Основные изменения в работе кадровика с 1 марта 2023

Новые правила уничтожения персональных данных работников

С 1 марта 2023 года, чтобы уничтожить персональные данные работников, нужно будет собрать комиссию. В качестве подтверждения уничтожения будут выступать два документа:

• акт об уничтожении персональных данных (на бумажном носителе или электронный – с цифровой подписью);
• выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

Внимание: для компаний, не использующих инфосистемы, достаточно одного акта.

Срок хранения обоих документов 3 года.

Источник: приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

Изменение порядка расследования профзаболеваний

С началом весны изменится порядок расследования профессиональных заболеваний. Алгоритм расследования будет следующим: после получения извещения о точном диагнозе сотрудника, получившего профзаболевания, создается комиссия. По результатам проведенного исследования комиссия издает один из двух документов:

• акт о заболевании – если оно связано с воздействием вредных факторов на производстве и (или) возникло в связи с выполнением трудовых обязанностей;
• протокол проведения расследования – если заболевание возникло не в связи с выполнением трудовых обязанностей.

Заседания комиссии можно будет проводить как очно, так и дистанционно.

Источник: Постановление Правительства РФ от 05.07.2022 № 1206.

Единые требования к электронным кадровым документам

Если компания ведет кадровый документооборот исключительно в электронной форме, с 1 марта ей придется привести все документы в соответствие единым требованиям. В частности, электронные документы должны содержать:

• основную часть в формате PDF/А-1А;
• приложения – в любом формате, предназначенном для текстовых, табличных и графических данных;
• электронные подписи – в основной части документа и в приложениях;
• машиносчитываемую доверенность;
• описание электронного документа – отдельным файлом в формате XML.

Источник: приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н.

Новые правила оформления путевых листов

С 1 марта 2023 года поменяются правила заполнения путевых листов, а также состав их обязательных реквизитов. Кроме того, с наступлением весны ведение журнала учета путевых листов станет правом, а не обязанностью работодателя.

Подробнее:

Источник: приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390.

Ограничения на работу водителей

С 1 марта 2023 года лица с неснятой или непогашенной судимостью за тяжкие и особо тяжкие преступления не смогут работать водителями общественного транспорта и таксистами.

Для справки: тяжкими, согласно ст. 15 УК РФ, признаются умышленные преступления, максимальное наказание за которые больше 5 и достигает 10 лет лишения свободы. Особо тяжкими – наказание за которые превышает 10 лет лишения свободы.

В связи с этим, для заключения трудового договора с водителем такси или общественного транспорта необходимо предоставление справки об отсутствии судимости.

Внимание: ограничения распространяются также на тех, кто привлекается к уголовной ответственности за те же самые преступления.

Уже действующим сотрудникам следует предоставить такую справку до 1 сентября 2023 года.

В случае непредоставления справки сотрудника надлежит уволить в связи с ограничениями на занятие определенными видами трудовой деятельности.

Источник: закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ.

Оплата проезда вахтовикам

Теперь работодатели будут обязаны доставить вахтовиков от пункта сбора к месту работы и обратно за свой счет. Допускается компенсировать и затраты на проезд к пункту сбора.

Размер и порядок оплаты нужно будет установить в локальных нормативных актах работодателя. Например, в коллективном договоре.

Источник: закон от 19.12.2022 № 545-ФЗ.