стоянке и ночью кто-то слил топливо из бензобака.

Комиссия должна проверить, имел ли право водитель оставлять транспорт на обычной стоянке или после смены он в обязательном порядке должен поставить ее в охраняемый гараж или передать напарнику. Также, проверяют исправность запоров на бензобаке и причины неисправности, обязательно выясняется, почему водитель не сообщил об этом.

Если же, например, будет установлено, что водитель вынужден оставлять машину на неохраняемой территории, потому что работодатель не предусмотрел меры и способы стоянки автотранспорта в нерабочее время, то налицо нарушение обязанностей со стороны работодателя по обеспечению условий для хранения имущества, которое передается работнику. В таких случаях работник не может нести материальную ответственность.

Отметим, что важно верно определить предмет хищения. Например, в системе КонсультантПлюс рассматривается пример, когда водитель создал по документам избыток дизельного топлива, а затем заправил автомобиль знакомого, расплатившись картой предприятия. Возникает вопрос, похищено в данной ситуации топливо или денежные средства? Мнение эксперта читайте в системе КонсультантПлюс. Обратите внимание - эта система предлагает бесплатный доступ в пробную версию на 2 дня.

Основания материальной ответственности при хищении ГСМ

Отдельное внимание следует уделить вопросу основания для привлечения виновного работника к материальной ответственности.

Если подозреваются работники складов, операторы или другие материально-ответственные работники, которые непосредственно обслуживают транспорт или используют ГСМ, с ними должны быть заключены договоры о материальной ответственности.

Это может быть индивидуальная или коллективная (бригадная) ответственность. Во втором случае, необходимо расследовать действия всех членов бригады и объяснения тоже нужно брать у всех.

В отношении материальной ответственности водителей нужно учитывать, что ГСМ и топливо для них не является имуществом, которое работодатель вверил работнику, как это следует из смысла ст. 243 и ст. 244 Трудового кодекса РФ.

И ГСМ, и топливо для водителя — это средства, необходимые для выполнения трудовых обязанностей, работодатель обязан обеспечивать водителя этими средствами в достаточном количестве. По этой причине водитель не может быть материально ответственным лицом в отношении передаваемых ему ГСМ и топлива для автомобиля.

Но совсем другая ситуация будет, если водитель перевозит такие средства на тепловозе, бензовозе или другой спецтехнике. В этом случае ГСМ и топливо – это материальные ценности, а водитель несет ответственность за их сохранность в процессе транспортировки.

Поэтому вопрос о том, можно ли заключить договор материальной ответственности с водителем очень неоднозначный и зависит от объема выполняемых им обязанностей.

Если договор о материальной ответственности с работником не заключен по каким-то причинам, тогда и за ущерб он будет отвечать только в размере, не превышающем его зарплату, и при условии, если будут иметься бесспорные доказательства вины такого работника.

Также, не нужно забывать про условия трудового договора и должностной инструкции подозреваемых сотрудников. Может быть и так, что по документам они совсем не вправе работать с ГСМ или использовать топливо. Тогда нужно искать и других виновных работников, которые допустили такую возможность.