Согласно ст. 252 НК плательщик налога на прибыль (НДФЛ для ИП или УСН «доходы минус расходы») вправе уменьшить полученные доходы на понесенные расходы, которые обоснованы и подтверждены документально. То есть конкретными документами. Это должны быть документы (на бумажном носителе, электронные), которые оформлены с учетом требований законодательства РФ либо по обычаям делового оборота государства, в котором эти расходы имели место. В этом качестве допускается использование косвенных документов, которые подтверждают факт того либо иного расхода опосредованно. Например, таможенная декларация, электронные билеты на проезд, приказ нанимателя о командировке. Сюда можно отнести (бумажный, электронный) договор, заключенный с поставщиком и подписанный, соответственно, от руки либо при помощи электронной подписи. Такое соглашение подтвердит приобретение конкретного товара.
Требования к документам бухучета определяет:
- Федеральный стандарт, утв. ФСБУ 27/2021, утв. Приказом Минфина № 62н от 16.04.2021.
- ФЗ № 402 от 06.12.2011 (акт. ред. от 30.12.2021).
Так, ст. 9 ФЗ № 402 определяет обязательные реквизиты для первичной учетной документации, оговаривает порядок, форму составления ее на бумаге и в электронном виде. Статья допускает внесение исправлений с указанием даты и подписи лица, вносившего правки.
Надо заметить, Минфин оговаривал ранее возможность использования отсканированной документации там, где требуется удостоверить затраты, но только в исключительных ситуациях, и не уточняя, в каких именно. В общем же случае налогоплательщики должны представлять для подтверждения своих расходов первичную документацию в электронном либо бумажном виде, оформленную так, как этого требует бухгалтерское законодательство. Сканы не являются подтверждающими документами, поэтому при их представлении ИФНС причисляет такие расходы к неподтвержденным и исключает их из налоговой базы. Налог же рассчитывает при этом, доначисляя на недостающую сумму налог на прибыль (НДФЛ у ИП либо УСН «доходы минус расходы»).
Примут ли сканы первички, если они были приняты в период нерабочих дней из-за пандемии, читайте здесь.