Сопроводительное письмо для сверки с военкоматом

Назначение сопроводительных писем

Основная функция сопроводительного письма - ведение регистрации входящей и исходящей корреспонденции и контроль целостности получения пакетов почтовых отправлений.

Составляется такое письмо в произвольной форме, однако по правилам деловой переписки должно иметь ряд обязательных реквизитов, содержательную и удостоверительную части.

Обычно организации или ведомства пишут сопроводительные письма на фирменных бланках, то есть специально оформленных листах формата А4. Это облегчает получателям ознакомление с предметом письма, предоставляет необходимые сведения для обратной связи или проведения платежей.

Если у организации нет собственного фирменного бланка, то обычно основные реквизиты отправителя пишутся сверху письма или в левом верхнем углу. Некоторые учреждения имеют специальный угловой штамп, который ставится на каждом исходящем письме.

Как провести ежегодную сверку сведений о военнообязанных работниках со сведениями иногородних военкоматов? Можно ли отправить им сведения о состоящих в запасе работниках почтой в двух экземплярах и попросить вернуть второй со своей отметкой? Ответы на эти вопросы есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Сопроводительное письмо для сверки с военкоматом

Обычно сверка делается по запросу военного комиссариата, который имеет свой исходящий номер и дату отправления. Если такого запроса не было и сверка делается по утвержденному графику отчетов, то основанием для ее предоставления можно указать п. 32 Положения № 719 (или Постановления Правительства № 719 от 27.11.2006, на основании которого указанное положение вступило в силу). Рассмотрим примерные блоки сопроводительного в военкомат, его основные реквизиты и содержание. Например, если письмо написано на фирменном бланке организации, то оно может иметь следующий вид и информацию:

1. Логотип организации, если он есть. Но даже при наличии логотипа его не всегда включают в фирменный бланк компании.
2. Полное наименование (для государственных учреждений и ведомств - вместе с наименованием вышестоящего ведомства) и основные юридические и финансовые реквизиты: адрес, телефоны, факс, электронная почта и официальный сайт (если есть), другая информация - ИНН, КПП, коды по классификаторам, банковские реквизиты и т. д.
3. Дата и исходящий номер, который ставится ответственным за делопроизводство. Присваивается номер согласно нумерации Журнала исходящей корреспонденции, в хронологическом порядке. Его ставят только после полного оформления документа и подписи ответственных лиц и руководителя, непосредственно перед отправкой.
4. Ссылка на номер и дату получения документа, в ответ на который составлен настоящий документ. Если письмо является исходящим документом, то эту строку не заполняют.
5. Адресат назначения: сначала указывается должность (и звание) лица, являющегося руководителем организации-адресата, затем название организации-адресата, фамилия и инициалы руководителя, адрес, телефоны. Адресатов может быть несколько. В этом случае обычно перед наименованием адресата ставится номер экземпляра, который будет ему направлен.
6. Краткое содержание документа. В данном случае указано, что письмо составлено к документам по сверке с военкоматом. Не нужно писать название «Сопроводительное письмо», это и так понятно из его формы и содержания.
7. Текст содержательной части, в котором излагается причина составления письма, содержание пакета, другие важные сведения. В данном случае письмо сопровождает пакет документов для сверки сведений с военкоматом и отправляется по запросу конкретного военного комиссариата («На номер 1050/33-23 от 01.11.2023»).
8. Если к письму прилагаются какие-либо документы, указывается перечень приложений с количеством экземпляров и листов в каждом прилагаемом документе. Завершается блок указанием общего количества листов в приложении, например «Всего: 5 л.», «Итого: на 18 л.» и проч.
9. Удостоверительная часть, где ставятся подписи руководителя организации-отправителя и других лиц, имеющих отношение к предмету сообщения, и может стоять печать организации. Часто на фирменный бланк печать организации-отправителя не ставятся.
10. Иногда указывается фамилия, инициалы конкретного исполнителя и его телефон, чтобы можно было связаться с ним непосредственно.

Сопроводительное письмо составляется минимум в 2 экземплярах. 1-й экземпляр, вместе с документами, которые оно сопровождает, передается или отправляется в организацию назначения, указанную в правой части шапки письма. На 2-м экземпляре ставят такой же исходящий номер и дату, подпись руководителя без печати, но обычно к нему не прикладывают документы из приложения. Они хранятся у ответственного исполнителя, а сопроводительное может оставаться в канцелярии.

В разных учреждениях разработаны свои правила делопроизводства. Главное, чтобы корреспонденция всегда была зарегистрирована, как исходящая, так и входящая, то есть номер и дата должны записываться в Журнал учета и на документе.

Возможно, документооборотом компании принято передавать экземпляр исходящей переписки в вышестоящую организацию или ведомство. В таких случаях может быть изготовлено более 2 экземпляров сопроводительного письма.

В сопроводительном письме можно привести список сотрудников, по которым предоставлены учетные карточки, если они передаются не сразу все, а по частям, отдельными пакетами. Список на внутреннем экземпляре компании можно будет использовать для контроля возвращаемых из военного комиссариата карточек сотрудников и других важных отметок, необходимых для сверки или корректировки сведений.

Заключение

Сопроводительное письмо для сверки с военкоматом должно содержать самую необходимую информацию: реквизиты отправителя и получателя, каким документом и когда была запрошена сверка, регистрационные данные исходящей корреспонденции, основную информацию о содержании пакета документов в приложении, перечень документов приложения и количество листов, а также подписи руководителя и ответственных лиц.

Правильно оформленное сопроводительное письмо к документам сверки с военкоматом поможет контролировать период передачи сведений для сверки и полноту их предоставления, то есть количество переданных учетных карточек.

Если карточки передаются частями, в таком письме можно перечислить фамилии сотрудников, сведения по которым переданы в каждом пакете документов. По этому списку в дальнейшем можно будет сверить и возврат учетных карточек.