Сколько хранятся расчетные листки по зарплате?
Сроки для хранения разной документации: принцип поиска, какой нормативно-правовой базы придерживаться
Обязанность организаций, ИП по обеспечению сохранности архивных документов на протяжении установленного законом срока закреплена в ФЗ № 125 от 22.10.2004 (послед. ред. от 25.12.2023). Следует заметить, что:
- у каждого типа документов могут быть свои правила и сроки хранения;
- многие из них и вовсе не нужно хранить;
- нередко нормативные акты содержат разные сроки хранения, тогда, как правило, «для безопасности» выбирают и применяют максимальный.
Поэтому, чтобы выполнить требование ст. 17 из ФЗ № 125, следует для начала определиться с тем, сколько и что нужно хранить. В общем случае при определении сроков следует руководствоваться:
- ФЗ № 125 от 22.10.2004.
- ФЗ № 402 от 06.12.2011.
- Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
- ФСБУ 27/2021 (Приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).
- Положениями НК.
Что говорит Росархив
Обращаем внимание также на разъяснения Росархива в письме № 7/693 от 13.03.2020. Они касаются применения Перечня архивных документов из Приказа № 236. Это важно при определении сроков хранения расчетных листков по зарплате. Ведомство, в частности, сообщает:
- Перечень составлен на базе ФЗ, нормативных актов, где есть сроки, порядок для сохранения документов, которые он включает.
- Многие ФЗ не конкретизируют сроков, а содержат формулировки типа «не менее», а также «в течение». Это означает минимальный срок хранения, который данным Перечнем может быть увеличен.
- Периоды хранения, указанные в данном Перечне, распространяются на все (законченные) документы, сформированные в т. ч. до начала его действия. Под исключение попадают только те из них, которые уже есть в описях дел на хранение либо актах на уничтожение.
Как определить, сколько хранить документы по оплате труда (расчетные)
Что касается расчетных листков на выдачу зарплаты, то они поименованы в Перечне из Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019. То есть срок, который там указан, полагаем, следует признавать максимальным и актуальным.
Следует принять также во внимание, что расчетные листки в данном Перечне причисляют к документации, касающейся учета оплаты труда (295). Помимо расчетных, сюда же включены платежные ведомости и документы к ним.
Для расчетных листков и проч. документации по оплате труда, согласно общим правилам, определен конкретный срок хранения - 6 лет. Если нет лицевых счетов, срок хранения расчетных листков по зарплате составляет 50 лет при оформлении документов с 2003 г. либо 75 лет при их оформлении до 2003 г.
Полагаем, что специально копии бумажных расчетных листков для целей хранения делать не следует. Требований по их сохранению закон не содержит. Если они не были выданы, то нужно принять все возможные меры по их выдаче. Электронные же листки следует хранить на протяжении 6 лет. Т. е. за основу брать следует именно 6 лет.
Обращаем также внимание на то, что форма любого документа (электронная либо бумажная) на время хранения в общем случае не влияет. Сведения же о зарплатах (начислениях, выплатах) хранят в соответствующих ведомостях (ф. Т-49, Т-51, Т-53).
