Электронные путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Для чего нужен путевой лист?

Путевой лист — это первичный учетный документ, который служит юридическим фундаментом всей операционной деятельности автопарка. Его главная задача — легализовать использование транспортного средства и труд водителя. Без этого документа любая поездка служебного автомобиля с точки зрения закона становится ничтожной, а расходы компании на нее — необоснованными.

Статья по теме: Электронные путевые листы с 1 сентября 2026 года: обязательно или нет? Электронные путевые листы с 1 сентября 2026г. станут обязательными частично, т. е. жесткое требование полного перехода касается далеко не всех компаний. В этой статье разбираем, что именно изменится в законодательстве, кто обязан будет использовать электронные путевые листы, а кто может продолжать работать с бумажными документами, а также какие риски ждут компании, игнорирующие изменения. Подробнее

Важно разделять два смежных понятия, которые часто путают даже опытные логисты: ЭПЛ и электронную транспортную накладную (ЭТрН). Электронный путевой лист фиксирует работу машины и человека. Транспортная накладная оформляет отношения между отправителем, перевозчиком и получателем конкретного груза. Это независимые документы, хотя оба проходят через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Статья по теме: Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция «Путевые листы в 1С 8.3 пошаговая инструкция» – довольно частый запрос. Рассмотрим, где найти путевые листы в 1С, как их создать, а также изучим порядок отображения покупки топлива и распечатки созданного документа. Подробнее

Кто обязан использовать электронные путевые листы с сентября 2026 года

Для перевозок маркируемого алкоголя (пиво, пивные напитки, сидр, медовуха) бумажных путевых листов больше не существует. Постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944 жестко закрепляет только цифровой формат.

Если же вы везете любой другой груз, используете автомобиль для деловых поездок внутри компании или оказываете услуги по доставке физическим лицам, выбор остается за вами: работать по старинке на бумаге или переходить на цифру (ч. 2 ст. 6 ФЗ-259).

Важный нюанс работы с алкоголем касается разделения документов. При привлечении стороннего логистического оператора формируется электронная транспортная накладная (ЭТрН). Если доставку обеспечивает ваш корпоративный транспорт, необходим электронный путевой лист (ЭПЛ). Повторно оформлять бумаги не нужно: чтобы соблюсти закон, достаточно выпустить один документ, который подходит под вашу конкретную ситуацию (согласно п. 4 Постановления № 1944).

Материалы по теме Электронные путевые листы: как это работает Путевой лист 2026: образец

Что считается коммерческой перевозкой и перевозкой для собственных нужд? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Какие титулы заполняются в путевом электронном листе?

Современный ЭПЛ — это не сканированный PDF-файл с электронной подписью поверх картинки. Это структурированный XML-документ, состоящий из шести взаимосвязанных блоков, называемых титулами. Каждый титул отвечает за свой этап рейса и подписывается конкретным уполномоченным лицом. Система выстроена так, что следующий титул невозможно создать без закрытия предыдущего, что исключает фальсификацию времени выезда или результатов осмотров. Структура цифрового документа выглядит следующим образом:

Титул 1: Паспорт рейса в ЭПЛ

Формируется диспетчером или руководителем. Содержит базовые данные: сведения о собственнике ТС (ИНН, адрес), марку, модель и госномер автомобиля, VIN-код, информацию о водителе (ФИО, номер прав, СНИЛС), срок действия листа и вид сообщения (городское, пригородное, междугороднее).

Бланк по теме:

Путевой лист с 2026 года Посмотреть Скачать

Титул 2: Предрейсовый медицинский осмотр в ЭПЛ

Подписывается медицинским работником усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Фиксирует допуск водителя к рейсу. Без этого блока система заблокирует формирование последующих этапов. Для послерейсового осмотра (обязательного для пассажирских перевозок и опасных грузов) предусмотрен аналогичный Титул 6.

Нужны ли путевые листы для подтверждения расходов на аренду автомобиля? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Титул 3: Предрейсовый технический контроль в ЭПЛ

Заполняется контролером-механиком. Подтверждает исправность тормозной системы, рулевого управления, световых приборов и тахографа. Может быть подписан УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) в зависимости от регламента компании.

