Минфин России в письме от 31.03.2021 № 03-03-06/1/23415 дал разъяснения по начислению НДФЛ, страховых взносов, а также налогу на прибыль при выплате возмещений дистанционным работникам расходов, связанных с обеспечением ведения работы в соответствующем формате, за использование оборудования, ПО и иных технических средств.
Ведомство указывает, что суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, а также страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной работе между организацией и работниками.
Что касается вопроса обложения налогом на прибыль организаций, то, пишет ведомство, на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Компенсация удаленным работникам, как следует из письма, попадает под данные критерии, если ее размер соответствует экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. Работодатель, как отмечает Минфин, должен располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях. И если такие документы будут, то размер компенсации можно будет учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.