Машиночитаемая доверенность в 2022 году: как оформить

Что такое машиночитаемая доверенность

Электронный вариант бумажной доверенности, созданный и представленный в установленном формате и подписанный КЭП главы организации либо ИП, называется машиночитаемой доверенностью (далее по тексту – МЧД).

Данный электронный документ подтверждает тот факт, что уполномоченный представитель, на которого он оформлен, имеет право от имени организации (ИП):

• визировать электронные документы;
• сдавать отчетность в ИФНС;
• заключать с партнерами сделки.

Т. е. такой документ, по сути, полностью заменяет свой бумажный аналог. При наличии МЧД предъявлять доверенность на бумаге, заверять ее нотариально не требуется.

Следует различать МЧД и скан-образ доверенности. Скан – бумажная версия документа, которая преобразована в электронную через сканирование.

Скан документа (доверенности), подписанный УКЭП доверителя, признается равнозначным документом на бумаге, который подписан собственноручно и заверен печатью. На это обращает внимание ФНС (письмо ведомства № ЕА-3-26/5459@, датируемое 05.08.2021), ссылаясь на п. 3 ст. 6 ФЗ № 63 от 06.04.2011 (послед. ред. – 14.07.2022).

Нормативно-правовая база, регламентирующая порядок оформления МЧД

1. Ст. 185 ГК (с изм. от 01.09.2022): обобщающие положения, касающиеся доверенности.
2. П. 1 ст. 186 ГК: доверенность действует год, если у нее отсутствует срок действия.
3. Ст. 187 ГК: передоверие.
4. ФЗ № 476 от 27.12.2019: изменения в ФЗ № 63 «Об ЭП» по части МЧД и ЭП.
5. ФЗ № 443 от 30.12.2021: изменения в ФЗ № 63 «Об ЭП» по части перехода на МЧД.
6. Приказ ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021: формат МЧД и порядок его отправления в ИФНС (КНД 1110310).
7. Приказы Минцифры №№ 857 и № 858 от 18.08.2021: общие требования к формам МЧД.
8. Приказ Минцифры № 856 от 18.08.2021: о классификаторе полномочий (создание, актуализация, доступ).
9. ПП №№ 222, 223 и 224 от 21.02.2022: порядок применения, представления, сохранения, аннулирования, отзыва МЧД.
10. Письмо налоговой службы № ЕА-4-26/534@ от 20.01.2022: рекомендованный формат заявления для отзыва доверенности (КНД 1110311).

МЧД в 2022 г.

Итак, пока МЧД используется в добровольном порядке. Но тем, кто ее использует, нужно знать ряд новшеств, применяемых с 2022 г. и касающихся ЭП:

• ИП, главы организаций оформляют только через ФНС электронную подпись, закрытый ключ которой не подлежит копированию, дублированию;

Действующий сертификат, выданный удостоверяющим центром (УЦ) по прежним правилам, используется до окончания срока его действия. Напомним: подобные сертификаты выдавали юрлицу в любом количестве, а каждый из них содержал данные о юрлице и работнике-подписанте. За организацию документы подписывал как ее глава, так и работник по доверенности.

• сотрудники до конца 2022 г. визируют электронные документы тем сертификатом, который выдавали по прежним правилам, но с 2023 г. для этих целей должны использовать личные сертификаты физлиц.

Стандартный сертификат физлица содержит данные гражданина, используется в личных целях и для решения трудовых задач, подлежит копированию, выдается УЦ. Если физлицо действует от лица организации, ему понадобится МЧД, которая завизирована ЭП руководителя. Подписав электронный документ сертификатом физлица, работник при его отправке прилагает МЧД либо попросту указывает реквизиты данной доверенности.

Какие реквизиты и условия включить в доверенность? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

Варианты использования ЭП работника на 2022 – 2023 гг.

Оформление МЧД для ИФНС

Сформировать МЧД для предъявления в ИФНС можно посредством сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме» на сайте ФНС!

Оформляют ее не только на сотрудников, но и иных представителей, причем на любой срок и без ограничений по количеству. Каждый документ имеет свой номер и включает:

• название, дату, срок действия;
• данные (реквизиты) доверителя (юрлица либо ИП);
• персональные сведения работника (ФИО, ИНН, СНИЛС, данные паспорта), его полномочия и соответствующие идентификаторы;

Единый классификатор полномочий, из которого берут данные, формируется согласно предписаниям Приказа Минцифры № 856 от 18.08.2021. Каждое полномочие имеет название, свой №, дату причисления к классификатору!

Примеры кодов по полномочиям:

• информацию о системе, из которой можно узнать о том, что действие документа прекращено досрочно;
• указание на возможность передоверия;
• УКЭП главы организации (ИП).

Применяемые форматы:

• доверенности: XML для автоматизированных систем обработки сведений, а PDF — для остальных случаев, при отсутствии автоматизации;
• подписи: XMLDSIG либо согласно Приказу Минцифры № 472 от 14.09.2020.

Схема и способы оформления МЧД для ИФНС

1. Уполномоченный работник составляет доверенность.
2. Далее — направляет ее директору на подписание.
3. Директор ее подписывает.
4. Работник может скачать МЧД, переснять ее номер, после чего — использовать по назначению.

Сформировать данный документ можно в сервисе ФНС, который называется «Реестр доверенностей» (для физлиц)!

К сведению

Электронная доверенность хранится в той системе, в которой ее подписывали. Это может быть, к примеру, ЭДО, УЦ либо система ФНС и др. (разд. 1 ПП № 223от 21.02.2022). Отозвать ее может руководитель тогда, когда она утрачивает свою актуальность до окончания срока своего действия. Для этого ему нужно подать заявление по установленной оператором форме в соответствующую систему, где хранится доверенность.

После всеобщего перехода на ЭП физлиц с использованием МЧД каждый работник будет лично отвечать за собственные действия. Бухгалтер, к примеру, сможет использовать свою ЭП в рамках трудовых обязанностей, установленных для него, и доверенности, оформленной на него. После подписания конкретного документа бухгалтер будет отвечать за ее доподлинность.