Как организовать для водителя служебного легкового автомобиля предрейсовые, послерейсовые медосмотры и медосмотры в течение рабочего дня? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Титул 4: Выезд на линию в ЭПЛ

Замыкает подготовку к рейсу. Ответственное лицо (диспетчер или механик) фиксирует точное время выезда и показания одометра. Именно этот момент юридически считается началом использования автомобиля.

Титул 5: Возврат с линии в ЭПЛ

Оформляется после завершения смены. Водитель через мобильное приложение передает данные о конечном пробеге и времени прибытия в гараж. На основе разницы показаний одометра из Титулов 4 и 5 автоматически рассчитывается точный пробег для списания топлива.

Где находятся электронные путевые листы в 1С: Бухгалтерия 8.3

ЭПЛ вы можете найти в разделе главного меню “Продажи”. Перед вами откроется окно с документами, которые оформляются при реализации товара и услуг. Здесь имеется подраздел “Доставка”, где находятся электронные перевозочные документы.

Щелкнув мышкой по этой строке, вы попадете в окно со списком электронных перевозочных документов. Нажмите на кнопку “Открыть”. В ниспадающем окне появится список доступных форм. Выберите “электронные путевые листы” и нажмите на соответствующую строку.

На экране появится форма ЭПЛ.

Как заполнить электронный путевой лист в программе 1С: Бухгалтерия

Обратите внимание на строку с кружочками. Первый из них (Оформление) автоматически становится активным при создании документа. В разделе заполняем:

• номер (проставляется автоматически программой);
• дата заполнения;
• признак начала рейса - выезд;
• вид перевозки. Здесь предлагается выбор.

Здесь предлагается выбор:

• коммерческая перевозка, если отгружается не собственная продукция (товары), а транспорт используется под сдачу в аренду;
• для собственных нужд, если компания отгружает свою продукцию или товар;
• работа спецтранспорта (например, бензовоза).

Далее определитесь, каким будет сообщение: городским, пригородным или междугородним и внесите соответствующий реквизит (из ниспадающего окна).

После заполнения этого блока введите данные о перевозчике, он же оформитель, транспортном средстве и водителе. Если вы отправляете свой транспорт, то введите название вашей компании и статус. В нашем примере грузоотправитель является собственником транспортного средства. Далее программа предлагает выбор, кто повезет груз: штатный работник или представитель сторонней организации. Если вы выберите штатного сотрудника, программа не попросит дополнения в этом блоке. Когда выбор падет на стороннюю организацию, программа 1С: Бухгалтерия потребует заполнить ее наименование путем подбора. выбор делается в отношении прохождения техосмотра, медосмотра водителя и показания одометра.

Важно! Сторонняя компания должна быть изначально внесена в справочник контрагентов со всеми необходимыми реквизитами.

Следующий блок конкретизирует вид транспортного средства и ФИО водителя. Эти сведения не получится ввести вручную. Прежде информация должна появиться в соответствующих справочниках. Каждая строка оформляется подбором из справочников.

Каждый следующий блок заполняется после того, как подписан предыдущий.

На этапе “Показатели (выезд)” формируется QR-код, который отправляется водителю. Сделать это можно на смартфон или, сохранив в отдельном файле и отправив иным способом.

После того, как вы заполните все данные, нужно проверить документ. После нажатия на кнопку “Проверить” программа предложит сделать настройки для обмена ЭДО. На экране появится форма, которую нужно заполнить.

Когда все подписи будут поставлены в соответствующих разделах документа, его можно отправлять, воспользовавшись кнопкой “Отправить”.

Вопрос по теме: Какой штраф за отсутствие путевого листа легкового автомобиля? Подробнее

Итоги

Программа 1С: Бухгалтерия позволяет оформить электронный путевой лист непосредственно в ней. Документ оформляется несколькими ответственными лицами и подписывается или. Например, медосмотр проводит медик, техосмотр - механик. Каждый из специалистов заполняет и подписывает свой блок электронной подписью. Для работы с электронными путевыми листами компания должна подключиться к ЭДО, зарегистрировавшись у выбранного оператора.

Статья по теме: Как сделать электронный путевой лист грузового автомобиля Электронный путевой лист грузового автомобиля с 1 сентября 2026 года в России приходит на замену бумажным. В этой статье подробно разберем алгоритм оформления ЭПЛ для грузового автомобиля, структуру ЭПЛ для грузовых перевозок и обязательные титулы, особенности для международных перевозок и спецавтомобилей и расскажем, какие электронные подписи нужны для разных участников процесса. Подробнее