Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы

26.02.2019
0
Команда СП

Z-отчеты при использовании онлайн-касс не составляются в том виде, в котором они формировались на ККТ старого образца с ЭКЛЗ. Основной задачей Z-отчетов являлось обнуление данных по итогам отработанной смены и фиксация сведений обо всех проведенных операциях (приход, возвраты, аннулирование, предоставление скидок). Это позволяло получить корректную информацию по объему выручки за каждую смену и заполнить кассовую отчетность.

Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе

Особенности применения онлайн-касс приведены в законе о ККТ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ (последняя ред. от 25.12.2018). В п. 2 ст. 4.3 закона оговаривается, что перед началом работы на кассовом оборудовании кассир должен создать отчет об открытии новой смены. С момента его оформления начинают аккумулироваться данные о проводимых приходно-расходных операциях.

Так как Z-отчет онлайн-кассы не формируют, его роль выполняет отчет о закрытии смены. После создания этого итогового документа на кассе невозможно пробить новый чек - операции будут пробиваться через ККТ только после составления отчета об открытии смены. Итоговые отчеты по результатам смен надо формировать не позже 24 часов с момента начала рабочего дня кассира.

Что делать, если онлайн-касса забыла снять Z-отчет (сформировать закрывающий смену отчет)? При превышении 24-часового интервала длительности рабочей смены выбивать новые чеки запрещено. После преодоления лимита суточной работы ККТ в режиме одной смены кассовый аппарат автоматически блокируется. Для снятия блокировки необходимо устранить ее причину, то есть сформировать итоговый отчет за рабочий день.

Отчет о закрытии смены не приводит к обнулению данных по кассе, но он позволяет вывести итог за смену, создать базу данных для составления кассовой отчетности и сформировать документальные основания оприходования денег в кассу. Отчет автоматически передается в фискальные органы в электронном виде, при необходимости его можно распечатать.

Читайте также: Штраф за невыдачу чека покупателю в 2019 году

Как выглядит Z-отчет онлайн-кассы

Набор данных, включаемых в итоговый отчет ККТ за смену, указан в п. 5 ст. 4.1, а дополнительные характеристики обозначены Приказом ФНС № ММВ-7-20/229@от 21.03.2017 г.

Обязательные реквизиты Z-отчета онлайн-кассы:

  • наименование бланка (в электронном формате будет указан код формы документа);

  • дата создания фискального документа, время его оформления, присвоенный ему номер;

  • характеристики пользователя (название, ИНН, заводской номер фискального накопителя (ФН), регистрационный номер ККТ);

  • место проведения расчетной операции (адресные данные);

  • фискальные признаки сообщения и документа;

  • Ф.И.О. лица, которое формирует итоговый документ по кассовым операциям.

Какие дополнительные элементы должен содержать Z-отчет (онлайн-касса): образец включает в себя данные о кассире, отработавшем смену, и проведенных им операциях по кассе. К числу дополнительных реквизитов также относятся:

  • версия ФФД (формата фискального документа);

  • ИНН кассового работника, которым создан документ;

  • порядковый номер смены;

  • количество чеков, выбитых за рабочий день кассиром на конкретном ККТ;

  • общее число фискальных документов, сформированных работником в течение смены с указанием количества непереданных (например, по причине отсутствия связи), даты и времени первого из непереданных документов.

Расшифровка Z-отчета онлайн-кассы может отражать ряд признаков – о превышении лимита времени ожидания ответа от ОФД, о наступлении момента замены ФН или об отсутствии свободного места в памяти накопителя, об истечении срока актуальности ключа фискального признака. В числе дополнительных реквизитов значатся и сообщения, полученные от ОФД в промежутке между временем закрытия смены и открытия нового рабочего дня. При закрытии смены в отчете указываются итоги по сумме расчетов на основании выбитых кассовых чеков и чеков коррекции (результаты по счетчикам итогов смены и ФН). Формат составления отчета предусматривает отражение в числе дополнительных реквизитов срока актуальности ключа фискального признака.

Читайте также: Формат фискальных документов с 2019 года

Как хранить Z-отчет онлайн-кассы

При использовании онлайн-касс все данные по проведенным операциям аккумулируются в памяти фискального накопителя. Такая функция нужна, в том числе и для того, чтобы у пользователей при возникновении временных технических неполадок была возможность отправить в ФНС сведения по пробитым чекам после устранения причины сбоя в работе ККТ.

Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы? По нормам п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ все созданные отчеты о закрытии рабочей смены должны сохраняться в первоначальном виде (без права внесения в них корректировок) в течение минимум 30 дней (календарных).

Если возникла необходимость использовать отчет о закрытии смены при заполнении кассовой документации, его можно вывести на печать.

Сколько хранить Z-отчеты по онлайн-кассе? Законодательные требования по обеспечению сохранности отчетов, закрывающих кассовую смену, распространяются на электронные документы, а бумажные их варианты хранят в соответствии с внутренними правилами документооборота.

Куда подшивать Z-отчет (онлайн-касса) после его распечатки? К кассовым документам, в которые внесены данные по проведенным операциям на основании отчета ККТ.

Читайте также: Заявление на регистрацию ККТ – новый бланк и образец заявления

Оставить комментарий