Умный график отпусков на 2026 год в Excel

Форма документа и дата подписания

Умный график отпусков можно скачать в начале статьи.

Бланк графика отпусков содержит информацию о днях, когда сотрудник отдыхает. Законодательство РФ не предусматривает обязательного образца, но имеется рекомендованный: ф. Т-7.

Допускается разработка своего документа (но с учетом обязательных реквизитов из ст. 9 Закона № 402-ФЗ) или корректировка имеющегося. В данном случае документ необходимо утвердить в коллективном договоре и учетной политике.

График на 2026 год подписывается до 17 декабря 2025 г. (но лучше это сделать пораньше).

Как ознакомить работников с графиком отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Бланк по теме:

Бланк графика отпусков Посмотреть Скачать

Кому разрешено не готовить план отпусков

Трудовой кодекс РФ позволяет микропредприятиям, которые заключают контракты о найме с работниками по типовой форме из постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 (ред. от 19.04.2021), не составлять документ. Он может быть заменен соглашением в письменной форме между компанией и сотрудником. Это условие необходимо прописать в пункте 22 трудового договора, составленного по типовой форме.

Как сделать умный график отпусков - 2026

При планировании времени отдыха персонала программа EXCEL учитывает праздничные дни. С ее помощью можно видеть пересечение нерабочих дней и переносить данные в унифицированную форму.

Чтобы начать пользоваться таблицей, нужно:

1. Скачать бесплатно умный график отпусков в EXCEL.
2. В зависимости от версии сверху нажать на «Включить содержимое» либо на «Включить макросы».
3. Во вкладке «Ближайшие отпуска» необходимо прописать выходные дни, установленные по региону (федеральные уже учтены программой).
4. В «Планировщик» следует внести (не используя функцию копирования) сведения о днях отдыха. Фиксируется продолжительность нерабочего времени, незасчитанные выходные, начало и окончание года. Должна быть указана информация об организации, отделе кадров и руководителе.

Чтобы вовремя информировать работника об отпуске, надо во вкладке «Ближайшие отпуска» нажать на «Уведомить сотрудника» и указать путь к шаблону извещения.

Для переноса данных в унифицированную форму требуется воспользоваться вкладкой «Сформировать график».

Как оформить документ

Необходимо скачать бесплатно умный график отпусков и заполнить. Подготовкой занимается лицо, ответственное за кадровый учет. Бланк может заполняться как от руки, так и в печатном виде. Требований к цвету чернил нет, но рекомендуется использовать стандартные: синие или черные. Карандашом писать запрещено.

Можно скачать умный график отпусков на 2026 год и вести его в электронном формате. В таком случае надо удостоверить его электронной подписью.

Узнайте больше о графике отпусков в организации График отпусков 2025: нужно ли указывать точные даты начала и окончания отпуска? Как сделать график отпусков в 1С 8.3 ЗУП Включать ли в график отпусков мобилизованных?

В документ должны быть включены все лица, с кем заключены трудовые договоры, в том числе:

• совместители (внешние и внутренние);
• работники, находящиеся в декрете;
• сотрудники, у которых имеются отгулы без выплаты зарплаты или больничные.

Умный график отпусков с диаграммой не должен содержать информацию о лицах, с которыми подписан срочный контракт, не превышающий полугода.

Работников, призванных на военную службу, включать в списки необязательно.

Отражать ли данные о неиспользованных за прошлый год днях, остается на усмотрение работодателя. Если решено указать, в примечании нужно прописать их количество.

Как учитывать сотрудников, взявших отпуск авансом

Все лица, работающие на предприятии на дату составления документа, должны быть включены в него. Дни, которые сотрудник отгулял авансом, указываются в разделе «Примечания».

То, что гражданин брал дни за предстоящие периоды, подтверждается табелем, заявлениями, приказами.

Что указать в документе, если сотрудник начал работать с середины года

Умный график отпусков на 2026 год в EXCEL должен включать периоды, за которые планируется предоставить работнику отдых. Отражается информация о неиспользованных днях за прошлые годы и положенных за текущий.

Кто может отдыхать не по плану

Нужно скачать умный график отпусков на 2026 год и указать очередность, которую обязаны соблюдать все работники. Однако, есть категория лиц, имеющих право на внеплановый отпуск. К льготникам относятся:

• лица, не достигшие 18 лет;

• военнослужащие, имеющие 3 и более детей в возрасте до 16 лет;

• опекуны несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
• почетные доноры;

• одинокий военнослужащий, воспитывающий ребенка в возрасте до 14 лет;

• беременные женщины;
• работники, имеющие трех и более детей младше 18 лет, если самому младшему не исполнилось 14 лет;
• мужчины, желающие приостановить работу на время беременности и родов супруги;
• жены военнослужащих, которые хотят отдыхать одновременно с ними;
• ветераны боевых действий;
• лица, получившие звание героя;
• сотрудники, пострадавшие во время чернобыльской катастрофы;
• лица, отслужившие в ВС РФ в рамках мобилизации (в течение полугода после возобновления трудовой деятельности);
• работники, трудящиеся на Крайнем Севере, если им необходимо сопроводить несовершеннолетнего ребенка в другой регион для поступления в образовательное учреждение.

Скачать умный график отпусков на 2026 год можно в начале статьи, т.к. использование таблиц excel облегчает работу кадровой службы. Составляя документ, следует учитывать, что отдельные категории сотрудников имеют право на отдых в любое удобное для них время.

Итоги

• График отпусков должны составлять все работодатели, за исключением микропредприятий, оформляющих персонал по типовым договорам из ПП № 858.
• Имеется унифицированная форма документа - Т-7. Однако, организации могут разрабатывать свои бланки, но с обязательными реквизитами из ст. 9 ФЗ № 402.
• Оформление в EXCEL упрощает работу кадров, так как программа учитывает федеральные праздники и отражает пересечение отпусков.
• В график включается общее количество нерабочих дней, положенных сотруднику.
• Существует категория лиц, которые вправе отдыхать в любое время.