Что относится к представительским расходам

Что такое представительские расходы по Налоговому кодексу

Следует заметить, что Налоговый кодекс лишь затрагивает некоторые вопросы, связанные с представительскими тратами. Им посвящены отдельные пункты ст. 264 НК, откуда следует:

1. Представительскими признаются средства, потраченные на определенные цели (п. 2 ст. 264 НК), а именно:

• проведение совета директоров (правления), официальных приемов, направленных на поиск, налаживание, укрепление партнерских контактов;
• обслуживание участников переговоров, направленных на налаживание контактов, подержание сотрудничества;
• доставку участников мероприятия (переговоры, заседания, иное) транспортом к месту проведения и обратно;
• оплата услуг внештатного переводчика;
• буфетное обслуживание во время таких мероприятий.

2. Подобные траты можно относить к прочим расходам по производству, реализации (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК). При этом они подлежат нормированию, что является их особенностью (п. 2 ст. 284 НК). На протяжении всего периода (отчетного, налогового) их можно включать в прочие расходы в размере, который не превышает 4 % от затрат на оплату труда за этот же период.

Причем траты сверх установленной нормы (более 4 %) за налоговый период при определении налога на прибыль учету не подлежат! Если же в течение отчетного периода (например, полугодия) лимиты были превышены и какая-то часть представительских расходов осталась неучтенной, это не повод волноваться. То, что не удалось списать в прошедшем отчетном периоде, можно учесть в последующих, но на протяжении года.

По сути, только эти пункты НК РФ и определяют представительские расходы и что к ним относится. При этом п. 2 ст. 264 НК РФ оговаривает, что средства, потраченные на отдых, развлечения либо лечение (профилактику) болезней, к ним не относятся.

Примеры представительских и не представительских расходов

Денежные средства можно считать представительскими затратами, если они истрачены:

• при проведении деловых встреч (приемов, форумов, переговоров, конференций, проч.) на кофе-брейк, фуршет в ресторане (кафе), услуги переводчика не из своей компании либо перевозку гостей (участников) к месту мероприятия;
• расходы в командировке, если цель служебной поездки - переговоры, деловая встреча и т. п.;
• букеты, врученные приглашенным участникам представительского мероприятия, стоимость цветов при этом обозначена в смете;
• алкогольные напитки, предназначенные для официального мероприятия с аналогичной фиксацией их стоимости в смете.

Денежные средства нельзя причислять к представительским затратам, если они были истрачены при проведении аналогичных официальных мероприятий на следующие цели:

• проезд приглашенного гостя (участника мероприятия) от вокзала (аэропорта) до гостиницы на такси;
• оформление виз для участников;
• проживание приглашенных в гостинице;
• сувениры, подарки для приглашенных лиц, не имеющие логотипа компании и взятые не со склада (то есть если они полностью от иной фирмы);
• развлекательные программы;
• отдых, лечение в санаториях, иных здравницах.

Приведенные выше примеры наиболее распространенных трат позволяют понять, что значит представительские расходы, отличить их от остальных.

Нюансы, касающиеся признания расходов представительскими

Как показывает практика, многие виды трат, учтенных как представительские, могут вызывать споры с ИФНС. Приведем два типичных примера.

Пример 1.

По мнению Минфина РФ, не следует относить к представительским траты на аренду ресторана (иного помещения) для проведения официального мероприятия.

Тем не менее замечено, что суды в подобных случаях встают на сторону налогоплательщика. Правота данного лица при этом обосновывается двумя фактами. Во-первых, тем, что у него не было помещения для того, чтобы провести мероприятие, поэтому он арендовал его. Во-вторых, тем, что у него есть документальное подтверждение.

Пример 2.

Определенные разногласия могут вызывать и подарки, сувениры, которые вручаются во время приемов, встреч. По ст. 264 НК средства, которые тратятся на их покупку, не следует считать представительскими.

Между тем есть и исключения. На сувениры, подарки компания может нанести свои отличительные знаки (символику, логотип) и брать их со своего склада. Тогда траты на эти подарки либо сувениры можно считать представительскими. Как показывает судебная практика, суды это допускают. Ведь подобные презенты вручаются для целей сотрудничества.

Включаются ли «излишние» траты в представительские расходы, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Что важно при уменьшении облагаемой прибыли за счет представительских расходов

К вопросу о том, что входит в представительские расходы, следует также добавить особенности уменьшения облагаемой прибыли за счет них. Данное уменьшение допускается, если представительские расходы отвечают нормам ст. 252 НК, а именно:

1. Являются экономически обоснованными (направлены на осуществление деловых целей, т. е. заключение договоров, реализацию продукции и т. п.).
2. Подтверждаются соответствующими первичными и иными документами. При этом НК не устанавливает перечень документов, форм, которыми нужно подтверждать подобные денежные траты.

Организации имеют право самостоятельно определять виды документов и разрабатывать свои формы для таких случаев, закрепляя их в локальном акте (например, в Положении о представительских расходах). В их числе может быть смета расходов, приказ директора, отчет о соответствующих расходах, первичная документация!

Обращаем также внимание, что определение норматива по представительским расходам (4 % от оплаты труда) при расчете налога на прибыль зависит от особенностей признания расходов. Если компания применяет метод начисления, то, рассчитывая норматив, она должна учитывать все начисления, относящиеся к оплате труда. При использовании кассового метода следует учитывать фактические выплаты.

Итоги

Говоря о том, что можно отнести к представительским расходам, следует исходить из норм ст. 264 НК, которая перечисляет эти расходы. Они касаются проведения официальных мероприятий (деловых встреч, приемов, переговоров, проч.), цель которых - налаживание, поддержание деловых контактов. Если средства потрачены на развлечения, отдых либо лечение болезней, то их к представительским не относят.