Сколько хранятся лицевые счета работников?

Сроки хранения бухгалтерских документов – как рассчитать?

Сотрудник, отвечающий за сохранность бухгалтерской документации организации, должен отслеживать актуальную информацию о сроках хранения.

Прежде чем определить, сколько хранятся лицевые счета работников, рассмотрим основные термины, использующиеся для сроков хранения документации:

• Постоянно − документы подлежат постоянному хранению, не менее 10 лет. При ликвидации организации документы следует сшить и передать в независимый архив.
• До ликвидации организации − группа документов, подлежащая хранению до закрытия компании. После ликвидации ответственное лицо пересматривает все документы, особо значимые передает в архив, остальные уничтожаются.
• До замены новыми − документ хранится до момента потери актуальности, до замены на другой или отмены.
• До минования надобности − документ хранится, пока используется в работе организации, но не менее 1 года.
• ЭКП − после истечения срока хранения необходимо произвести экспертизу, а затем уничтожить или отправить на постоянное хранение.

Основные правила, применяемые для расчета сроков хранения документов:

1. Для каждого вида документов законодательством предусмотрены сроки хранения. Если в нескольких источниках прописаны различные сроки, необходимо использовать максимальный из них.
2. Срок хранения для бумажной и электронной документации один.
3. Согласно письму Минфина № 03-07-11/45829 от 19 июля 2017 года и приказу Росархива № 237 от 20.12.2019, сроки хранения документов рассчитываются с 1 января года, следующего за периодом их последнего применения.
4. Отметка 50/75 обозначает, что срок хранения для документов, созданных до 2003 года, равен 75 годам, а для документов, созданных после, – 50 годам.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Лицевые карточки и счета работников, срок хранения

Лицевой счет − это документ, содержащий в себе информацию по всем начислениям и удержаниям в отношении конкретного работника. Документ имеет унифицированную форму Т-54 (Т-54а – в случае заполнения данных в бухгалтерской программе). Однако организация может разработать свою, более удобную форму для ведения лицевых счетов сотрудников. В этом случае шаблон документа должен быть утвержден в учетной политике организации.

Согласно действующим нормативным документам, все сведения, содержащие персональную информацию по начислениям и удержаниям по застрахованным лицам, в том числе лицевые счета сотрудников, хранятся в организации не менее 50 лет. Данный срок хранения предусмотрен для документов, созданных после 2003 года. Если лицевые счета были созданы до 2003 года, срок хранения увеличивается до 75 лет.

Ответственный за сохранность первичной документации должен быть утвержден приказом руководителя. Обязанности по ведению и сохранению архива документов также должны быть указаны в должностных инструкциях, с которыми ответственный сотрудник должен быть ознакомлен по подпись.

Где хранить личные счета уволенных сотрудников?

Лицевые счета работников, срок хранения которых не истек, должны быть переданы в архив. Это может быть отдельное помещение, предусмотренное в офисе компании. При этом должен быть утвержден нормативный акт − положение об архиве, в котором предусмотрены правила хранения, передачи документов в архив, уничтожения, а также сроки хранения документации.

Если специально оборудованного места для хранения архивной документации нет, функцию можно передать другой организации, которая специализируется на архивном хранении. Документацию на хранение можно сдавать в госархив (согласно пункту 4 статьи 18 № 125-ФЗ).

При ликвидации или банкротстве организации личные счета систематизируются, а затем передаются на хранение в государственный или муниципальный архив. Документы передаются ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) на основании договора с архивом.

Штрафные санкции

Если проверяющая комиссия обнаружит нарушение порядка хранения личных счетов сотрудников, работодатель привлекается к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы для должностных лиц в размере от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц − от 30 до 50 тысяч рублей. При повторном нарушении работника, отвечающего за сохранность личных счетов, могут дисквалифицировать на срок до 3 лет, а деятельность организации приостановить на срок до 90 дней.

ИТОГИ

Срок хранения лицевых счетов работников организации достигает 75 лет, если они были созданы до 2003 года. Более поздние документы хранятся не менее 50 лет. Руководитель организации назначает сотрудника, отвечающего за сохранность документации. Нарушение сроков хранения влечет за собой административное наказание согласно КоАП РФ.