Соглашение об ЭДО между контрагентами

Когда контрагенты используют и не используют ЭДО по закону

Сам по себе способ взаимодействия посредством ЭДО очень удобен для контрагентов. Но не всегда его нужно использовать в обязательном порядке. На это указывают актуальные разъяснения Минфина (письмо ведомства № 03-07-11/52137 от 02.06.2022). Из письма Минфина следует:

1. Счет-фактуру по-прежнему можно выставлять на бумаге либо в электронном виде.
2. Составление, выставление электронных счетов-фактур не является обязательным, а переход на электронный формат пока не планируется.
3. Стороны (контрагенты) могут сами договориться об использовании электронных счетов-фактур при наличии у них соответствующих технических средств и возможностей.

Между тем в п. 1.1 ст. 169 НК сказано, что обмениваться электронными счетами-фактурами, универсальными передаточными документами обязаны участники:

• оборота прослеживаемых товаров;
• оборота маркированных товаров.

Данные лица обязаны работать с электронными счетами, соблюдая порядок из Приказа Минфина № 14н (послед. ред. от 12.01.2023). Соответственно, остальные представители бизнеса (и их, надо заметить, большинство) вправе не переходить на ЭДО. Они могут обмениваться документами на бумажных носителях.

В каких случаях нужно заключать соглашение

Итак, законодательство не всегда обязывает заключать соглашение об ЭДО. Порой стороны могут устно договориться о том, как будут обмениваться документами. Например, подключиться к конкретному интернет-сервису, отправлять документы через него. Тут достаточно устных договоренностей об обмене электронными счетами-фактурами, после чего можно попросту начать ими обмениваться.

Тем не менее, даже если закон не устанавливает ЭДО в какой-либо области, иногда соглашение необходимо. Обратимся к п. 2 ст. 6 ФЗ № 63 (послед. ред. от 04.08.2023). Там сказано, что электронный документ, подписанный простой либо неквалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажной версии, имеет юридическую силу, только если есть соглашение об ЭДО.

Что касается УКЭП, то подписанные ей документы и без того имеют юридическую силу. Они равнозначны своим бумажным аналогам, которые подписываются собственноручно. Тут соглашение об ЭДО необязательно, но в целях исключения разногласий эксперты рекомендуют все же его заключать самостоятельно.

Можно ли перейти на электронный документооборот с контрагентом без письменного соглашения, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Общий алгоритм перехода контрагентов на ЭДО

1. Итак, контрагенты путем устных либо письменных переговоров могут договориться о совместном переходе на ЭДО. Это можно сделать, когда обе стороны собираются обмениваться электронной документацией, выставлять электронные счета-фактуры.

2. Затем сторонам следует выбрать подходящего оператора ЭДО и заключить с ним соответствующий договор.

3. Следующий этап – заключение соглашения об использовании ЭДО, которое можно:

• оформить отдельным документом либо дополнительным соглашением к основному договору, заключенному между контрагентами;
• включить в состав основного договора (поставки, оказания услуг, других) как отдельный раздел.

4. После этого проводится подготовка контрагентов к работе: установка ПО, приведение документов в нужное соответствие, назначение работников, которые будут подписывать ЭП, обеспечение их ЭП и др.

Как составить соглашение об ЭДО, чем руководствоваться

Специальной единой для всех формы такого соглашения не установлено. Ее разрабатывают сами либо используют интернет-шаблоны. В составлении могут участвовать обе стороны. Контрагент, предложивший работу с ЭДО, может также предложить свою версию соглашения. В любом случае при составлении за основу следует брать нормы:

• ФЗ № 402 (послед. ред. от 05.12.2022) «О бухучете»;
• ФЗ № 63 (послед. ред. от 04.08.2023) «Об ЭП»;
• Методические рекомендации ФНС по обмену электронной документацией между хоз. субъектами и физлицами;
• ФСБУ 27/2021, утв. Приказом № 62н (послед. ред. от 23.12.2021), «Документы и документооборот в бухучете».

На данные нормативно-правовые акты следует делать ссылки в соглашении.

Что включить в содержание

Соглашение должно иметь типичную для подобного рода документов структуру. В него следует включить:

1. Название документа, дату и место подписания соглашения об обмене ЭДО.

2. Данные, реквизиты, подписи контрагентов.

3. В каких случаях использовать простую, неквалифицированную ЭП и квалифицированную (если закон не обязывает использовать ту либо иную подпись для конкретной области).

4. Подходящий формат файлов, как подписывать документы: открепленной либо прикрепленной подписью (указывают, если закон не обязывает применять определенный формат).

5. Доступные способы обмена: посредством оператора ЭДО, через эл. почту, мессенджер, иное.

6. Как будет подтверждаться отправка и получение документов:

• путем поступления подтверждения от оператора;
• иным способом, когда обмен происходит без участия оператора (например, путем формирования и отправки соответствующих уведомлений, согласно п. 3 и 4 Методических рекомендаций налоговой службы).

7. Будет ли применяться смешанный документооборот, т. е. ЭДО + бумажный документооборот. Если да, то в каком порядке.

8. Полномочия представителей (работников) контрагентов, действующих без доверенности. Как, когда будет использоваться бумажная и электронная доверенность.

9. Как будут проверяться простые, неквалифицированные подписи.

10. Вопросы конфиденциальности сторон: как она будет обеспечиваться и что будет при ее нарушении.

11. Средства шифрования (если допускается по закону).

12. Действия контрагентов в непредвиденных ситуациях (способы отправки документов при технических проблемах, проч.).

13. Иные условия взаимодействия.

14. Как будут разрешаться споры.

15. Сколько действует соглашение.

16. Приложение к соглашению (список приобщаемых документов).

Предложенный вариант содержания подлежит изменению, дополнению.

Итоги

Соглашение о переходе на ЭДО (составляется контрагентами самостоятельно):

• является обязательным, если контрагенты используют при подписании документов простые, неквалифицированные ЭП;
• заключается по желанию контрагентов, когда они подписывают документы КЭП (за исключением счетов и УПД по маркированным и прослеживаемым товарам);
• не нужно, когда контрагенты обмениваются электронными документами, для которых по закону ЭДО обязателен.