Учет наличных и безналичных денежных средств ведется всеми субъектами хозяйствования. Через денежные счета проходят потоки ресурсов, формирующие доходную и расходную базу. Ведение бухучета в данном сегменте предполагает решение следующих задач:
- корректность оформления кассовой документации;
- обеспечение своевременности проведения расчетов;
- достоверность данных о перемещении денежных потоков;
- оперативность в выявлении и устранении недочетов кассовой дисциплины (посредством инвентаризации и текущего мониторинга);
- обеспечение сохранности денежных знаков.
Учет наличных денежных средств: организация работы кассы
Функционирование кассы должно соответствовать требованиям безопасности наличных расчетов и нормативам Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У (в ред. от 19.06.2017). Каждое предприятие, использующее в своей деятельности операционные кассы, обязано рассчитывать, утверждать и соблюдать лимит остатка денежных средств. Сверхлимитные суммы должны зачисляться на расчетный счет в банке (исключение – средства, обналиченные для выплаты стипендий, пособий, заработной платы, прочие выплаты входящие в ФОТ, которые можно хранить в кассе в дни их выплаты).
Учет наличных денежных средств индивидуальными предпринимателями и малыми предприятиями может вестись без установления лимита кассы, но если он установлен, его соблюдение обязательно.
Первичные документы могут оформляться в бумажном и электронном виде. При выдаче наличности кассир составляет расходный ордер. Каждое поступление денег фиксируется приходным ордером. Накопленные за день ордера систематизируются в кассовой книге. Операции, связанные с приемом наличности от клиентов, должны осуществляться с учетом положений Закона о ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 г.
Кассовые операции должны осуществляться кассиром или другим уполномоченным лицом. С этим работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Если кассовых специалистов несколько, один из них назначается старшим, он готовит сводную документацию по всем кассам.
При расчетах «наличкой» между юрлицами, ИП и юрлицами, ИП между собой, необходимо соблюдать лимит – не более 100 тыс. руб. в пределах одного договора (п. 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 N 3073-У). При расчете с физлицом лимит не применяется.
Бухгалтерский учет наличных денежных средств
Имеющиеся в распоряжении субъекта предпринимательства наличные средства отражаются на бухгалтерском счете 50. Этот счет активный, поступления на нем обозначаются дебетовыми записями, расход вписывается в кредит. К счету могут открываться аналитические субсчета, которыми характеризуются операции:
- в национальной валюте;
- по учету средств, хранящихся в билетных кассах;
- по приобретению и списанию денежных документов (например, марок, авиабилетов).
Типовые проводки по отражению фактов перемещения наличности:
- Д50 – К51 – деньги по чеку снимаются с расчетного счета и приходуются в кассу.
- Д50 – К62 – покупатель внес оплату за поставленную продукцию наличностью.
- Д50 – К75 – учредитель погасил свои обязательства перед компанией по взносу наличными средствами.
- Д60 – К50 – произведена выплата денег поставщику из кассы.
- Д70 – К50 – выплата заработной платы наличными.
Учет безналичных денежных средств ведется на активном 51 счете.
Приведем пример отражения кассовых операций за день с учетом лимита кассы 16 500 руб. и остатка наличности на начало дня 15 080 руб.:
- кассир снял деньги с расчетного счета для выплаты отпускных в размере 27 483,50 руб. Д50 – К51;
- покупатель оплатил наличными поставку товаров в сумме 57 000 руб. Д50 – К62;
- произведена выдача суточных командируемому лицу авансом в сумме 1400 руб. Д71 – К50;
- выплачено отпускникам 7 483,50 руб. Д70 – К50;
По итогам дня выведена величина остатка в кассе - 90680 руб.
Сверхлимитный остаток равен 54 180 руб. (15 080 + 57 000 – 1400 – 16 500). Кассир сдал в банк 54 200 руб., в учете это будет отражено записью Д51 – К50.
При расчете сверхлимитных средств не были учтены деньги, предназначенные для оплаты отпусков, они могут храниться в кассе в любом объеме в дни выплаты.
На конец дня в кассе осталось 36 480 руб. (15 080 + 57 000 + 27 483,50 – 1400 – 7 483,50 – 54 200), в том числе:
- для расчетов с персоналом – 20 000 руб. (27 483,50 – 7 483,50);
- для прочих нужд – 16 480 руб. (36 480 – 20 000), что меньше лимита кассы на 20 руб.