Когда утверждают номенклатуру дел?

Номенклатура дел в организации является действительной в течение года. Утвердить ее необходимо не позднее 31 декабря текущего года, а с 1 января следующего календарного года она автоматически будет введена в действие.

Обязанность ежегодно утверждать номенклатуру дел установлена п.11 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда...", утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Собственно необходимость номенклатуры предусмотрена ч. 2 ст. 20, ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" - номенклатура нужна всем организациям, которы сдеют документы в государственные или муниципальные архивы.

Лучше всего заняться этим вопросом в последний квартал, то есть, с октября по декабрь. Таким образом, у отдела делопроизводства, архивной службы и руководителя предприятия будет достаточно времени, чтобы продумать нюансы, включить все необходимые сведения в номенклатуру и убедиться в их достоверности.

Поскольку утверждение номенклатуры осуществляется не только посредством проставления печати организации и подписи руководителя по грифом «Утверждаю», но и приказом, все документы деловодам предстоит подготовить, подписать и зарегистрировать в установленном порядке заранее. Принимая решение о разработке и введении в действие номенклатуры дел, даже если она не является обязательной, стоит позаботиться и о том, чтобы провести необходимую процедуру своевременно, не относя ее к перечню задач, которые крайне важно выполнить до наступление нового календарного года.