Подтверждение профессионализма, рабочего стажа, соблюдения дисциплины – трудовая книжка. По общим правилам, устраиваясь на работу, персонал передает ее в отдел кадров. При увольнении выдают на руки под роспись. Случаются ситуации, когда документ остается на предприятии и перемещается в архив трудовых книжек.
Причины
Порядок расторжения договора между работодателем и сотрудником установлен ст. 84.1 ТК РФ, в которой написано, что трудовая книжка подлежит выдаче в день увольнения. Если в этот день работник не явился в организацию без серьезных причин и не сообщил о дате прихода или отказался от получения, то ответственный за кадровое дело направляет ему сообщение. В письме указывается необходимость личного появления или разрешения отправки трудовой книжки по почте. Без согласия владельца книжки отсылать почтовым отправлением любого типа ее запрещается. Аналогичная ситуация складывается при смерти сотрудника. В этой ситуации уведомление высылается родственникам.
Если за документом никто не приходит и не отвечает на письма, то его сохранность обеспечивает организация. В течение 2-х лет формуляр находится вместе с действующими у кадрового делопроизводителя. Затем передается в архив, в котором срок хранения утвержден ст. 22.1 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664пПриказа Минкультуры № 558 в редакции от 16.02.2016г.:
- Отношения с работником закончены до 2003 года – период содержания 75 лет;
- После 2003 года – 50 лет.
Место, где находится архив трудовых книжек, определяет компания. Если есть возможность обеспечить длительную сохранность, то создается специальный отдел и назначается уполномоченный работать в нем. Отвечают за целостность документации как работник, так и организация (ст. 13.20 КоАП).
Отсутствие архива на предприятии
Порядок длительного хранения документов регулируют Правила, утвержденные Коллегией Росархива от 06.02.2002 г. Размер, деятельность компании не всегда позволяют создать необходимые условия по ряду причин:
- Отсутствие надежного помещения, места;
- Маленькая фирма, нецелесообразность выделения специальной структуры из-за незначительного объема документации с долгим периодом содержания;
- Ликвидация организации и отсутствие правопреемника.
В таких ситуациях архив трудовых книжек передается специализированным государственным учреждениям, находящимся в управлении местной администрации.
Передача государственному органу
Передаваемые дела оформляются в соответствии с Правилами Коллегии и должны соответствовать следующим принципам:
- Формуляры о трудовой деятельности располагаются в алфавитном порядке;
- Папка прошита в 4 прокола суровыми нитками;
- Каждый документ пронумерован;
- Приложен лист-заверитель.
Так как книжки являются оригиналами, то прошиванию подлежат конверты, в которые они уложены. В заверяющем документе указывается количество конвертов, общее число страниц книжек. Дополнение или изъятие и замена оформляется актом, в заверителе на его основании делается надпись с указанием должности, инициалов вносящего изменения.
Информацию, где находится архив трудовых книжек в городе, лучше уточнять в администрации. Справочники могут быть устаревшими, так как место расположения учреждения меняется. Для получения документа следует обращаться непосредственно в само учреждение (письменный запрос, сайт, электронная почта) или через многофункциональные центры. Рассматривается обращение в течение месяца. Если предприятием (управляющим по ликвидации компании) заключен договор хранения и трудовые переданы, то назначат день получения.