Бухгалтерский учет в гостинице: проводки

Специфика гостиничного бизнеса

Гостиничные услуги имеют отличительные особенности, касающиеся оказания услуг и формирования, ведения бухучета. Для них характерна сезонность спроса и влияние социально-экономических факторов.

Услуги предоставляются клиентам на базе объектов недвижимости, принадлежащих ИП и компании на праве собственности либо аренды, при наличии соответствующей материальной базы и персонала. Все происходит на территории лица, которое предоставляет услуги по временному размещению.

Если гостиница, в которой предоставляют места для временного проживания, арендуется, ей присвоена соответствующая категория, то с 01.07.2022 при оказании данных услуг применяется нулевая ставка НДС!

Предоставляемые гостиничные услуги не накапливаются в течение периода, а выручка с расходами определяются в общем случае по результатам каждого месяца (периода). Незавершенное производство (НЗП) в гостиничном учете отсутствует.

Гостиничный бизнес может включать и иные виды услуг, например, бытовые, транспортные, медицинские, проч. Эти и иные дополнительные виды деятельности подлежат включению в ОКЭВД учредительной документации компании.

Предоставляемые услуги

Оценка гостиниц (гостиничных услуг) производится с применением мировых стандартов (в зависимости от степени комфортности). Также многие страны утверждают собственные системы классификации.

В РФ применяется Положение о классификации гостиниц, утв. ПП № 1860 от 18.11.2020. Настоящее Положение будет действовать вплоть до 31.12.2026. Согласно ему гостиницы классифицируются по системе звезд (от «без звезд» до «пяти звезд») и могут быть следующих видов:

• городская гостиница (отель);
• гостиница, расположенная в здании, которое является объектом культурного наследия;
• курортный отель, дом либо центр отдыха, пансионат;
• апарт–отель;
• комплекс апартаментов;
• загородный отель (турбаза);
• мотель;
• хостел.

Гостиничные номера делятся по категориям (1–5 и высшей категории, а также сюит, апартаменты, люкс, студия, джуниор сюит). Гостиницы, которым присвоена та либо иная категория, должны использовать соответствующий информационный знак. Но вне зависимости от присвоенных звезд каждая из них должна вести учет, документооборот по стандартным общим правилам.

Документальное оформление гостиничных услуг

Услуги в гостиничном бизнесе предоставляются на основании письменного (электронного) договора, который заключается между гостиницей (исполнителем) и клиентом–заказчиком (физлицом, компанией). Он содержит:

• реквизиты исполнителя, предоставляющего гостиничные услуги (название, адрес фактический и места нахождения, данные госрегистрации, банковские сведения, контакты);
• информация о клиенте (название, местонахождение, о регистрации и т. п.);
• данные физлица (на основании документа, удостоверяющего личность);
• описание услуги (гостиничный номер, доп. услуги, стоимость номера и услуг);
• права, обязанности сторон;
• варианты покрытия ущерба, способы решения споров и т. п.;
• подписи сторон.

Платежный документ, по которому оплачиваются услуги, должен включать реквизиты двух сторон и ссылку на заключенный ими договор.

Допускается также выдача иного равнозначного документа, заменяющего стандартный договор, если этот документ содержит обязательные реквизиты, которые есть в обычном договоре!

Для подтверждения факта оказания услуг составление акта приема-передачи не требуется. Подтвердить оказанные услуги можно при помощи счета, вид и форму которого можно разработать самостоятельно, предусмотрев в нем обязательные реквизиты, обозначенные ФЗ № 402 от 06.12.2011.

Как составить анкету гостя для гостиницы читайте здесь.

Бухучет доходов от гостиницы

Организовать и вести учет гостиница вправе своими силами и привлекая стороннего исполнителя. Оплата проживания – доход от основной деятельности. Следует понимать, что гостиница может брать предоплату за услуги. Но услуга по размещению (проживанию) считается в полной мере предоставленной, когда клиент выехал из номера. Полученная выручка подлежит признанию в бухучете, если (применительно к п. 12 ПБУ 9/99):

• исполнитель вправе получить эту выручку на основании договора (иного документального подтверждения);
• ее реальный размер определяется;
• услуга, о которой идет речь, действительно, оказана клиенту;
• оказание данной услуги влечет за собой экономическую выгоду гостиницы;
• расходы, связанные с предоставляемой услугой, подлежат определению.

Гостиница вправе выбрать один из подходящих для нее способов учета выручки и закрепить ее в своей политике. Стандартно для целей учета используют:

1. Удобный способ – признание выручки на момент выезда клиента из гостиничного номера. Стоимость проживания в этом случае как-то поменять не получится, особенно, если, например, клиент приехал в одном месяце, а выехал из номера в другом.
2. Самый оперативный, достоверный, точный, но трудозатратный при наличии большого количества гостиничных номеров способ. Выручку можно признавать ежедневно.
3. Оптимальный способ – признание выручки на конкретную дату, к примеру, на последний день месяца (ежемесячно). Тогда на этот день будут отображаться все услуги, предоставленные клиентам на протяжении соответствующего месяца.

