Все этапы движения и хранения материалов субъекты хозяйствования должны отражать в складском и бухгалтерском учете, применяя для этого формы первичных документов, а также автоматизированные программы и сервисы.
О том, какими нормативными актами регулируется, что включает в себя и каким образом должен быть организован документооборот на складе предприятия, – расскажем в этом обзоре.
Порядок осуществления складского учета в нормативных документах
Документооборот складского учета, порядок его ведения и требования к организации регламентированы Методическими указаниями по учету МПЗ (разделы 2, 6 приказа Минфина РФ № 119н от 28.12.2001), согласно которым, фиксация сведений о движении материалов осуществляется на основании первичных документов, и должна оперативно отражать достоверные данные по складским операциям.
Кроме основных положений о складском учете, для его эффективной организации и обеспечения сохранности ТМЦ:
-
рекомендованы формы первичных бухгалтерских документов (Постановление Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997) - с 01.01.2013 г. допускается использование самостоятельно разработанных, и зафиксированных в учетной политике форм документов, используемых в складском учете, но с условием, что такие бланки будут содержать полный перечень обязательных реквизитов, предусмотренных законом о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012);
-
определены требования к должностным лицам, осуществляющим складской учет – с заведующим складом, кладовщиком, иным работником, на которого возложены такие обязанности, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности (п. 256, 257 Приказа Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 года).
Понятие объекта учета
Методические указания применяют единый термин к объектам складского учета – «материалы», под которым подразумеваются хранящиеся на складе предприятия МПЗ, необходимые для обеспечения производственной деятельности субъекта хозяйствования со сроком использования до 1 года. Под это понятие подпадают:
-
сырье, используемое для выпуска продукции или различного рода полуфабрикатов;
-
вспомогательные материалы и запчасти, используемые для обеспечения работоспособности производственных мощностей, обеспечения технологических нужд и процессов;
-
тара для готовой продукции;
-
ГСМ;
-
покупные полуфабрикаты и т.д.
Организация учета и документооборот
Документооборот складского учета включает в себя:
-
учет по приходно-расходным документам, отражающим поступление и выдачу материалов;
-
внутрискладской учет, отражающий передачу материалов между двумя и более складами либо подразделениями одного субъекта хозяйствования (на основании требования-накладной).
Кроме первичной документации, которая фиксирует поступление и выдачу ТМЦ, складской документооборот включает в себя учетные регистры, в которые лицо, ответственное за данный участок работы, должно оперативно вносить все необходимые сведения по движению объектов хранения.
Так, на склад ТМЦ поступают с комплектом документов от поставщика – товарно-транспортной накладной, формой ТОРГ-12, счетом-фактурой и иными докуметами, принятыми у контрагента. На основании накладных ценности приходуются на склад: составляется приходный ордер М-4, заводится карточка складского учета М-17 по каждому наименованию. В дальнейшем форма М-4 служит основанием для проведения приходных операций в бухучете, а данные карточек М-17 сверяют с данными бухгалтерии в конце месяца.
Отпуск ТМЦ в производство производится на основании требований-накладных (форма М-11), лимитно-заборных карт (форма М-8) с фиксацией перемещений в карточках М-17.
Учет материальных ценностей может осуществляться следующими способами:
-
сальдовым либо количественно-суммовым;
-
сортовым или партионным.
Применяемый метод и способ учета субъект хозяйствования должен указать в своей учетной политике.
Сальдовый метод подразумевает ведение документального учета на складе в количественном выражении, а в бухгалтерии – в суммовом. Количественно-суммовый метод предполагает (как в документах склада, так и в документах бухгалтерии) указание сведений по количеству и сумме одновременно.
В зависимости от применяемого метода, документооборот на складе предприятия различается по принципу ведения и используемых форм «первички»:
-
при сортовом способе учет осуществляется исключительно по наименованию позиции хранения и ее сорту, независимо от их стоимости и даты приема на склад. Учет осуществляется на основании выписываемых на каждую позицию хранения и регистрируемых в реестре, карточек учета материалов (форма М-17). Карточки ведутся в течение года В данном способе заполнения учетной документации отсутствует возможность отслеживать стоимость поступивших ТМЦ, а их списание производится по цене единицы, либо по средней стоимости, определяемой методом ФИФО;
-
партионный способ основан на отдельном хранении и учете каждой поступившей на склад по одному приходному документу партии ТМЦ. При данном способе учет осуществляется с помощью партионных карт (форма МХ-10), выписываемых на каждую принятую на хранение партию материалов в 2-х экземплярах, один из которых используется в складском документообороте, а второй – с внесенными первичными учетными данными, направляется в бухгалтерию. В приходной части партионной карты отражаются данные, указанные поставщиком в первичном документе, в расходной – сведения о списании отпускаемых материалов. Карта закрывается после отпуска всего объема поступивших в составе партии материалов, и с актом об израсходовании ТМЦ направляется в бухгалтерию.
Списание выданных материалов в документообороте склада осуществляется на основании:
-
лимитно-заработной карты (форма М-8) – при отпуске ТМЦ одной номенклатуры в адрес внешнего получателя или на склад субъекта хозяйствования;
-
требования-накладной (форма М-11) – при разовой выдаче материалов (формируется в 2-х экземплярах – для складского документооборота и получателю материалов);
-
накладной на отпуск ТМЦ на сторону (форма М-15) – оформляется при передаче материалов внешнему получателю или в выделенное и отдельно расположенное подразделение субъекта хозяйствования;
-
товарной накладной (форма ТОРГ-12) – используется при реализации материалов внешнему контрагенту.