Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Временное исполнение обязанностей по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 60.2 отмечает вопросы, касающиеся исполнения обязанностей сотрудника, временно отсутствующего, но не освобожденного от работы по трудовому договору. Ст. 151 ТК позволяет соглашаться работникам на предложенную им дополнительную работу в придачу к основным обязанностям за прибавку к трудовой оплате.

Кадровики обычно понимают под ВРИО исполнение дополнительных трудовых функций вместе с основными обязанностями по заключенному трудовому соглашению как по аналогичной, так и по другой должности, предусматривающее дополнительное вознаграждение.

Когда требуется временная замена сотрудника

Необходимость в замене сотрудника в случае его временного отсутствия на работе, может быть вызвана различными причинами:

• любой разновидностью отпуска (ежегодным, декретным, за свой счет, для обучения и т. д.);
• командировкой;
• нетрудоспособностью, подтвержденной больничным листом;
• возложением общественных или государственных обязанностей (участием в избирательной комиссии, занятостью в качестве присяжного и др.);
• иными обстоятельствами неявки на работу, включая невыясненные.

Способы замены временно отсутствующего сотрудника

ТК предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения работника к временному исполнению дополнительных обязанностей. Действующий персонал дополнительную работу может выполнять:

1. посредством совмещения профессий (должностей), когда профессия (должность) замещающего лица отличается от профессии (должности) отсутствующего сотрудника;
2. путем расширения зон обслуживания (возрастания объема работ). Подходит, когда замещающий работник будет работать по тождественной должности с отсутствующим.

Кроме того, допускается внешнее замещение:

• прием по срочному трудовому соглашению,
• аутсорсинг.

Рассмотрим, как оформить распространенные варианты выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника.

Прием нового сотрудника по срочному трудовому договору

Трудовое законодательство позволяет оформлять трудовой договор, заключаемый на заведомо ограниченный срок, на время отсутствия основного работника, за которым сохранено рабочее место. Порядок его оформления аналогичен трудоустройству на неопределенный срок, но в тексте соглашения обязательно указывают: 

• обоснование срочности;
• срок действия. Дата прекращения договора может быть точной или определяться наступлением какого-либо события.

Внутреннее совместительство

Совмещение заключается в том, что выбранный руководством сотрудник выполняет одновременно и свою работу, и работу отсутствующего по каким-то причинам коллеги. Совместительство возможно лишь с согласия работника, которому запланировано поручить исполнение трудовых обязанностей отсутствующего лица. Для оформления совместительства требуется заключение отдельного трудового договора.

Временное перемещение

Временный перевод для замещения отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, предусмотрен ст. 72.2 ТК. Его можно осуществить на основании соглашения сторон, заключаемого в письменной форме.

Срок такого перевода ограничен периодом отсутствия замещаемого работника.

Аутсорсинг

Если компании не хватает собственных кадров для решения текущих задач и при этом она не готова расширять штат, то предприятие может воспользоваться аутсорсингом персонала. При аутсорсинге справляются с задачами привлеченные специалисты. На аутсорсинг чаще всего передают вспомогательные функции: юридическое консультирование, IT-поддержку, бухучет, клининг и т. д.

На кого нельзя возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника

Зависимо от специфики работы законом запрещено поручать дополнительную работу некоторым сотрудникам:

• Женщинам нельзя поручать труд, связанный с ручным подъемом и перемещением тяжестей. Ограничения также действуют, если предстоящая работа превышает нормы предельно допустимых нагрузок для женщин (ч. 2 ст. 253 ТК). 
• Совместителям запрещена дополнительная деятельность, если их предстоящая и основная рабочие функции связаны с вредными или опасными условиями труда. Тогда работника просят принести справку о характере и условиях труда по основному месту трудоустройства (ч. 5 ст. 282, ст. 283 ТК).
• Также запрещено совместительство несовершеннолетних граждан.