Проводки при получении выручки

Гостиница стандартно осуществляет раздельный учет оказываемых услуг. Кт сч. 90 (Продажи) открывается отдельный субсчет для каждого вида доходов. При этом она может оказывать разные услуги, которые подпадают под разные режимы налогообложения. Выручку учитывают с участием сч. 62 (Расчеты с клиентами). Например, стоимость брони, поступившей на р/сч, показывают так: Дт 51 (Р/сч.) Кт 62, субсч. (Полученные авансы).

Пример 1. В гостиницу «Прибой» (не плательщик НДС) по брони прибыл и заселился клиент – гражданин Петров И. В. Заявленный им период проживания: 16.01.2023 – 20.01.2023. Стоимость проживания за сутки составляет 3 000 р., итого за проживание в гостинице он должен заплатить 15 тыс. р.

Стоимость услуги бронирования составляет 3 тыс. р. При выезде ему выставили счет на сумму 15 тыс. р. Нужную сумму он заплатил банковской картой. С учетом сказанного, гостиница отображает следующие операции:

• Дт 62 Кт 90 – доход 3 тыс. р. от бронирования (на момент приезда и заселения клиента)
• Дт 62 Кт 90 – доход 12 тыс. р. от размещения, проживания клиента (на момент его выезда из гостиницы);
• Дт 51 Кт 62 – поступление 15 тыс. р. суммы (от клиента) на расчетный счет гостиницы.

Пример 2. В учетной политике гостиницы «Фазенда» выручка определяется на каждый день. 16.01.2023 в счет оплаты за проживание, условно говоря, поступило:

• в кассу гостиницы 15 тыс. р. наличных в качестве аванса (плюс 10 тыс. р. в счет оплаты), итого – 25 тыс. р. наличными за сутки;
• по безналу на расчетный счет 17 тыс. р. (плюс 15 тыс. р. в счет оплаты), итого – 32 тыс. р. по безналу за сутки.

Исходя из этого, сделаны следующие записи:

• Дт 50 (Касса) Кт 62.2 (Полученные авансы) – поступление в кассу авансов 15 тыс. р. за проживание;
• Дт 62.1 Кт 90 (Продажи), субсч. «Выручка» – выручка 25 тыс. р. (оплата за проживание);
• Дт 62.2 Кт 62.1 – учет полученных «наличных» авансов в качестве оплаты за проживание;
• Дт 51 (Р. счет) Кт 62.2 – поступление авансов 17 тыс. р. на р/счет за проживание;
• Дт 62.1 Кт 90 (Продажи) субсч. «Выручка» – выручка 32 тыс. р. (оплата за проживание);
• Дт 62.2 Кт 62.1 – полученные «безналичные» средства учтены как оплата за проживание.

Как настроить учет бронирований в гостинице?

Гостиницы применяют следующие виды бронирования:

• гарантированное (клиента ожидают до дня расчета, который следует за днем заезда, а при опоздании, не приезде взимается плата за простой номера либо места за сутки, причем при опоздании, не приезде более чем на день договор расторгается);
• негарантированное (клиента ожидают до конкретного часа в день заезда, который установил исполнитель, а далее договор расторгается).

Если клиент заплатил за номер, но не приехал, то возврат этих денег либо признание их в качестве дохода зависит от условий отмены бронирования, установленных гостиницей.

Например, аванс обычно возвращают полностью, но очень часто возвращают только часть денег. При несвоевременном отказе от брони, в случае не приезда либо опоздания может взиматься плата за простой номера, но не больше чем за 1 день. Применение больших штрафов в таких ситуациях считается неправомерным.

В бухучете выручку по брони отображают как доход от обычной деятельности (сч. 90.1). К сведению: аналогичным путем отображают и выручку по доп. услугам (п. 5 ПБУ 9/99), предоставляемым постоянно (услуги прачечной, питание, др.).

Как учитывать штрафы за отмену бронирования? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите к разъяснениям экспертов.

Бухучет расходов от гостиницы

Расходы по основной деятельности подлежат учету на сч. 20. (по размещению и проживанию, коммерческие, управленческие, проч.). К расходам при оказании гостиничных услуг причисляют, например:

• материальные (коммунальные платежи, услуги прачечной, химчистки, техобслуживание имеющегося оборудования);
• амортизационные отчисления, начисляемые на ОС;
• фонд оплаты труда (средства на выплату вознаграждений сотрудникам);
• прочие: затраты на охрану, связь, обслуживание ККТ и др.

Для достоверного учета расходов планируется стоимость койко-мест (номера). Далее, формируется смета расходов (посуточно, помесячно).

Итоги

Бухгалтерский учет в гостинице имеет свои особенности. Признание выручки возможно ежедневно или в определенные периоды. Выручка по длительному проживанию, переходящему через отчетную дату, может признаваться исходя из фактического количества дней, относящихся к каждому отчетному периоду. При этом внутри отчетного периода с целью минимизации затрат на учет выручка может признаваться по окончании проживания.