Сопроводительное письмо к графику отпусков

Как составить сопроводительное письмо

График отпусков на 2025 год должен быть подготовлен, согласован с профсоюзом и утвержден не позднее чем за две недели до окончания текущего года, т. е. до 16.12.2024. Согласовывать график отпусков с профсоюзной организацией обязательно в том случае, если в нее входит большая часть работников предприятия, то есть более 50 % всех сотрудников. Дата передачи документов в профсоюзный комитет должна быть зафиксирована, так как от нее зависит исчисление срока на представление профсоюзом мотивированного мнения. Для этого при вручении документов нужно получить от представителя профсоюза письменное подтверждение (например, проставить соответствующую отметку на экземпляре сопроводительного письма, хранящегося у работодателя). Срок представления мотивированного мнения составляет пять рабочих дней (ч. 2 ст. 372 ТК РФ).

Какие риски возможны при нарушении порядка утверждения графика отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Информация, которую необходимо отразить в сопроводительном письме:

• его номер и дата составления;
• сведения о работодателе (наименование, организационно-правовая форма, адрес и другие реквизиты);
• данные о профсоюзной организации;
• изложение обстоятельств и обоснование принятого решения;
• перечень приложений.

Письмо должно быть подписано руководителем предприятия или уполномоченным лицом.

Как осуществляется регистрация

При направлении документа в профсоюз ему присваивается исходящий номер с указанием даты.

Получатель вносит его в базу как входящую корреспонденцию с указанием дня его поступления. Отметка о получении может быть проставлена в виде штампа.

Письмо составляется в двух экземплярах. Первый забирает представитель профсоюза, на втором ставится отметка о приеме, после чего он возвращается отправителю.

Можно ли не направлять сопроводительное письмо

Вместо сопроводительного письма допустимо подготовить запрос мотивированного мнения. Документ должен включать такую информацию, как:

• дата его составления;
• реквизиты работодателя и профсоюза (наименование, контакты, адрес, организационно-правовая форма);
• обстоятельства и основание принятия решения;
• предпочитаемый способ получения ответа от профсоюзной организации;
• список прилагаемых документов.

Запрос подписывается руководителем компании или его заместителем.

В течение какого времени профсоюз принимает решение

У организации есть 5 дней на составление мотивированного мнения. Если указанный срок будет нарушен, работодатель вправе не учитывать позицию профсоюза относительно отпусков.

Решение профсоюза может быть следующим:

• Согласие с доводами, изложенными в сопроводительном письме.
• Частичное или полное возражение против решения компании.
• Предложение внести корректировки или отредактировать отдельные положения.

Для обсуждения проекта и выработки мнения собирается заседание. Результат кворума оформляется протоколом.

Если работодатель не считает нужным вносить изменения, предложенные профсоюзом, он может утвердить график в первоначальном виде. При этом профсоюзная организация имеет право обжаловать данное решение, обратившись в суд или Государственную инспекцию труда (ГИТ).

Жалоба рассматривается в течение 30 дней. Если выявлены нарушения со стороны работодателя, график отменяется.

Какие документы надо приложить к сопроводительному письму

Необходимо подготовить график отпусков и подтверждение наличия льгот у отдельных категорий работников.

Как должен быть оформлен график

Он составляется по форме Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако работодатель имеет право разработать собственный бланк.

Графа 1 должна содержать название структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием. В графу 2 включаются сведения о должности работника, его профессии и специальности, в 3 - Ф. И. О. сотрудника, в 4 - номер в табеле, в 5 - количество полагающихся нерабочих дней, в том числе дополнительных, в 6 - дата начала отдыха.

Если отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество дней в каждой из частей, а в 6 прописывается несколько дат начала отдыха.

Отгулы, взятые за свой счет, в таблице не отражаются. Не вносятся в нее работники, не отработавшие на предприятии 6 месяцев (исключение - если между работодателем и сотрудником подписано соглашение о предоставлении отдыха раньше срока).

Необходимо указать номер графика и дату его составления. На нем должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании.

Какие документы доказывают наличие льгот у работников

Выбирать время отпуска по собственному усмотрению могут лица, предоставившие один из следующих документов:

• паспорт (для сотрудников, не достигших совершеннолетия);
• удостоверение ветерана боевых действий, участника ВОВ;
• трудовой договор (если работа осуществляется по совместительству);
• медицинские документы, подтверждающие беременность и роды;
• справки из образовательного учреждения (когда отпуск нужен для сопровождения ребенка в другой регион с целью его поступления в училище или вуз);
• удостоверение почетного донора.

Льготы имеют и лица, пострадавшие в результате чернобыльской катастрофы.

Претендовать на внеплановые выходные могут женщины, которые хотят отдыхать в одно время с мужьями-военнослужащими, и сотрудники, имеющие не менее двух детей младше 12 лет.

Итоги

Каждая компания, в которой есть профсоюз, обязана согласовывать с ним график отпусков. Для этого организации направляется сопроводительное письмо или запрос мотивированного мнения, к которому прикладывается план нерабочих дней и документ о льготниках. Игнорирование данного требования влечет наложение на работодателя штрафа ГИТ.