С наступлением 2020 года в России начнется процесс введения электронных трудовых книжек. Законопроекты о постепенной замене бумажных документов на цифровые сведения о трудовой деятельности уже приняты Госдумой. Электронная версия трудовой книжки будет содержать фактически те же данные, что и привычный нам бланк. Для ее формирования ПФР будет получать от работодателей сведения о приеме, увольнении и иных кадровых изменениях по каждому работающему. В связи с этим Фондом разработаны новые формы: СЗИ-ТД и СЗВ-ТД. Разберемся, для чего они нужны, и в чем заключаются различия между ними.
Для чего нужны новые отчеты СЗВ-ТД и СЗИ-ТД
В Информации «О введении с 2020 года электронной трудовой книжки» (в редакции от 29.11.2019) Пенсионным фондом РФ для ознакомления представлены проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-ТД. Они разработаны в связи с внесением изменений в ТК РФ и закон о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996, но официально пока не утверждены.
СЗВ-ТД
Согласно поправкам в ст. 11 закона № 27-ФЗ, для того, чтобы ПФР мог своевременно учесть на индивидуальном лицевом счете работника данные о его трудовой деятельности, по истечении каждого месяца все работодатели должны будут представлять сведения о произошедших кадровых изменениях. Для этого предназначена форма СЗВ-ТД. Именно на основании внесенных в нее сведений в базе ПФР и будет формироваться электронная трудовая книжка работника.
Введение электронного формата вовсе не означает, что бумажные трудовые больше вестись вообще не будут – переход на «цифру» добровольный и зависит от желания самого работника. Так:
-
В течение 2020 года работники, которые хотят, чтобы их трудовой путь продолжал отражаться в привычном бумажном документе, должны написать своему работодателю заявление о сохранении трудовой книжки на бумаге. При этом работодатель будет вести сразу два варианта трудовой – бумажный и электронный (такой порядок сохраняется и в случае, если работник не подаст никаких заявлений).
-
Если же работник напишет заявление о переходе на электронный документ, бумажную трудовую книжку ему выдадут на руки, а вся информация о его работе будет отражаться только в цифровом формате.
-
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году и позднее, такой выбор отсутствует – бумажные трудовые на них заводиться уже не будут – все сведения об их работе оформляются только электронно.
Представлять форму СЗВ-ТД работодатель будет обязан в любом случае, независимо от того, какой вариант выбран работником – бумажный или электронный. При наличии кадровых изменений по сотруднику (прием/увольнение, перевод), подаче заявлений о сохранении бумажной ТК или о переходе на электронный формат, сведения СЗВ-ТД о нем подают не позже 15 числа следующего месяца. Если в отчетном месяце никаких изменений не происходило, форму подавать не нужно. С 2021 года нужно будет более оперативно представлять сведения о приеме и увольнении – не позднее следующего рабочего дня за днем издания соответствующего приказа.
СЗИ-ТД
Работники, отказавшиеся от бумажной трудовой, смогут получать сведения из своей электронной трудовой книжки через «Личный кабинет» на официальном сайте ПФР, а также на портале Госуслуг (в виде электронного документа, подписанного усиленной ЭЦП). Получить такие сведения, распечатанными на бумаге и соответствующим образом заверенные, можно будет, обратившись с заявкой в территориальное отделение ПФР, или в МФЦ.
Также информацию о трудовой деятельности предоставляет работодатель по последнему месту работы человека. Для этого разработана специальная новая форма СЗИ-ТД.
Согласно новой редакции ТК РФ (ст. 66.1, 84.1), по заявлению работающего сотрудника работодатель в течение трех дней (рабочих)должен передать ему сведения о его работе на данном месте. При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему сведения СЗИ-ТД в день прекращения трудового договора. Сведения могут быть оформлены в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, либо на бумажном носителе, заверенном подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).
Поступая на новую работу, работник предъявит выданные ему сведения СЗИ-ТД (электронные или распечатанные на бумаге), а новый работодатель перенесет их в свою кадровую учетную систему. На основании сведений также может исчисляться трудовой стаж, могут вноситься записи в обычную трудовую книжку (при ее ведении).
При невозможности выдачи сведений СЗИ-ТД в день увольнения, работодатель, распечатав и заверив документ, должен направить его работнику по почте (заказным письмом с уведомлением). В этом случае ответственность работодателя за задержку выдачи СЗИ-ТД снимается со дня почтовой отправки сведений.
Формы СЗИ-ТД и СЗВ-ТД с 2020 года: в чем разница?
ПФР разработал предварительные формы сведений о трудовой деятельности – СЗВ-ТД в одном, а СЗИ-ТД в двух вариантах. Формы СЗИ-ТД и СЗВ-ТД имеют одинаковое название «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» и во многом схожи по своей структуре и содержанию. Основная их часть – таблица со сведениями о работе, включающая: дату события (приема, увольнения и т.д.), его наименование, название должности, профессии, вид поручаемой работы, основание увольнения (статья ТК РФ или иного закона, причины), наименование, номер и дата соответствующего приказа. Обе формы подписываются уполномоченным лицом, указывается дата, ставится печать, если она имеется у работодателя. Но при этом есть и различия.
Чем отличаются СЗВ-ТД и СЗИ-ТД:
-
Форма СЗИ-ТД, в отличие от СЗВ-ТД, не содержит раздела со сведениями о работодателе. Вместо этого в основную таблицу сведений включена графа «Работодатель (наименование)».
-
Наименование структурного подразделения в СЗИ-ТД выделено в отдельную графу 7, а в СЗВ-ТД его указывают в графе 5 вместе с должностью, профессией. Во втором варианте формы СЗИ-ТД подразделение указывается аналогично форме СЗВ-ТД.
-
В сведения о работнике формы СЗИ-ТД включена строка «Дата рождения», а в СЗВ-ТД она отсутствует.
-
Поскольку СЗВ-ТД является отчетной формой, в ней присутствует строка «Отчетный период», а также предусмотрены графы «Признак отмены» на случай отмены ранее представленных в ПФР сведений.
Главное же различие заключается в назначении данных документов. Новые формы СЗИ-ТД и СЗВ-ТД необходимы:
-
СЗВ-ТД – для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников и ведения в системе персучета электронных трудовых книжек;
-
СЗИ-ТД – для выдачи на руки работнику сведений о трудовой деятельности по последнему месту работы.
Окончательные варианты данных форм на сегодня еще не утверждены. Разработанные Пенсионным фондом РФ проекты бланков СЗИ-ТД и СЗВ-ТД скачать можно ниже.
Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.