Работу главбуха или иной должности, когда на работника возлагают ведение бухучета, нельзя поручать иностранцам, временно пребывающим в РФ (п. 3 ст. 14 ФЗ-115).Встречаются и специальные ограничения, связанные с обязанностями замещаемого работника, к примеру руководителя компании. Если работа заменяемого сотрудника предполагает осуществление предпринимательской деятельности по управлению предприятием, кандидата проверяют на отсутствие у него дисквалификации. На дисквалифицированное лицо нельзя возложить исполнение упомянутых обязанностей (ч. 1 ст. 3.11, ч. 2 ст. 32.11 КоАП).

Врио – это совместительство или нет

Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.

Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.

Как оформить временное исполнение обязанностей

Замещение всегда оформляется тремя документами, один из которых – приказ о назначении на должность временно отсутствующего работника. Второй документ – зависимо от обстоятельств:

• предварительное письменное предложение выполнять дополнительные функции и соответствующее согласие работника (может быть оформлено одним документом);
• заявление работника с просьбой временно поручить выполнение дополнительной трудовой задачи.

Третий – зависит от выбранного способа оформления замены. Соответственно, это могут быть:

1. срочный трудовой договор – при совместительстве и аутсорсинге;
2. дополнительное соглашение к трудовому договору – при совмещении;
3. двустороннее соглашение – при переводе.

Рекомендуем полезный материал от "КонсультантПлюс" о том, как оформить доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Согласие работника на исполнение дополнительных обязанностей – образец

Сначала в любом случае получают согласие сотрудника выполнять дополнительную работу. Некоторые кадровики предпочитают вместо него получить заявление от работника. У упомянутого согласия нет унифицированной формы, поэтому оно заполняется в произвольной форме или по разработанному компанией формату. В нем фиксируют:

• ФИО, должность, подразделение замещающего сотрудника,
• собственно согласие на выполнение дополнительной работы по соответствующей профессии (должности),
• доплату,
• дату,
• подпись.

Рекомендуем скачать готовый образец согласия работника на исполнение дополнительных обязанностей: 

Дополнительное соглашение к трудовому договору о врио – образец

Затем составляется и подписывается соглашение о выполнении дополнительной работы, в котором указывают:

• должность (профессию), по которой поручается дополнительная работа;
• ее содержание, объем, срок;
• размер доплаты.

Приказ о временном совмещении – образец

Приказ издается на основе подписанного одного из перечисленных выше документов, где перечисляют:

1. вид, содержание, срок дополнительной работы;
2. размер доплаты.

С приказом обязательно знакомят замещающего работника, где он расписывается.

Рекомендуем бланк и образец приказа о совмещении: 

Замена временно отсутствующего руководителя – нюансы

Порядок временного замещения руководителя лучше зафиксировать в уставе предприятия (п. 2 ст. 12 ФЗ-14, ст. 11 ФЗ-208). Там, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого.

Приказ о назначении исполняющего обязанности генерального директора – образец

Обычно временное исполнение обязанностей гендиректора возлагают на его зама. Если у гендиректора нет зама, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возлагают на другого сотрудника. Тогда гендиректор издает приказ о временном возложении обязанностей руководителя компании на этого работника.

Также приказ о возложении на зама обязанностей отсутствующего директора потребуется, если у него несколько замов по разным вопросам, а замещать будет лишь один из них.

В приказе прописывают конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. К примеру, подписывать счета-фактуры, приказы по кадрам и др.  

Чем врио отличается от и.о.

Нормативно не определено, в чем различия категорий: врио «временно исполняющий обязанности» и и.о. «исполняющий обязанности», а также не даны трактовки этим терминам. На практике их обычно не различают и применяют оба при временном возложении на сотрудника обязанностей по определенной должности. К примеру, при совмещении им должностей, временном переводе на другую должность для выполнения функций отсутствующего сотрудника. Иными словами, в указанных ситуациях допустимо применять любую из этих категорий без каких-либо негативных правовых последствий.

Важно! Бытует мнение, что врио назначают для временного замещения отсутствующего сотрудника, а и.о. – лишь для выполнения обязанностей по вакантной должности. При этом в первом варианте на сотрудника возлагаются обязанности на определенный срок, к примеру на период отсутствия основного работника по причине болезни, а во втором – до найма на эту должность постоянного работника. Но данное утверждение не обосновано нормативно: в ТК таких положений нет.