Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

В каких случаях необходим акт на уничтожение документов

Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы - на бумаге или в электронном формате.

Уничтожению подлежат документы:

• которые утратили свое практическое значение;
• срок хранения которых уже истек;
• которые невозможно прочитать и восстановить.

Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

• Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень видов документации со сроками хранения);
• Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (правила хранения и учета документов);
• Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № 402 от 06.12.2011 и др.).

Процедура уничтожения документации

Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

• Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
• Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
• Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
• Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

Форма актов

Акт о выделении документации к уничтожению

Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

• наименование документа;
• наименование организации;
• дату составления;
• наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
• перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
• Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

• «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
• Преамбула - указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
• Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
• Резолютивная часть - общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
• Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

Читайте также: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Акт об уничтожении

Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.

В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

• какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
• когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
• каким способом.

Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.

Читайте также: Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Общие рекомендации по составлению актов

При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

• Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
• Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
• Заверение печатью не требуется.
• В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.

Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.