Образец письма банку о деятельности организации

На чем основаны запросы?

Банки делают запросы в целях противодействия легализации незаконных доходов – они полагаются на ст. 1.1 Положения Банка России от 15.10.2015 № 499-П, в соответствии с которым обязаны проводить идентификацию клиента, которым кредитная организация оказывает услугу на разовой или долгосрочной основе. Перечень необходимых для идентификации сведений обозначен в Приложении 2 вышеупомянутого Положения Банка России.

Прочитать полный список сведений. которые вправе требовать банки, можно в системе КонсультантПлюс, которая содержит актуальную редакцию Положения Банка России на 2022 год. Если положение недоступно в бесплатной версии, вы можете использовать нашу специальную ссылку - она даст бесплатный доступ к пробной версии системы КонсультантПлюс на 2 дня, это позволит прочитать Положение БР.

Законодательство не ограничивает финансовые организации в обстоятельствах, при которых они могут заподозрить своих клиентов в неправомерной деятельности. Наиболее распространенными случаями являются:

• Нестандартные для компании-клиента операции: например, моментальное обналичивание денег после их получения;
• В числе контрагентов присутствует лицо, занесенное в «черный список» ЦБ РФ;
• Подозрительная сделка с нетривиальными для организации условиями и обстоятельствами.

Основания подозрительности сделки приведены в ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 №115-ФЗ – в соответствии с ними можно запросить описание схемы ведения бизнеса для банка. В случае отказа клиента делать это финансовая организация просто ограничивает проведение сделки. Потому что реализация подозрительной операции для самого банка чревата потерей лицензии.

Кроме словесного пояснения происходящего банк может запросить документы для подтверждения чистоты финансовой операции. К таким «аргументам» относятся:

• Договоры и счета по сделкам, попавшим под финансовый мониторинг;
• Квитанции, подтверждающие уплату налогов за определенный промежуток времени;
• Договор аренды здания, офиса, счета за поддержание хозяйственной деятельности – использование воды, электричества, приобретение канцтоваров и прочее.

Обязательность отправления письма

Если банк посчитает обстоятельства возможной сделки подозрительными, то он обязан запросить дополнительную информацию. Формально сама организация не обязана предоставлять запрашиваемые сведения, поскольку законодательство к этому не принуждает. На самом же деле банк может заблокировать операции, которые кажутся ему сомнительными, и под таким давлением организации стараются предоставить максимально подробную информацию.

Теоретически, если финансовая организация задержит проведение сделки, то компания-клиент может обратиться в суд. Но на практике даже крупные и авторитетные юридические лица любезно составляют и отправляют по назначению эти письма, достигая таким образом нескольких целей:

• Повышение авторитета компании и доверия со стороны банка;
• Устранение дальнейших несогласий и вопросов;
• Мотивирование к дальнейшему сотрудничеству как финансовой организации, так и остальных участников сделки.

Требования к письму

На законодательном уровне образец схемы ведения бизнеса для банка не закреплен. Нет даже конкретных требований, кроме базовых правил составления письма, которые в соответствии с гражданским законодательством присущи любому документу подобного характера.

Письмо составляется должностным лицом самой организации, но данная обязанность должна быть прописана в должностной инструкции до возникновения потребности. Как правило, письма могут составлять:

• Глава компании;
• Заместитель или секретарь главы компании;
• Глава маркетингового отдела;
• Делопроизводитель.

Документ составляется на фирменном бланке компании, либо на обычном листе А4. Он должен содержать только проверенные сведения, закрепленные и подтвержденные другими актами. В письме обязательно должны присутствовать реквизиты самой организации – наименование, адрес регистрации, ИНН и прочее –, а все остальное зависит от запроса банка: например, запросить могут определение сферы деятельности в соответствии с ОКВЭД, а также сведениях о ключевых контрагентах. При этом в начале рекомендуется прописать строчку «в ответ на запрос №… от… компания … предоставляет следующую информацию». В самом конце ставятся дата и подпись составителя.

Суть письма о деятельности организации в банк

Суть документа сводится к объяснению бизнес-схемы, чтобы не только удовлетворить текущий запрос банка, но и минимизировать вероятность появления нового. Поэтому должностное лицо компании может кратко предоставить сведения по интересующему вопросу, а может подробно расписать схему ведения бизнеса.

В последнем случае предстоит расписать все от начала до конца:

1. Контрагенты – кем являются, на каких условиях заключено соглашение или как их нашли;
2. Товары – стоимость, причины приобретения и перспективы его дальнейшего использования, а также размещенная для клиентов информация, рекламная кампания, как складывается стоимость, целевая аудитория и прочее;
3. Транспортировка – какая компания является ответственной, в каких условиях осуществляется перевозка, стоимость услуги и прочее;
4. Хранение товара – какое юридическое лицо предоставляет складское помещение, условия аренды и адрес;
5. Маркетинг – откуда берутся клиенты, по чьей инициативе заключаются контракты и соглашения, цели заключения договоров;
6. Оплата – какие способы предлагаются, в какой валюте производится расчет, на счет какого банка отправляются деньги (если речь не об организации, направившей запрос);
7. Доход – сколько всего заработано и какова чистая прибыль после уплаты расходов и налогов.

Можно отразить сведения в текстовом формате, по приведенному плану, а можно в виде блок-схемы или сочетать эти форматы.

Поскольку банк интересуется деятельностью компании, нет необходимости пересказывать биографию каждого задействованного лица. Но для полноты картины можно указать не только ФИО работника и его обязанности, но и причины его назначения: образование, навыки, стаж и другое. Это поспособствует убеждению тому, что бизнес ведется людьми, знающими свое дело, а не занимающими должности «по блату».

Отправка письма

Несмотря на то, что данное письмо составляется фактически для банка, оно адресуется руководителю банковской организации, а передается специалисту по работе с клиентами, составившему запрос. Отправить документ можно одним из предложенных способов:

• Почтовая доставка (курьером или до пункта выдачи);
• Факс;
• Электронная почта;
• Очная передача «из рук в руки».

Нюанс в том, что в случае возможных разбирательств (включая судебные) необходимо будет доказать факт доставки письма до адресата. А время доставки не всегда соотносится со временем фактического получения: например, доставка письма на электронную почту может быть пропущена в силу технических проблем (даже не по вине банка), и финансовая организация засчитает истечение времени, отведенного на составление письма.

Поэтому рекомендуется прибегать к почте или очной передаче, когда момент фактического получения отмечается документально.